鋼材訂貨管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司鋼材訂貨管理，規(guī)范訂貨流程，確保鋼材采購(gòu)的及時(shí)性、準(zhǔn)確性和經(jīng)濟(jì)性，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及鋼材訂貨的相關(guān)活動(dòng)，包括鋼材的計(jì)劃申報(bào)、采購(gòu)訂貨、合同簽訂、到貨驗(yàn)收等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.按需訂貨原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，合理確定鋼材的訂貨數(shù)量和規(guī)格，避免盲目采購(gòu)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：嚴(yán)格把控鋼材質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)鋼材符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和使用要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量和滿足需求的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低鋼材采購(gòu)成本。4.合規(guī)操作原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范訂貨流程，確保各項(xiàng)訂貨活動(dòng)合法合規(guī)。二、職責(zé)分工（一）需求部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，結(jié)合實(shí)際生產(chǎn)情況，提前準(zhǔn)確地提出鋼材需求計(jì)劃，明確鋼材的品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等要求。2.負(fù)責(zé)對(duì)所提需求計(jì)劃的合理性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，并對(duì)需求的變更及時(shí)通知采購(gòu)部門。3.參與鋼材供應(yīng)商的考察、評(píng)估和選擇工作，提供相關(guān)技術(shù)和質(zhì)量要求方面的意見(jiàn)。4.負(fù)責(zé)鋼材到貨后的驗(yàn)收工作，對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)反饋給采購(gòu)部門，并協(xié)助處理。（二）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)鋼材訂貨的具體實(shí)施工作，包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商選擇、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、合同簽訂等。2.根據(jù)需求部門提供的需求計(jì)劃，及時(shí)制定采購(gòu)計(jì)劃，確保鋼材按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。3.建立和維護(hù)供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和管理，確保供應(yīng)商的供貨能力和質(zhì)量穩(wěn)定。4.跟蹤鋼材采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如交貨延遲、質(zhì)量不符等。5.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)反饋公司需求和意見(jiàn)，維護(hù)良好的合作關(guān)系。（三）質(zhì)量部門1.制定鋼材的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，確保所采購(gòu)鋼材符合質(zhì)量要求。2.參與鋼材供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估工作，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系進(jìn)行審核。3.在鋼材到貨時(shí)，按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范進(jìn)行抽檢或全檢，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果負(fù)責(zé)。4.對(duì)驗(yàn)收不合格的鋼材，及時(shí)出具檢驗(yàn)報(bào)告，并協(xié)助采購(gòu)部門處理質(zhì)量問(wèn)題，如退貨、換貨等。（四）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)鋼材采購(gòu)資金的預(yù)算安排和審核，確保資金的合理使用。2.參與鋼材采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)，確保付款方式和時(shí)間符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。3.負(fù)責(zé)鋼材采購(gòu)款項(xiàng)的支付工作，按照合同約定及時(shí)、準(zhǔn)確地支付貨款。4.對(duì)鋼材采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（五）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)鋼材到貨后的倉(cāng)儲(chǔ)管理工作，包括貨物的接收、入庫(kù)、存儲(chǔ)、保管、發(fā)放等。2.建立鋼材庫(kù)存臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，確保賬實(shí)相符。3.根據(jù)需求部門的領(lǐng)料單，及時(shí)、準(zhǔn)確地發(fā)放鋼材，保證生產(chǎn)順利進(jìn)行。4.配合采購(gòu)部門和質(zhì)量部門做好鋼材的驗(yàn)收和退貨等工作。三、鋼材需求計(jì)劃管理（一）計(jì)劃編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃以及設(shè)備檢修計(jì)劃等，結(jié)合庫(kù)存情況，提前編制鋼材需求計(jì)劃。2.鋼材需求計(jì)劃應(yīng)明確鋼材的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)交貨時(shí)間等詳細(xì)信息，并附上必要的技術(shù)要求和圖紙。3.需求計(jì)劃應(yīng)按照規(guī)定的格式填寫(xiě)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門。（二）計(jì)劃審核1.采購(gòu)部門收到需求部門提交的鋼材需求計(jì)劃后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括需求的合理性、準(zhǔn)確性、與庫(kù)存的匹配性等。2.對(duì)于需求不合理或不準(zhǔn)確的計(jì)劃，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與需求部門溝通，要求其進(jìn)行調(diào)整和完善。3.采購(gòu)部門審核通過(guò)后的鋼材需求計(jì)劃，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況進(jìn)行審批，審批通過(guò)后的計(jì)劃作為采購(gòu)訂貨的依據(jù)。（三）計(jì)劃變更1.在鋼材需求計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，如因生產(chǎn)計(jì)劃調(diào)整、設(shè)計(jì)變更等原因需要變更需求計(jì)劃的，需求部門應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《鋼材需求計(jì)劃變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容和影響，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門收到變更申請(qǐng)表后，應(yīng)重新進(jìn)行審核，并報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并對(duì)已簽訂的采購(gòu)合同進(jìn)行相應(yīng)的變更。3.因需求計(jì)劃變更給公司造成損失的，應(yīng)追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)多種渠道收集鋼材供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫(kù)。供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。2.根據(jù)鋼材需求計(jì)劃和供應(yīng)商信息庫(kù)，采購(gòu)部門組織相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行考察和評(píng)估?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)設(shè)備、人員資質(zhì)等方面。3.評(píng)估小組根據(jù)考察情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)分，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商。合格供應(yīng)商名單應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后確定。（二）供應(yīng)商評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)合格供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為每年一次。評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合同執(zhí)行情況等方面。2.評(píng)估小組根據(jù)評(píng)估指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。3.對(duì)于評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，公司可給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。（三）供應(yīng)商管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估情況、合作歷史等內(nèi)容。供應(yīng)商檔案應(yīng)定期更新，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。2.采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，協(xié)調(diào)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。3.對(duì)于重要的鋼材采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、售后服務(wù)協(xié)議等相關(guān)協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。五、采購(gòu)訂貨管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門根據(jù)審核通過(guò)的鋼材需求計(jì)劃，結(jié)合供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、交貨期等因素，制定詳細(xì)的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)的鋼材品種、規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、供應(yīng)商等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過(guò)后作為采購(gòu)訂貨的依據(jù)。（二）詢價(jià)與比價(jià)1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向多家合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商提供鋼材的報(bào)價(jià)、交貨期、付款方式等信息。2.采購(gòu)部門對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，選擇至少三家供應(yīng)商進(jìn)行比價(jià)。比價(jià)時(shí)應(yīng)綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇最優(yōu)的供應(yīng)商。3.采購(gòu)部門應(yīng)填寫(xiě)《鋼材采購(gòu)比價(jià)表》，詳細(xì)記錄各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)情況和比價(jià)結(jié)果，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）議價(jià)與合同簽訂1.根據(jù)比價(jià)結(jié)果，采購(gòu)部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭(zhēng)取最優(yōu)惠的價(jià)格和條款。議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)充分了解市場(chǎng)行情和供應(yīng)商的成本情況，合理談判。2.經(jīng)議價(jià)達(dá)成一致后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括鋼材的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門審核合同中的付款條款，法務(wù)部門審核合同的合法性和合規(guī)性。審核通過(guò)后的合同方可正式簽訂。（四）合同執(zhí)行跟蹤1.采購(gòu)部門應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)記錄采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，包括供應(yīng)商的發(fā)貨時(shí)間、運(yùn)輸方式、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解合同執(zhí)行進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商有違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追究其違約責(zé)任。3.在鋼材到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)提前通知需求部門、質(zhì)量部門和倉(cāng)儲(chǔ)部門做好接收準(zhǔn)備工作。六、到貨驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收準(zhǔn)備1.質(zhì)量部門應(yīng)在鋼材到貨前，根據(jù)鋼材的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范，制定詳細(xì)的驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收的方法、步驟、標(biāo)準(zhǔn)和人員分工等。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收方案，準(zhǔn)備好驗(yàn)收?qǐng)龅?、工具和設(shè)備等，確保驗(yàn)收工作的順利進(jìn)行。3.需求部門應(yīng)安排熟悉鋼材技術(shù)要求和使用情況的人員參與驗(yàn)收工作，提供必要的技術(shù)支持和協(xié)助。（二）驗(yàn)收實(shí)施1.鋼材到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量部門和需求部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收方案和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)鋼材的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、外觀質(zhì)量等進(jìn)行檢查。2.質(zhì)量部門應(yīng)按照規(guī)定的比例和方法對(duì)鋼材進(jìn)行抽檢或全檢，檢測(cè)鋼材的化學(xué)成分、物理性能等質(zhì)量指標(biāo)。3.驗(yàn)收過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)鋼材的品種、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量等不符合合同要求或相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《鋼材到貨驗(yàn)收不合格報(bào)告》，詳細(xì)記錄不合格情況，并報(bào)采購(gòu)部門。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.采購(gòu)部門收到驗(yàn)收不合格報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理不合格鋼材，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。2.供應(yīng)商處理不合格鋼材后，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行再次驗(yàn)收，直至驗(yàn)收合格為止。3.因驗(yàn)收不合格給公司造成損失的，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，追究供應(yīng)商的違約責(zé)任，要求其賠償相應(yīng)的損失。七、付款管理（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門應(yīng)在鋼材到貨驗(yàn)收合格后，根據(jù)采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)填寫(xiě)《鋼材采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，附上驗(yàn)收合格報(bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，提交給財(cái)務(wù)部門。2.《鋼材采購(gòu)付款申請(qǐng)表》應(yīng)明確采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款時(shí)間等信息，并經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。（二）付款審核1.財(cái)務(wù)部門收到采購(gòu)部門提交的付款申請(qǐng)表后，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)規(guī)定和合同約定，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括付款金額的準(zhǔn)確性、付款方式的合規(guī)性、發(fā)票的真實(shí)性和有效性等。2.對(duì)于審核通過(guò)的付款申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和審批權(quán)限進(jìn)行審批。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)支付鋼材采購(gòu)款項(xiàng)。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)做好付款記錄，定期與采購(gòu)部門核對(duì)付款情況，確保付款信息的準(zhǔn)確性和一致性。八、檔案管理（一）文件歸檔1.采購(gòu)部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理鋼材訂貨過(guò)程中產(chǎn)生的各類文件和資料，包括需求計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款申請(qǐng)等。2.各類文件和資料應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類整理，確保文件的完整性和系統(tǒng)性。3.采購(gòu)部門應(yīng)定期將整理好的文件和資料移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔保存。（二）檔案查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱鋼材訂貨檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的目的、內(nèi)容和范圍，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記或損壞。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)鋼材訂貨管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括需求計(jì)劃的編制與執(zhí)行、供應(yīng)商管理、采購(gòu)訂貨、到貨驗(yàn)收、付款管理等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查過(guò)程中，審計(jì)部門應(yīng)查閱相關(guān)文件和資料，與相關(guān)部門和人員進(jìn)行溝通，了解實(shí)際情況，并形成監(jiān)督檢查報(bào)告。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司應(yīng)建立