企業(yè)合同章管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司合同章的管理，規(guī)范合同章的使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在簽訂各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力的文件時(shí)對(duì)合同章的管理與使用?；驹瓌t1.依法合規(guī)原則：合同章的管理與使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.專人專管原則：明確專人負(fù)責(zé)合同章的保管與使用，確保責(zé)任落實(shí)。3.嚴(yán)格審批原則：使用合同章必須經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保用章行為合法、合理、合規(guī)。4.記錄備案原則：對(duì)合同章的使用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)備案，以便追溯和查詢。合同章的刻制、啟用與廢止刻制1.公司合同章的刻制由行政部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，根據(jù)公司實(shí)際需要，按照法定程序辦理刻章手續(xù)。2.刻制合同章前，行政部門應(yīng)向公安機(jī)關(guān)提交申請(qǐng)，并提供相關(guān)證明材料，經(jīng)公安機(jī)關(guān)審核批準(zhǔn)后，方可刻制。3.合同章的樣式、規(guī)格、材質(zhì)等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及公司規(guī)定的要求。啟用1.合同章刻制完成后，行政部門應(yīng)及時(shí)辦理啟用手續(xù)。啟用前，應(yīng)對(duì)合同章進(jìn)行編號(hào)登記，并在公司內(nèi)部進(jìn)行公示。2.合同章啟用時(shí)，應(yīng)明確保管人及使用范圍，并將相關(guān)信息記錄在合同章管理臺(tái)賬中。廢止1.合同章因磨損、遺失、被盜等原因需要廢止時(shí)，保管人應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并說明原因。2.行政部門收到報(bào)告后，應(yīng)立即采取措施，如登報(bào)聲明作廢、向公安機(jī)關(guān)備案等，以防止合同章被非法使用。3.廢止的合同章應(yīng)及時(shí)上繳行政部門，由行政部門統(tǒng)一封存或銷毀，并在合同章管理臺(tái)賬中注明廢止日期及原因。合同章的保管保管人員1.公司合同章由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉合同章管理的相關(guān)規(guī)定。2.保管人員應(yīng)經(jīng)過公司嚴(yán)格的選拔和培訓(xùn)，確保其能夠正確、規(guī)范地使用和保管合同章。保管地點(diǎn)1.合同章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管室，確保印章的安全。2.保管地點(diǎn)應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等，以防止合同章被盜或丟失。保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管合同章，不得擅自將合同章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。2.合同章應(yīng)保持清潔、完好，如有損壞或磨損，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，并申請(qǐng)更換。3.保管人員應(yīng)定期對(duì)合同章進(jìn)行檢查，確保印章的安全和正常使用。合同章的使用使用流程1.合同承辦部門在簽訂合同前，應(yīng)填寫《合同章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明合同的基本情況、用章理由、用章范圍等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《合同章使用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)根據(jù)法律法規(guī)及公司規(guī)定，對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同的合法性和有效性。3.法務(wù)部門審核通過后，《合同章使用申請(qǐng)表》提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)合同的重要性和風(fēng)險(xiǎn)程度，進(jìn)行審批簽字。4.《合同章使用申請(qǐng)表》經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，交至合同章保管人員。保管人員應(yīng)根據(jù)審批意見，對(duì)合同章進(jìn)行使用登記，并在合同上加蓋合同章。5.合同蓋章后，保管人員應(yīng)及時(shí)將合同章歸還原位，并將《合同章使用申請(qǐng)表》存檔，以備查閱。使用范圍1.合同章僅用于公司簽訂各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律約束力的文件。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門或個(gè)人不得擅自使用合同章對(duì)外簽訂其他文件或進(jìn)行其他活動(dòng)。使用限制1.合同章不得在空白紙張、空白合同、介紹信等文件上加蓋。如有特殊情況需要在空白文件上加蓋合同章的，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并在使用后及時(shí)收回。2.合同章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或變更使用內(nèi)容。3.禁止將合同章攜帶外出使用，如因特殊情況需要攜帶外出的，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并安排專人陪同，確保合同章的安全。合同章的監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司設(shè)立合同章管理監(jiān)督小組，由法務(wù)部門、審計(jì)部門、行政部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)合同章的管理與使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督內(nèi)容1.合同章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管地點(diǎn)是否安全、印章是否完好等。2.合同章的使用情況，包括使用流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、使用范圍是否符合規(guī)定等。3.合同章的登記備案情況，包括使用記錄是否完整、檔案管理是否規(guī)范等。檢查方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對(duì)合同章的管理與使用情況進(jìn)行檢查，一般每季度不少于一次。2.不定期抽查：監(jiān)督小組不定期對(duì)合同章的管理與使用情況進(jìn)行抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.專項(xiàng)檢查：針對(duì)合同章管理中存在的突出問題或重大風(fēng)險(xiǎn)，監(jiān)督小組開展專項(xiàng)檢查，深入排查隱患，提出整改措施。問題處理1.監(jiān)督小組在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)向責(zé)任部門或個(gè)人發(fā)出《合同章管理問題整改通知書》，要求其限期整改。2.責(zé)任部門或個(gè)人應(yīng)按照《合同章管理問題整改通知書》的要求，認(rèn)真落實(shí)整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報(bào)告監(jiān)督小組。3.對(duì)違反合同章管理規(guī)定的部門或個(gè)人，公司將視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。合同章的檔案管理檔案內(nèi)容1.合同章的刻制、啟用、廢止等相關(guān)文件，如申請(qǐng)報(bào)告、審批文件、刻章證明等。2.《合同章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)審批文件。3.合同章使用記錄，包括合同編號(hào)、合同名稱、用章日期、用章人等信息。4.合同章保管人員的交接記錄。5.合同章管理監(jiān)督檢查記錄及問題整改情況報(bào)告。檔案保管1.合同章檔案由行政部門負(fù)責(zé)保管，保管期限為合同履行完畢后[X]年。2.檔案應(yīng)按照時(shí)間順序、類別等進(jìn)行分類整理，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案的完整性和可查閱性。3.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件，確保檔案的安全。檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同章檔案的，應(yīng)填寫《合同章檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出保管地點(diǎn)或進(jìn)行涂改、復(fù)印等操作。3.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱合同章檔案的，必須經(jīng)過公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，并按照公