采購稽核管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購活動，加強采購稽核管理，確保采購工作合法合規(guī)、透明高效，防范采購風(fēng)險，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購項目，包括物資采購、服務(wù)采購等各類采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的采購流程和制度執(zhí)行。3.透明性原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受各方監(jiān)督。4.效益性原則：在確保采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和效益最大化。二、采購稽核組織與職責(zé)（一）稽核部門及人員設(shè)置公司設(shè)立獨立的采購稽核部門，配備專業(yè)的稽核人員?；巳藛T應(yīng)具備豐富的采購管理經(jīng)驗、財務(wù)知識、法律知識及良好的職業(yè)道德。（二）稽核部門職責(zé)1.制定和完善采購稽核制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.對采購項目進行全過程稽核，包括采購計劃、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等環(huán)節(jié)。3.監(jiān)督采購部門及相關(guān)人員執(zhí)行采購制度和流程的情況，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見并跟蹤整改結(jié)果。4.定期對采購工作進行評估和分析，為公司采購管理決策提供依據(jù)。5.受理有關(guān)采購違規(guī)行為的舉報，進行調(diào)查核實并提出處理建議。（三）其他部門職責(zé)1.采購部門負(fù)責(zé)按照公司采購制度和流程組織實施采購活動，配合稽核部門開展稽核工作，提供相關(guān)資料和信息。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購項目的資金預(yù)算、付款申請等，協(xié)助稽核部門對采購成本進行分析。3.使用部門負(fù)責(zé)提出采購需求，參與供應(yīng)商選擇和采購驗收等工作，配合稽核部門核實采購項目的真實性和必要性。三、采購計劃稽核（一）采購計劃制定1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況等，結(jié)合市場供應(yīng)情況，提前制定年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)相關(guān)部門審核和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）稽核要點1.采購計劃的合理性：稽核采購計劃是否與公司生產(chǎn)經(jīng)營需求相匹配，是否充分考慮庫存水平，避免過度采購或采購不足。2.采購預(yù)算的準(zhǔn)確性：審核采購預(yù)算的編制依據(jù)是否充分，金額計算是否準(zhǔn)確，是否符合公司財務(wù)預(yù)算管理要求。3.審批流程的合規(guī)性：檢查采購計劃的審批是否按照規(guī)定的流程進行，審批簽字是否齊全。四、供應(yīng)商選擇與管理稽核（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選、評估和準(zhǔn)入機制，明確供應(yīng)商選擇的標(biāo)準(zhǔn)和流程。2.通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對潛在供應(yīng)商進行調(diào)查、評估和比較，選擇合格的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名錄。3.與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商管理1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進行評價和考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵和更多合作機會，對于不合格的供應(yīng)商及時進行淘汰。（三）稽核要點1.供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況：檢查采購部門是否按照既定的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)進行供應(yīng)商篩選和評估，有無違規(guī)操作。2.供應(yīng)商調(diào)查的真實性和全面性：核實采購部門對供應(yīng)商調(diào)查的資料是否真實可靠，是否涵蓋了供應(yīng)商的基本情況、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制等關(guān)鍵信息。3.供應(yīng)商合作協(xié)議的合規(guī)性：審查與供應(yīng)商簽訂的合作協(xié)議是否符合法律法規(guī)要求，條款是否明確、合理，雙方權(quán)利義務(wù)是否對等。4.供應(yīng)商評價和考核的公正性和客觀性：稽核供應(yīng)商評價和考核的過程和結(jié)果是否公正、客觀，有無弄虛作假或偏袒某些供應(yīng)商的情況。五、采購合同稽核（一）合同簽訂1.采購部門應(yīng)在選定供應(yīng)商后，按照公司合同管理規(guī)定及時簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確采購項目的詳細(xì)內(nèi)容、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同合法合規(guī)。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保合同順利履行。2.如遇合同變更或解除等情況，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)，并簽訂補充協(xié)議或解除合同協(xié)議。（三）稽核要點1.合同簽訂流程的合規(guī)性：檢查采購合同的簽訂是否經(jīng)過了必要的審批環(huán)節(jié)，簽字蓋章是否齊全。2.合同條款的完整性和準(zhǔn)確性：審核采購合同條款是否完整，是否明確了雙方的權(quán)利義務(wù)，價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵條款是否準(zhǔn)確無誤。3.合同變更和解除的合規(guī)性：稽核合同變更和解除是否按照規(guī)定的程序進行，相關(guān)手續(xù)是否完備，有無給公司造成損失。4.合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督：檢查采購部門是否對合同執(zhí)行情況進行了有效的跟蹤和監(jiān)督，有無及時處理合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。六、采購執(zhí)行稽核（一）采購訂單下達1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同及時下達采購訂單，明確采購項目的具體要求和交貨時間等。2.采購訂單下達前，應(yīng)進行必要的審核，確保訂單內(nèi)容與合同一致。（二）采購過程跟蹤1.采購部門應(yīng)定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行進度，及時掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)、發(fā)貨等情況。2.如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時采取措施進行協(xié)調(diào)解決，并按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（三）驗收管理1.采購項目到貨后，采購部門應(yīng)及時通知使用部門和質(zhì)量檢驗部門進行驗收。2.驗收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格型號等進行檢驗，填寫驗收報告。3.對于驗收合格的采購項目，應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的采購項目，應(yīng)按照合同約定進行處理，如退貨、換貨、補貨等。（四）稽核要點1.采購訂單下達的及時性和準(zhǔn)確性：檢查采購訂單是否按照合同要求及時下達，訂單內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤，有無錯發(fā)、漏發(fā)等情況。2.采購過程跟蹤的有效性：稽核采購部門對采購訂單執(zhí)行進度的跟蹤是否及時、有效，是否及時發(fā)現(xiàn)并解決了采購過程中出現(xiàn)的問題。3.驗收流程的合規(guī)性：審查驗收人員是否按照規(guī)定的流程進行驗收，驗收報告是否真實、準(zhǔn)確，驗收結(jié)果是否得到有效執(zhí)行。4.不合格品處理的合規(guī)性：檢查對于驗收不合格的采購項目，采購部門是否按照合同約定及時進行了處理，有無給公司造成損失。七、采購付款稽核（一）付款申請1.采購部門應(yīng)在采購項目驗收合格且發(fā)票收到后，按照合同約定及時提交付款申請。2.付款申請應(yīng)注明采購項目的名稱、金額、合同編號、發(fā)票號碼等信息，并附相關(guān)證明材料。（二）付款審核1.財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)管理制度對付款申請進行審核，重點審核付款金額是否準(zhǔn)確、發(fā)票是否合規(guī)、合同執(zhí)行情況是否良好等。2.審核通過的付款申請報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可辦理付款手續(xù)。（三）稽核要點1.付款申請的及時性和準(zhǔn)確性：檢查采購部門是否按照規(guī)定及時提交付款申請，付款金額、發(fā)票號碼等信息是否準(zhǔn)確無誤。2.付款審核的嚴(yán)格性：稽核財務(wù)部門對付款申請的審核是否嚴(yán)格，是否對發(fā)票真實性、合同執(zhí)行情況等進行了認(rèn)真核實。3.付款審批流程的合規(guī)性：審查付款申請的審批是否按照規(guī)定的流程進行，審批簽字是否齊全。八、采購檔案管理稽核（一）檔案收集采購部門應(yīng)負(fù)責(zé)采購項目相關(guān)檔案資料的收集、整理和歸檔工作，檔案資料應(yīng)包括采購計劃、供應(yīng)商資料、采購合同、采購訂單、驗收報告、發(fā)票等。（二）檔案保管采購檔案應(yīng)妥善保管，按照檔案管理規(guī)定進行分類存放，確保檔案資料的安全、完整。（三）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理查閱手續(xù)，查閱人員不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案資料。（四）稽核要點1.檔案收集的完整性：檢查采購部門是否及時、全面地收集了采購項目相關(guān)的檔案資料，有無遺漏重要文件。2.檔案保管的規(guī)范性：稽核采購檔案的保管是否符合檔案管理要求，檔案存放是否有序，有無損壞、丟失等情況。3.檔案查閱的合規(guī)性：審查檔案查閱手續(xù)是否齊全，查閱人員是否按照規(guī)定使用檔案資料。九、稽核結(jié)果處理與跟蹤（一）稽核結(jié)果反饋稽核部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門反饋采購稽核結(jié)果，對發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細(xì)說明，并提出整改建議。（二）整改措施落實采購部門及相關(guān)責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)稽核結(jié)果及時