工程材料款管理辦法一、總則（一）目的為加強公司工程材料款的管理，規(guī)范工程材料采購付款流程，確保資金合理使用，保障公司及供應商的合法權益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有工程項目涉及的材料采購款項的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保工程材料款管理活動合法合規(guī)。2.預算控制原則：材料采購應納入項目預算，嚴格控制材料款支出，確保不超預算。3.流程規(guī)范原則：明確材料采購付款各環(huán)節(jié)的操作流程和審批權限，確保流程清晰、規(guī)范。4.風險防范原則：加強對材料供應商的選擇、評估和管理，防范材料質(zhì)量風險、供應商違約風險等，保障公司利益。二、職責分工（一）采購部門1.負責工程材料供應商的開發(fā)、選擇、評估和管理，建立供應商檔案。2.依據(jù)項目需求，編制材料采購計劃，明確采購材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等。3.負責與供應商簽訂采購合同，明確材料價格、交貨時間、付款方式等條款。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。（二）項目部門1.參與工程材料采購計劃的編制，提供項目實際需求信息。2.負責對采購的工程材料進行驗收，確保材料質(zhì)量符合項目要求。3.對材料使用情況進行監(jiān)督，避免浪費和不合理使用。（三）財務部門1.負責審核工程材料采購付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。2.按照合同約定和審批結(jié)果，及時支付工程材料款。3.定期對工程材料款的支付情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）審計部門1.對工程材料采購付款業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查付款流程是否合規(guī)、資金使用是否合理。2.對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。2.對供應商進行實地考察和評估，重點考察供應商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽狀況、價格水平等。3.選擇具有良好信譽、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、交貨及時的供應商作為合作對象。（二）供應商評估1.采購部門定期對供應商進行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務、價格變動等。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予更多合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商及時進行整改或淘汰。（三）供應商檔案管理1.采購部門應為每個供應商建立檔案，檔案內(nèi)容包括供應商基本信息、營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、資質(zhì)證書、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、合作歷史、評估記錄等。2.供應商檔案應及時更新，確保信息的準確性和完整性。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。2.合同內(nèi)容應包括材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。3.采購合同簽訂前，應提交財務部門審核，確保合同條款符合公司利益和財務規(guī)定。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保合同按時履行。2.如因供應商原因?qū)е潞贤瑹o法按時履行，采購部門應及時采取措施，要求供應商承擔違約責任。3.如因公司原因需要變更合同條款，應與供應商協(xié)商一致，并簽訂補充協(xié)議。（三）合同歸檔1.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同原件歸檔保存，同時將合同副本分發(fā)給財務部門、項目部門等相關部門。2.合同檔案應妥善保管，便于查閱和追溯。五、材料采購管理（一）采購計劃編制1.采購部門應根據(jù)項目進度計劃和實際需求，編制工程材料采購計劃。2.采購計劃應明確采購材料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等內(nèi)容。3.采購計劃編制完成后，應提交項目部門、財務部門等相關部門審核，確保采購計劃合理可行。（二）采購實施1.采購部門應按照采購計劃組織實施采購活動，選擇合適的采購方式，如招標采購、詢價采購、競爭性談判等。2.在采購過程中，應嚴格遵守相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保采購活動公平、公正、公開。3.采購部門應與供應商簽訂采購合同，并及時將合同副本分發(fā)給相關部門。（三）采購驗收1.項目部門負責對采購的工程材料進行驗收，驗收內(nèi)容包括材料的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等。2.驗收合格后，項目部門應出具驗收報告，并將驗收情況及時反饋給采購部門和財務部門。3.如驗收不合格，項目部門應及時通知采購部門與供應商協(xié)商解決，要求供應商更換或退貨。六、材料款支付管理（一）支付申請1.采購部門應在材料到貨并驗收合格后，及時向財務部門提交材料款支付申請。2.支付申請應包括采購合同編號、供應商名稱、材料名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額、付款方式等內(nèi)容，并附上驗收報告、發(fā)票等相關憑證。（二）支付審核1.財務部門收到支付申請后，應按照合同約定和公司審批流程進行審核。2.審核內(nèi)容包括支付申請的真實性、合法性、完整性，發(fā)票的真實性、有效性，合同執(zhí)行情況等。3.如審核通過，財務部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成支付；如審核不通過，財務部門應及時通知采購部門說明原因，并要求其補充完善相關資料。（三）支付審批1.材料款支付審批應按照公司規(guī)定的審批權限進行，一般分為部門負責人審批、分管領導審批、總經(jīng)理審批等環(huán)節(jié)。2.審批人員應認真審核支付申請，確保支付依據(jù)充分、手續(xù)齊全、資金使用合理。3.審批通過后，財務部門方可辦理支付手續(xù)。（四）支付方式1.工程材料款支付方式應根據(jù)合同約定和公司實際情況選擇，一般包括支票支付、銀行轉(zhuǎn)賬支付、承兌匯票支付等。2.采用支票支付的，應確保支票填寫規(guī)范、準確，收款人名稱與合同一致；采用銀行轉(zhuǎn)賬支付的，應確保轉(zhuǎn)賬信息準確無誤；采用承兌匯票支付的，應確保承兌匯票真實有效、背書連續(xù)。（五）支付記錄1.財務部門應建立工程材料款支付臺賬，詳細記錄每筆支付的日期、金額、供應商名稱、合同編號等信息。2.支付臺賬應定期與供應商進行核對，確保雙方賬目一致。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.審計部門應定期對工程材料款管理情況進行審計，檢查采購合同簽訂、執(zhí)行情況，材料采購、驗收、付款流程是否合規(guī)，資金使用是否合理等。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務檢查1.財務部門應定期對工程材料款支付情況進行自查，檢查支付申請的審核、審批是否嚴格，支付憑證是否齊全、合規(guī)，支付記錄是否準確等。2.財務部門應及時發(fā)現(xiàn)和糾正財務管理中存在的問題，確保工程材料款管理規(guī)范有序。（三）績效考核1.公司應將工程材料款管理納入相關部門和人員的績效考核體系，對在材料采購、付款管理等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員給予獎勵，對存在問題的部門和人員進行處罰。2.通過績效考核，激勵各部門和人員積極履行職責，提高工程材料款管理水平。八、風險防范與控制（一）材料質(zhì)量風險1.加強對采購材料的質(zhì)量控制，在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方法，要求供應商提供質(zhì)量合格證明文件。2.項目部門應嚴格按照驗收標準對采購材料進行驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應商協(xié)商解決。3.建立材料質(zhì)量追溯機制，對出現(xiàn)質(zhì)量問題的材料，追溯其采購渠道、供應商等信息，追究相關責任。（二）供應商違約風險1.在選擇供應商時，充分考察其信譽狀況和履約能力，與信譽良好、實力較強的供應商合作。2.在采購合同中明確違約責任條款，對供應商的違約行為進行約束。3.加強對供應商的跟蹤管理，及時了解供應商的經(jīng)營狀況和履約情況，如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約風險，及時采取措施，如要求供應商提供擔保、調(diào)整付款方式等。（三）資金支付風險1.嚴格按照合同約定和審批流程支付工