采購作業(yè)管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購作業(yè)流程，加強(qiáng)采購管理，確保采購活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和高效性，保障公司物資供應(yīng)，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有物資及服務(wù)的采購活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、勞務(wù)外包等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，通過科學(xué)合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競(jìng)爭(zhēng)原則，確保所有符合條件的供應(yīng)商都有機(jī)會(huì)參與，保證采購結(jié)果公正合理。4.歸口管理原則：采購工作實(shí)行歸口管理，明確各部門在采購活動(dòng)中的職責(zé)和權(quán)限，避免多頭采購和管理混亂。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部：作為公司采購工作的主要執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施。其職責(zé)包括但不限于：制定采購計(jì)劃和預(yù)算，根據(jù)公司需求和庫存情況，合理安排采購任務(wù)。尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)供應(yīng)商關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。負(fù)責(zé)采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，為公司采購決策提供支持。2.需求部門：各需求部門負(fù)責(zé)提出物資及服務(wù)的采購需求，配合采購部進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購合同評(píng)審等工作，并對(duì)采購物資的質(zhì)量、數(shù)量和交付期進(jìn)行驗(yàn)收。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，監(jiān)督采購資金的使用，辦理采購付款手續(xù)，對(duì)采購成本進(jìn)行核算和分析。2.法務(wù)部：負(fù)責(zé)審查采購合同的合法性和合規(guī)性，為采購活動(dòng)提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。3.質(zhì)量控制部：負(fù)責(zé)對(duì)采購物資的質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)和監(jiān)督，確保采購物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)行業(yè)規(guī)范。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、技術(shù)要求、預(yù)算金額等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)的必要性、合理性和預(yù)算進(jìn)行審核，簽署意見后報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況和業(yè)務(wù)需求，對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，需提交采購決策委員會(huì)審議。（二）采購計(jì)劃制定采購部根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請(qǐng)，結(jié)合庫存情況、市場(chǎng)供應(yīng)狀況等因素，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容，并報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商尋找采購部通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會(huì)、供應(yīng)商推薦、招標(biāo)公告等。建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績(jī)情況、產(chǎn)品質(zhì)量等資料。2.供應(yīng)商篩選與評(píng)估采購部根據(jù)采購物資的要求和供應(yīng)商信息庫，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。組織相關(guān)部門對(duì)篩選后的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并納入供應(yīng)商檔案管理。3.供應(yīng)商管理采購部定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估，了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期等情況，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)進(jìn)行淘汰或整改。與供應(yīng)商建立良好的溝通機(jī)制，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，反饋公司需求和意見，協(xié)調(diào)解決合作過程中的問題。（四）采購實(shí)施1.采購方式選擇根據(jù)采購物資的特點(diǎn)、金額大小、市場(chǎng)供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括招標(biāo)采購、詢價(jià)采購、競(jìng)爭(zhēng)性談判采購、單一來源采購等。對(duì)于達(dá)到一定金額標(biāo)準(zhǔn)或符合特定條件的采購項(xiàng)目，必須按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購。2.采購文件編制采購部根據(jù)采購方式和采購物資的要求，編制采購文件，如招標(biāo)文件、詢價(jià)單、談判文件等。采購文件應(yīng)明確采購物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、價(jià)格要求、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購文件編制完成后，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，確保采購文件內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、合法。3.采購談判與合同簽訂采購部組織與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購文件中的各項(xiàng)條款進(jìn)行協(xié)商，爭(zhēng)取有利的采購條件。談判過程中，應(yīng)記錄談判內(nèi)容和結(jié)果。根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)符合法律法規(guī)要求，條款清晰、明確、具體，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義的表述。采購合同初稿提交法務(wù)部進(jìn)行合法性審查，經(jīng)法務(wù)部審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，由采購部與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。（五）采購訂單執(zhí)行與跟蹤1.采購部根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.供應(yīng)商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并及時(shí)向采購部反饋訂單執(zhí)行情況。3.采購部跟蹤采購訂單執(zhí)行進(jìn)度，定期與供應(yīng)商溝通，了解物資生產(chǎn)、運(yùn)輸?shù)惹闆r，及時(shí)協(xié)調(diào)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。（六）驗(yàn)收與付款1.驗(yàn)收物資到貨前，需求部門應(yīng)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作，包括制定驗(yàn)收方案、準(zhǔn)備驗(yàn)收工具和場(chǎng)地等。物資到貨后，采購部通知需求部門和質(zhì)量控制部進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收。驗(yàn)收人員按照采購合同和相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等進(jìn)行檢驗(yàn)。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，并簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商進(jìn)行整改或退換貨處理，直至驗(yàn)收合格為止。2.付款采購部根據(jù)驗(yàn)收合格的《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》和采購合同，填寫《付款申請(qǐng)表》，注明采購物資的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、合同金額、已付款金額、本次申請(qǐng)付款金額等信息，并提交財(cái)務(wù)部審核。財(cái)務(wù)部對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，核實(shí)采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性，以及發(fā)票等相關(guān)憑證的合規(guī)性。審核通過后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，及時(shí)支付貨款給供應(yīng)商。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估采購部會(huì)同相關(guān)部門定期對(duì)采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等，并評(píng)估其發(fā)生的可能性和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商的經(jīng)營變化情況，采取相應(yīng)的防范措施。建立供應(yīng)商違約預(yù)警機(jī)制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能出現(xiàn)違約跡象時(shí)，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或提供擔(dān)保，確保采購合同的順利履行。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。加強(qiáng)對(duì)采購物資的檢驗(yàn)和監(jiān)督，嚴(yán)格按照驗(yàn)收程序進(jìn)行驗(yàn)收，確保采購物資質(zhì)量符合要求。與質(zhì)量可靠的供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，鼓勵(lì)供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)產(chǎn)品質(zhì)量。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問題的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應(yīng)商資格等。3.價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格信息收集和分析機(jī)制，及時(shí)掌握采購物資價(jià)格變化趨勢(shì)。在采購合同中合理約定價(jià)格調(diào)整條款，根據(jù)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，適時(shí)調(diào)整采購價(jià)格。采用套期保值、簽訂長期合同等方式，規(guī)避價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。4.法律風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購合同管理，確保采購合同的合法性和合規(guī)性。合同簽訂前，必須經(jīng)過法務(wù)部審核。組織采購人員學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，提高法律意識(shí)，避免因采購行為違法違規(guī)而給公司帶來損失。對(duì)于重大采購項(xiàng)目，聘請(qǐng)專業(yè)法律顧問提供全程法律支持，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。五、采購績(jī)效評(píng)估（一）評(píng)估指標(biāo)設(shè)定1.采購成本：包括采購物資的價(jià)格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲(chǔ)費(fèi)用等，評(píng)估采購成本是否控制在預(yù)算范圍內(nèi)，以及與歷史采購成本相比是否有所降低。2.采購質(zhì)量：通過驗(yàn)收合格率、退貨率等指標(biāo)，評(píng)估采購物資的質(zhì)量是否符合要求。3.采購效率：以采購周期、訂單交付及時(shí)率等指標(biāo)，衡量采購工作的效率和及時(shí)性。4.供應(yīng)商管理：從供應(yīng)商滿意度、供應(yīng)商投訴率等方面，評(píng)估供應(yīng)商管理工作的成效。（二）評(píng)估方法1.定期評(píng)估：采購部每月或每季度對(duì)采購工作進(jìn)行一次自我評(píng)估，填寫采購績(jī)效評(píng)估報(bào)表，對(duì)各項(xiàng)評(píng)估指標(biāo)進(jìn)行分析和總結(jié)。2.綜合評(píng)估：每年末，由采購決策委員會(huì)組織相關(guān)部門對(duì)采購部的采購績(jī)效進(jìn)行綜合評(píng)估，通過聽取匯報(bào)、查閱資料、實(shí)地考察等方式，全面評(píng)價(jià)采購工作的整體表現(xiàn)。（三）評(píng)估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績(jī)效評(píng)估結(jié)果，對(duì)采購部及相關(guān)人員進(jìn)行獎(jiǎng)懲。對(duì)于采購工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于采購績(jī)效不達(dá)標(biāo)的部門和個(gè)人，進(jìn)行批評(píng)教育，并要求其制定改進(jìn)措施，限期整改。2.將采購績(jī)效評(píng)估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇、合作關(guān)系調(diào)整、采購策略優(yōu)化等工作的重要依據(jù)，不斷提高采購管理水平和