成品樣品柜管理辦法一、總則（一）目的為加強公司成品樣品柜的管理，規(guī)范樣品的存放、展示、使用及維護流程，確保樣品的安全、完整和有序管理，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有成品樣品柜的管理，包括但不限于各類產(chǎn)品展示樣品、技術(shù)交流樣品、質(zhì)量檢測樣品等。（三）管理原則1.分類管理原則：根據(jù)樣品的類型、用途、規(guī)格等進行分類存放，便于查找和管理。2.安全第一原則：確保樣品柜的安全，防止樣品損壞、丟失、被盜等情況發(fā)生。3.規(guī)范操作原則：明確樣品的存放、取用、歸還等操作流程，確保操作規(guī)范、有序。4.定期維護原則：定期對樣品柜進行檢查、維護和清潔，保證樣品柜的正常使用和樣品的質(zhì)量。二、職責(zé)分工（一）樣品管理部門1.負責(zé)制定和完善成品樣品柜管理辦法，并組織實施。2.負責(zé)樣品柜的規(guī)劃、布局和調(diào)整，確保樣品存放合理、有序。3.負責(zé)樣品的分類、編號、標識等工作，建立樣品檔案。4.負責(zé)樣品的出入庫管理，辦理樣品的領(lǐng)用、歸還、報廢等手續(xù)。5.定期對樣品柜進行檢查、盤點，確保樣品的數(shù)量、質(zhì)量和狀態(tài)符合要求。（二）使用部門1.根據(jù)工作需要，向樣品管理部門提出樣品領(lǐng)用申請。2.負責(zé)領(lǐng)用樣品的使用、保管和維護，確保樣品的安全和完整。3.按照規(guī)定的時間和要求歸還領(lǐng)用的樣品，如有損壞或丟失，及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）其他部門1.協(xié)助樣品管理部門做好樣品柜的管理工作，提供必要的支持和配合。2.在涉及樣品使用的工作中，遵守本辦法的相關(guān)規(guī)定，確保樣品的合理使用。三、樣品柜規(guī)劃與布局（一）規(guī)劃原則1.根據(jù)公司產(chǎn)品種類、數(shù)量及使用頻率，合理規(guī)劃樣品柜的數(shù)量和規(guī)模。2.考慮樣品的分類存放要求，確保不同類型的樣品有獨立的存放區(qū)域。3.便于樣品的取用和管理，提高工作效率。（二）布局要求1.樣品柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、安全的區(qū)域，避免陽光直射和潮濕環(huán)境。2.按照樣品的類別、規(guī)格等進行分區(qū)標識，便于查找和識別。3.樣品柜應(yīng)設(shè)置明顯的標識牌，標明樣品柜的編號、存放樣品的類別等信息。四、樣品管理流程（一）樣品入庫1.樣品到貨后，由采購部門通知樣品管理部門。2.樣品管理部門安排專人對樣品進行驗收，檢查樣品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。3.驗收合格的樣品，由樣品管理部門進行分類、編號、標識，并填寫樣品入庫單。4.樣品入庫單應(yīng)包括樣品名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息。5.樣品管理部門將樣品按照規(guī)劃好的存放區(qū)域進行存放，并更新樣品檔案。（二）樣品領(lǐng)用1.使用部門如需領(lǐng)用樣品，應(yīng)填寫樣品領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用樣品的名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用用途、預(yù)計歸還日期等信息。2.樣品領(lǐng)用申請表經(jīng)使用部門負責(zé)人簽字后，提交至樣品管理部門。3.樣品管理部門對樣品領(lǐng)用申請表進行審核，審核通過后辦理樣品出庫手續(xù)。4.樣品管理部門根據(jù)樣品領(lǐng)用申請表，從樣品柜中取出相應(yīng)的樣品，與使用部門進行交接，并在樣品領(lǐng)用登記表上簽字確認。5.樣品領(lǐng)用登記表應(yīng)包括樣品領(lǐng)用申請表編號、樣品名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、歸還日期等信息。（三）樣品使用1.使用部門應(yīng)按照樣品的使用說明和操作規(guī)程進行使用，確保樣品的安全和正常使用。2.在樣品使用過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品有損壞或異常情況，應(yīng)及時停止使用，并報告樣品管理部門。3.樣品管理部門對損壞或異常的樣品進行鑒定和處理，如屬于正常損耗，應(yīng)做好記錄；如屬于人為損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（四）樣品歸還1.使用部門應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將領(lǐng)用的樣品歸還至樣品管理部門。2.樣品管理部門對歸還的樣品進行驗收，檢查樣品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求，是否有損壞或丟失情況。3.驗收合格的樣品，由樣品管理部門辦理樣品入庫手續(xù)，并在樣品領(lǐng)用登記表上注明歸還日期。4.如發(fā)現(xiàn)歸還的樣品有損壞或丟失情況，使用部門應(yīng)說明原因，并按照規(guī)定進行賠償。（五）樣品報廢1.對于已失去使用價值或損壞無法修復(fù)的樣品，由使用部門提出樣品報廢申請。2.樣品報廢申請應(yīng)包括樣品名稱、編號、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息。3.樣品管理部門對樣品報廢申請進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，樣品管理部門對報廢樣品進行處理，并做好記錄。五、樣品檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.樣品基本信息：包括樣品名稱、編號、規(guī)格、型號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期等。2.樣品采購信息：包括采購訂單號、采購日期、供應(yīng)商等。3.樣品驗收記錄：包括驗收日期、驗收人員、驗收結(jié)果等。4.樣品領(lǐng)用記錄：包括領(lǐng)用申請表編號、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、歸還日期等。5.樣品使用記錄：包括使用日期、使用人員、使用情況等。6.樣品維護記錄：包括維護日期、維護內(nèi)容、維護人員等。7.樣品報廢記錄：包括報廢申請表編號、報廢日期、報廢原因、處理方式等。（二）檔案建立1.樣品管理部門應(yīng)在樣品入庫后，及時建立樣品檔案，并將相關(guān)信息錄入樣品管理系統(tǒng)。2.樣品檔案應(yīng)按照樣品編號進行分類存放，便于查找和管理。（三）檔案更新1.樣品管理部門應(yīng)及時更新樣品檔案中的相關(guān)信息，如樣品的使用情況、維護記錄、報廢記錄等。2.在樣品發(fā)生變更（如規(guī)格、型號、顏色等）時，樣品管理部門應(yīng)及時更新樣品檔案，并對樣品柜中的樣品標識進行更換。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱樣品檔案時，應(yīng)填寫樣品檔案查閱申請表，經(jīng)樣品管理部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.樣品檔案查閱申請表應(yīng)包括查閱人姓名、部門、查閱日期、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在樣品管理部門指定的地點查閱樣品檔案，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將樣品檔案歸還樣品管理部門，并在樣品檔案查閱登記表上簽字確認。六、樣品柜維護與保養(yǎng)（一）日常維護1.樣品管理部門應(yīng)安排專人定期對樣品柜進行清潔，保持樣品柜的整潔衛(wèi)生。2.檢查樣品柜的門鎖、把手、合頁等部件是否正常，如有損壞應(yīng)及時維修或更換。3.檢查樣品柜的通風(fēng)情況，確保樣品柜內(nèi)空氣流通，防止樣品受潮、發(fā)霉。（二）定期保養(yǎng)1.每年定期對樣品柜進行全面保養(yǎng)，包括柜體表面清潔、防銹處理、油漆修補等。2.對樣品柜的存放區(qū)域進行調(diào)整和優(yōu)化，確保樣品存放更加合理、有序。3.檢查樣品柜的安全性能，如防火、防盜、防潮等設(shè)施是否完好，如有問題應(yīng)及時整改。（三）故障維修1.當(dāng)樣品柜出現(xiàn)故障時，使用部門應(yīng)及時通知樣品管理部門。2.樣品管理部門安排維修人員對故障進行檢查和維修，并做好維修記錄。3.維修記錄應(yīng)包括故障發(fā)生日期、故障現(xiàn)象、維修內(nèi)容、維修人員等信息。七、安全管理（一）安全制度1.建立健全樣品柜安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保樣品柜的安全運行。2.加強對樣品柜管理人員和使用人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。（二）安全措施1.樣品柜應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如門鎖、防盜報警裝置、防火設(shè)施等。2.樣品柜存放區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯的安全警示標識，提醒人員注意安全。3.加強對樣品柜存放區(qū)域的安全巡查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。（三）應(yīng)急處理1.制定樣品柜安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處理流程和責(zé)任分工。2.定期組織安全演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。3.當(dāng)發(fā)生安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進行處理，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.樣品管理部門應(yīng)定期對樣品柜的管理情況進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對樣品柜管理進行審計，檢查管理辦法的執(zhí)行情況和樣品的安全、完整情況。（二）外部檢查1.接受相關(guān)政府部門、行業(yè)協(xié)會等的監(jiān)督檢查，積極配合做好各項檢查工作。2.