廣東省印章管理辦法一、總則（一）目的與依據(jù)為加強印章管理，維護公司/組織正常運營秩序，保障公司/組織合法權益，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合廣東省實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于廣東省內(nèi)本公司/組織及其所屬各部門、分支機構、子公司等所使用的各類印章，包括但不限于行政公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章、業(yè)務專用章等。（三）印章定義本辦法所稱印章，是指公司/組織在對外交往、對內(nèi)管理等活動中，以公司/組織名義或部門名義使用的，具有法律效力或特定用途的各類印記。（四）基本原則印章管理遵循依法依規(guī)、分級負責、嚴格審批、規(guī)范使用、安全保管的原則。確保印章使用合法合規(guī)，防止印章濫用、盜用等風險，維護公司/組織的正常秩序和利益。二、印章的刻制與啟用（一）刻制申請1.因工作需要刻制印章的部門或機構，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司/組織印章管理部門。2.印章管理部門對刻制申請進行審核，審核內(nèi)容包括申請理由是否充分、印章用途是否符合公司/組織規(guī)定、與現(xiàn)有印章是否存在沖突等。審核通過后，報公司/組織領導審批。（二）刻制審批1.公司/組織領導根據(jù)印章管理部門的審核意見，對刻制申請進行審批。審批通過后，出具《印章刻制審批單》。2.涉及公司/組織重要印章（如行政公章、合同專用章等）的刻制，需經(jīng)公司/組織法定代表人審批。（三）印章刻制1.印章管理部門根據(jù)《印章刻制審批單》，選擇具有資質(zhì)的印章制作單位進行刻制。印章制作單位應嚴格按照國家相關標準和公司/組織要求制作印章，確保印章質(zhì)量和安全性。2.印章制作完成后，印章管理部門應及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括印章材質(zhì)、規(guī)格、文字、圖案、防偽標識等是否符合要求，印章是否清晰、完整、無瑕疵。驗收合格后，填寫《印章驗收單》。（四）印章啟用1.新印章啟用前，印章管理部門應在公司/組織內(nèi)部發(fā)布《印章啟用通知》，明確印章名稱、啟用日期、使用范圍、保管部門等信息。2.印章啟用時，由印章管理部門將印章移交至保管部門，并辦理交接手續(xù)。交接雙方應在《印章交接登記表》上簽字確認，注明交接日期、印章名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息。三、印章的保管（一）保管部門與人員1.行政公章、合同專用章、財務專用章等重要印章，由公司/組織指定的專門部門（如綜合管理部門、財務部門等）負責保管。保管部門應明確專人負責印章保管工作，確保印章安全。2.部門章、業(yè)務專用章等一般印章，由各部門指定專人負責保管。保管人員應具備責任心強、保密意識高的條件。（二）保管要求1.印章保管人員應將印章存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并設置必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施。2.印章應實行專人專管，不得擅自委托他人代管。如因特殊原因需要臨時委托他人代管的，應經(jīng)部門負責人同意，并辦理書面委托手續(xù)。委托期限屆滿后，應及時收回印章。3.印章保管人員應妥善保管印章使用記錄，包括使用時間、使用事由、使用人、批準人等信息。使用記錄應保存完整，以備查閱。（三）印章存放環(huán)境1.印章存放環(huán)境應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合印章保管要求。避免印章受到陽光直射、潮濕、腐蝕等影響。2.存放印章的保險柜、鐵皮柜等應定期進行檢查和維護，確保其安全性能良好。發(fā)現(xiàn)問題應及時報告并進行處理。（四）印章遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)印章遺失，保管人員應立即向部門負責人報告，并及時采取措施防止印章被非法使用。2.部門負責人接到報告后，應及時向公司/組織領導報告，并通知印章管理部門。印章管理部門應根據(jù)實際情況，及時向公安機關報案，并在公司/組織內(nèi)部發(fā)布遺失聲明，聲明內(nèi)容應包括印章名稱、編號、遺失時間、遺失地點等信息。3.因印章遺失可能導致的法律責任和經(jīng)濟損失，由印章保管部門和保管人員承擔相應責任。公司/組織將視情節(jié)輕重，對相關責任人進行嚴肅處理。四、印章的使用（一）使用范圍1.行政公章主要用于公司/組織對外發(fā)布重要文件、簽訂合同協(xié)議、出具證明材料、辦理工商登記、稅務申報等重大事項。2.合同專用章主要用于公司/組織簽訂各類合同協(xié)議。3.財務專用章主要用于公司/組織財務收支、資金結算、開具發(fā)票等財務事項。4.法定代表人章主要用于公司/組織法定代表人授權的相關事項，如簽署文件、辦理銀行賬戶業(yè)務等。5.部門章主要用于各部門內(nèi)部文件流轉(zhuǎn)、工作聯(lián)系、業(yè)務辦理等事項。6.業(yè)務專用章主要用于公司/組織特定業(yè)務領域的文件簽署、業(yè)務辦理等事項，如銷售專用章、采購專用章等。（二）使用流程1.用印申請需要使用印章的部門或個人，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至印章保管部門。涉及重大事項或重要文件的用印申請，還需經(jīng)公司/組織領導審批。2.用印審批印章保管部門對用印申請進行審核，審核內(nèi)容包括用印事由是否合理、用印文件是否符合規(guī)定、用印范圍是否準確等。審核通過后，報公司/組織領導審批。公司/組織領導根據(jù)印章管理部門的審核意見，對用印申請進行審批。審批通過后，在《印章使用申請表》上簽字批準。3.用印登記印章保管人員根據(jù)批準的《印章使用申請表》，對用印情況進行詳細登記。登記內(nèi)容包括用印時間、用印文件名稱、用印份數(shù)、用印人、批準人等信息。用印登記應及時、準確、完整，確?？勺匪菪?。4.用印操作印章保管人員在確認用印申請已獲批準且登記信息無誤后，方可進行用印操作。用印時，應確保印章與用印文件內(nèi)容相符，印章加蓋位置準確、清晰。用印完成后，印章保管人員應在《印章使用申請表》上注明用印情況，并將用印文件與《印章使用申請表》一并存檔保管。（三）特殊情況用印1.緊急情況下（如突發(fā)事件處理、合同簽訂時間緊迫等），無法按照正常流程進行用印審批的，用印人應通過電話或其他方式向公司/組織領導匯報用印事由，并在事后及時補辦審批手續(xù)。2.因出差、外出辦公等原因無法現(xiàn)場用印的，可由用印人將用印文件傳真或掃描給印章保管部門，經(jīng)部門負責人和公司/組織領導審批后，由印章保管部門代為用印，并將用印后的文件及時寄送給用印人。（四）禁止使用印章的情況1.未經(jīng)公司/組織領導批準，擅自使用印章。2.在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。3.與公司/組織業(yè)務無關的事項使用印章。4.超越印章使用范圍使用印章。5.其他違反法律法規(guī)、公司/組織規(guī)定的用印行為。五、印章的變更與廢止（一）變更1.印章的名稱、規(guī)格、材質(zhì)、使用范圍等發(fā)生變更時，由印章保管部門填寫《印章變更申請表》，詳細說明變更內(nèi)容及原因，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司/組織印章管理部門。2.印章管理部門對印章變更申請進行審核，審核通過后，報公司/組織領導審批。審批通過后，出具《印章變更審批單》。3.印章管理部門根據(jù)《印章變更審批單》，組織印章制作單位進行印章變更制作，并按照印章啟用流程進行啟用。（二）廢止1.因公司/組織機構調(diào)整、業(yè)務變更、印章?lián)p壞等原因，需要廢止印章時，由印章保管部門填寫《印章廢止申請表》，詳細說明廢止原因，并經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交至公司/組織印章管理部門。2.印章管理部門對印章廢止申請進行審核，審核通過后，報公司/組織領導審批。審批通過后，出具《印章廢止審批單》。3.印章保管部門應將廢止的印章及時交回印章管理部門，并辦理交接手續(xù)。印章管理部門對廢止的印章進行封存或銷毀處理，并在《印章廢止登記表》上記錄印章廢止情況。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責1.公司/組織內(nèi)部審計部門負責定期對印章管理情況進行審計監(jiān)督，檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性、印章保管的安全性等。2.印章管理部門負責對印章使用情況進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正印章使用過程中的問題。3.各部門負責人負責對本部門印章使用和保管情況進行監(jiān)督檢查，確保本部門印章使用合法合規(guī)、保管安全。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.印章管理制度的執(zhí)行情況，包括印章刻制、啟用、保管、使用、變更、廢止等環(huán)節(jié)的流程是否規(guī)范。2.印章使用的合規(guī)性，包括用印申請、審批、登記等手續(xù)是否齊全，用印范圍是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)用印行為。3.印章保管的安全性，包括印章存放環(huán)境是否安全，保管人員是否嚴格履行保管職責，印章使用記錄是否完整。（三）違規(guī)處理1.對于違反印章管理制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重，給予相應的處理。處理方式