采購流程管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購流程，加強(qiáng)采購管理，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司利益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.效益原則：在滿足公司需求的前提下，追求采購成本最低化，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應(yīng)透明，對所有供應(yīng)商一視同仁，確保公平競爭。4.誠信原則：采購人員及相關(guān)人員應(yīng)誠實(shí)守信，履行合同約定。二、采購計劃管理（一）需求預(yù)測1.各部門應(yīng)定期對本部門的物資及服務(wù)需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃、歷史數(shù)據(jù)等因素，填寫《采購需求預(yù)測表》。2.需求預(yù)測應(yīng)考慮市場變化、技術(shù)更新等因素，確保預(yù)測的準(zhǔn)確性和前瞻性。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)各部門的采購需求預(yù)測表，匯總編制年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。3.對于緊急采購需求，相關(guān)部門應(yīng)及時向采購部門提出申請，采購部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)納入采購計劃并安排采購。（三）采購計劃審批1.采購計劃編制完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.審批流程一般包括采購部門負(fù)責(zé)人審核、財務(wù)部門審核預(yù)算、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批等環(huán)節(jié)。3.經(jīng)審批后的采購計劃應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，如需調(diào)整，應(yīng)按原審批程序進(jìn)行審批。三、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商篩選1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，收集供應(yīng)商的基本資料、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。2.根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或資質(zhì)審核。3.潛在供應(yīng)商應(yīng)具備合法經(jīng)營資質(zhì)、良好的商業(yè)信譽(yù)、穩(wěn)定的生產(chǎn)能力和質(zhì)量保證體系。（二）供應(yīng)商評估1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。2.采購部門可采用問卷調(diào)查、實(shí)地考察、數(shù)據(jù)分析等方式收集評估信息，并填寫《供應(yīng)商評估表》。3.根據(jù)評估結(jié)果，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和不合格供應(yīng)商，并采取相應(yīng)的管理措施。（三）供應(yīng)商選擇1.在采購項(xiàng)目實(shí)施前，采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求和供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。2.對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判、詢價等采購方式，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.采購部門應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（四）供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況和產(chǎn)品質(zhì)量情況。2.對于供應(yīng)商提出的問題和困難，采購部門應(yīng)積極協(xié)調(diào)解決，建立良好的合作關(guān)系。3.定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，收集供應(yīng)商的意見和建議，不斷改進(jìn)采購工作。四、采購執(zhí)行管理（一）采購申請1.各部門根據(jù)采購計劃或?qū)嶋H需求，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等內(nèi)容。2.采購申請表應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，應(yīng)進(jìn)行初審，審核采購申請的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購項(xiàng)目，應(yīng)提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)審批后的采購申請，采購部門應(yīng)及時安排采購。（三）采購方式選擇1.根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和金額大小，選擇合適的采購方式，如招標(biāo)、競爭性談判、詢價、單一來源采購等。2.對于符合招標(biāo)條件的采購項(xiàng)目，應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購。3.采購部門應(yīng)在采購活動開始前，制定詳細(xì)的采購方案，明確采購流程、評審標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。（四）采購合同簽訂1.采購部門與供應(yīng)商達(dá)成采購意向后，應(yīng)簽訂采購合同。2.采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購合同簽訂前，應(yīng)提交法律部門或?qū)I(yè)法律顧問進(jìn)行審核，確保合同的合法性和有效性。（五）采購訂單下達(dá)1.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時下達(dá)采購訂單給供應(yīng)商。2.采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容。3.采購訂單下達(dá)后，采購部門應(yīng)跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。（六）到貨驗(yàn)收1.物資或服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對到貨物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，填寫《到貨驗(yàn)收單》。3.驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面，對于重要物資或服務(wù)，可委托專業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗(yàn)。4.如發(fā)現(xiàn)到貨物資或服務(wù)不符合要求，驗(yàn)收人員應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。（七）付款管理1.采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同和到貨驗(yàn)收情況，及時辦理付款手續(xù)。2.付款申請應(yīng)附采購合同、到貨驗(yàn)收單、發(fā)票等相關(guān)憑證，并經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門審核和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.財務(wù)部門應(yīng)按照公司財務(wù)制度和合同約定，及時支付貨款，確保供應(yīng)商的合法權(quán)益。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險等。2.風(fēng)險識別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方式進(jìn)行。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險進(jìn)行評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風(fēng)險評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，確定風(fēng)險等級。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，如風(fēng)險規(guī)避、風(fēng)險降低、風(fēng)險轉(zhuǎn)移、風(fēng)險接受等。2.對于市場風(fēng)險，可通過市場調(diào)研、價格談判等方式降低風(fēng)險；對于供應(yīng)商風(fēng)險，可加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇可靠的供應(yīng)商；對于質(zhì)量風(fēng)險，可加強(qiáng)到貨驗(yàn)收，嚴(yán)格控制質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；對于合同風(fēng)險，可加強(qiáng)合同審核，規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行。（四）風(fēng)險監(jiān)控1.建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估。2.如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險發(fā)生變化或出現(xiàn)新的風(fēng)險，應(yīng)及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對措施，確保采購活動的順利進(jìn)行。六、采購績效評估（一）評估指標(biāo)設(shè)定1.采購部門應(yīng)建立采購績效評估指標(biāo)體系，包括采購成本、采購質(zhì)量、交貨期、供應(yīng)商滿意度等方面的指標(biāo)。2.采購成本指標(biāo)可包括采購價格、采購費(fèi)用率等；采購質(zhì)量指標(biāo)可包括到貨合格率、退貨率等；交貨期指標(biāo)可包括按時交貨率等；供應(yīng)商滿意度指標(biāo)可通過供應(yīng)商調(diào)查等方式獲取。（二）評估方法選擇1.采購績效評估可采用定量評估和定性評估相結(jié)合的方法，如數(shù)據(jù)分析、問卷調(diào)查、現(xiàn)場評估等。2.根據(jù)評估指標(biāo)的特點(diǎn)和數(shù)據(jù)來源，選擇合適的評估方法，確保評估結(jié)果的客觀、準(zhǔn)確。（三）評估周期1.采購績效評估應(yīng)定期進(jìn)行，一般為季度或年度評估。2.對于重大采購項(xiàng)目，可在項(xiàng)目結(jié)束后及時進(jìn)行專項(xiàng)評估。（四）評估結(jié)果應(yīng)用1.根據(jù)采購績效評估結(jié)果，對采購部門及相關(guān)人員進(jìn)行獎懲。2.對于績效優(yōu)秀的采購部門及人員，給予表彰和獎勵；對于績效不佳的采購部門及人員，應(yīng)進(jìn)行分析原因，提出改進(jìn)措施，并進(jìn)行相應(yīng)的處罰。3.采購績效評估結(jié)果還可作為采購部門持續(xù)改進(jìn)工作、優(yōu)化采購流程、調(diào)整供應(yīng)商策略的重要依據(jù)。七、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門可通過查閱文件資料、實(shí)地考察、訪談等方式進(jìn)行審計，并出具審計報告。