采購發(fā)票管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購發(fā)票管理，規(guī)范采購發(fā)票的開具、取得、審核、入賬及保管等流程，確保公司財(cái)務(wù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門在采購商品、接受勞務(wù)等業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的發(fā)票管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度，確保采購發(fā)票管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)性原則采購發(fā)票應(yīng)如實(shí)反映采購業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得虛開發(fā)票或取得虛假發(fā)票。3.及時(shí)性原則及時(shí)取得采購發(fā)票，并按照規(guī)定及時(shí)進(jìn)行審核、入賬和保管，避免因發(fā)票滯后影響公司財(cái)務(wù)核算和稅務(wù)處理。4.準(zhǔn)確性原則發(fā)票信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括發(fā)票開具內(nèi)容、金額、稅率、發(fā)票號(hào)碼等，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。二、采購發(fā)票的開具（一）采購業(yè)務(wù)發(fā)起1.各部門根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求，填寫采購申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購商品或勞務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、交貨時(shí)間、供應(yīng)商等信息。2.采購申請(qǐng)單經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至采購部門。（二）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請(qǐng)單，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確商品或勞務(wù)的具體內(nèi)容、價(jià)格、交貨方式、付款方式、發(fā)票開具要求等條款。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本提交至財(cái)務(wù)部門備案。（三）發(fā)票開具要求1.供應(yīng)商應(yīng)按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，在銷售商品、提供勞務(wù)后及時(shí)開具發(fā)票。發(fā)票應(yīng)開具真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得虛開、套開發(fā)票。2.發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與采購合同一致，包括商品或勞務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票上應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章。3.對(duì)于增值稅專用發(fā)票，供應(yīng)商應(yīng)準(zhǔn)確填寫購貨方的納稅人識(shí)別號(hào)、地址、電話、開戶行及賬號(hào)等信息。（四）發(fā)票開具流程1.采購業(yè)務(wù)完成后，采購人員應(yīng)及時(shí)催促供應(yīng)商開具發(fā)票。2.供應(yīng)商開具發(fā)票后，采購人員應(yīng)核對(duì)發(fā)票信息是否與采購合同一致，并檢查發(fā)票的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。3.采購人員將審核無誤的發(fā)票提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，再次核對(duì)發(fā)票信息，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行登記和處理。三、采購發(fā)票的取得（一）取得發(fā)票的基本要求1.公司在采購商品、接受勞務(wù)時(shí)，應(yīng)向供應(yīng)商索取合法有效的發(fā)票。發(fā)票應(yīng)是由稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，不得取得白條、收據(jù)等不符合規(guī)定的憑證。2.取得的發(fā)票應(yīng)加蓋供應(yīng)商發(fā)票專用章，發(fā)票專用章應(yīng)清晰、完整，不得加蓋其他印章或無印章。3.發(fā)票上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、準(zhǔn)確，不得涂改、挖補(bǔ)。如發(fā)現(xiàn)發(fā)票有誤，應(yīng)及時(shí)退回供應(yīng)商重新開具。（二）特殊情況發(fā)票的取得1.對(duì)于一些確實(shí)無法取得發(fā)票的采購業(yè)務(wù)，如向農(nóng)民采購農(nóng)產(chǎn)品等，應(yīng)取得相關(guān)證明材料，如農(nóng)產(chǎn)品收購發(fā)票、銷售方身份證復(fù)印件、采購合同等，并按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審批和入賬。2.對(duì)于取得的增值稅專用發(fā)票，應(yīng)在規(guī)定的認(rèn)證期限內(nèi)進(jìn)行認(rèn)證。如因特殊原因無法在規(guī)定期限內(nèi)認(rèn)證的，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理延期認(rèn)證手續(xù)。（三）發(fā)票取得流程1.采購人員在采購業(yè)務(wù)完成后，應(yīng)及時(shí)向供應(yīng)商索取發(fā)票。對(duì)于需要支付預(yù)付款的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)在支付預(yù)付款前明確要求供應(yīng)商在發(fā)貨時(shí)一并開具發(fā)票。2.采購人員取得發(fā)票后，應(yīng)在發(fā)票背面注明采購業(yè)務(wù)的相關(guān)信息，如采購日期、采購商品名稱、數(shù)量、金額、供應(yīng)商名稱等，并簽字確認(rèn)。3.采購人員將取得的發(fā)票按照規(guī)定的時(shí)間和要求提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門在收到發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，對(duì)于不符合要求的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)通知采購人員退回供應(yīng)商重新開具。四、采購發(fā)票的審核（一）審核內(nèi)容1.發(fā)票的真實(shí)性審核檢查發(fā)票是否為稅務(wù)機(jī)關(guān)統(tǒng)一監(jiān)制的正規(guī)發(fā)票，可通過國家稅務(wù)總局發(fā)票查驗(yàn)平臺(tái)等方式進(jìn)行查驗(yàn)。核實(shí)發(fā)票的紙質(zhì)、印章、防偽標(biāo)識(shí)等是否符合規(guī)定。2.發(fā)票的合法性審核審核發(fā)票開具是否符合國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)規(guī)定，如發(fā)票開具內(nèi)容是否與實(shí)際業(yè)務(wù)相符、稅率是否正確、發(fā)票是否超經(jīng)營范圍開具等。3.發(fā)票的完整性審核檢查發(fā)票各項(xiàng)內(nèi)容是否填寫齊全，包括購貨方信息、銷貨方信息、商品或勞務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅率、稅額、發(fā)票號(hào)碼、開票日期、發(fā)票專用章等。4.發(fā)票的準(zhǔn)確性審核核對(duì)發(fā)票上的金額、稅率、稅額等計(jì)算是否準(zhǔn)確，與采購合同及相關(guān)業(yè)務(wù)單據(jù)是否一致。（二）審核流程1.財(cái)務(wù)部門收到采購人員提交的發(fā)票后，首先由發(fā)票審核崗位人員進(jìn)行初步審核。審核人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)發(fā)票的各項(xiàng)內(nèi)容，填寫發(fā)票審核記錄表，記錄審核發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況。2.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核人員應(yīng)及時(shí)與采購人員溝通核實(shí)。如發(fā)票信息有誤，應(yīng)要求采購人員退回供應(yīng)商重新開具；如發(fā)票存在其他問題，應(yīng)根據(jù)具體情況提出處理意見。3.發(fā)票審核崗位人員完成初步審核后，將發(fā)票及審核記錄表提交至財(cái)務(wù)主管進(jìn)行復(fù)核。財(cái)務(wù)主管應(yīng)對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行再次審查，確保審核工作的準(zhǔn)確性和完整性。4.經(jīng)財(cái)務(wù)主管復(fù)核無誤的發(fā)票，方可進(jìn)行下一步的賬務(wù)處理。對(duì)于審核不通過的發(fā)票，財(cái)務(wù)主管應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行進(jìn)一步調(diào)查和分析，明確責(zé)任，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、采購發(fā)票的入賬（一）入賬時(shí)間1.對(duì)于已取得并審核通過的采購發(fā)票，應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定的時(shí)間及時(shí)入賬。一般情況下，應(yīng)在發(fā)票取得當(dāng)月進(jìn)行入賬處理，確保財(cái)務(wù)報(bào)表能夠準(zhǔn)確反映公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果。2.對(duì)于跨期發(fā)票，如因特殊原因未能在當(dāng)月入賬的，應(yīng)在取得發(fā)票后的次月及時(shí)入賬，并在財(cái)務(wù)報(bào)表附注中進(jìn)行說明。（二）入賬憑證1.采購發(fā)票作為入賬的主要憑證，應(yīng)與相關(guān)的采購合同、驗(yàn)收單、入庫單等原始憑證一并作為記賬依據(jù)。記賬憑證應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求進(jìn)行編制，確保會(huì)計(jì)分錄的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。2.在編制記賬憑證時(shí)，應(yīng)根據(jù)發(fā)票的性質(zhì)和內(nèi)容，正確選擇會(huì)計(jì)科目進(jìn)行核算。如采購商品的發(fā)票，應(yīng)借記“庫存商品”、“應(yīng)交稅費(fèi)——應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”等科目；采購勞務(wù)的發(fā)票，應(yīng)根據(jù)勞務(wù)的用途借記相應(yīng)的成本費(fèi)用科目，貸記“應(yīng)付賬款”等科目。（三）入賬流程1.財(cái)務(wù)人員根據(jù)審核通過的發(fā)票及相關(guān)原始憑證，按照會(huì)計(jì)核算的要求編制記賬憑證。記賬憑證應(yīng)經(jīng)制單人、審核人、記賬人、會(huì)計(jì)主管等人員簽字或蓋章。2.將編制好的記賬憑證錄入財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。在錄入過程中，應(yīng)確保憑證信息的準(zhǔn)確無誤，如科目代碼、金額、摘要等。3.財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)生成相關(guān)的明細(xì)賬、總賬等財(cái)務(wù)報(bào)表，財(cái)務(wù)人員應(yīng)定期對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行核對(duì)和分析，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。六、采購發(fā)票的保管（一）保管責(zé)任1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)采購發(fā)票的保管工作，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票的整理、裝訂、歸檔和保管。2.發(fā)票保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守發(fā)票保管制度，確保發(fā)票的安全、完整，防止發(fā)票丟失、損毀、被盜等情況的發(fā)生。（二）保管方式1.采購發(fā)票應(yīng)按照發(fā)票的種類、號(hào)碼、日期等順序進(jìn)行整理，并裝訂成冊(cè)。裝訂時(shí)應(yīng)使用牢固的裝訂材料，確保發(fā)票的完整性和不易散落。2.發(fā)票裝訂成冊(cè)后，應(yīng)在封面上注明公司名稱、年度、月份、發(fā)票種類、號(hào)碼范圍、起止日期、裝訂人等信息，并加蓋財(cái)務(wù)專用章。3.發(fā)票應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或檔案柜中，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類存放，便于查閱和管理。（三）保管期限1.采購發(fā)票的保管期限按照國家稅收法律法規(guī)及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，發(fā)票的保管期限為10年。2.在保管期限屆滿后，如無特殊情況，經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，可按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀發(fā)票時(shí)，應(yīng)編制發(fā)票銷毀清單，注明發(fā)票種類、號(hào)碼、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購發(fā)票的開具、取得、審核、入賬及保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法及相關(guān)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。2.內(nèi)部審計(jì)人員在審計(jì)過程中，可通過查閱發(fā)票、合同、記賬憑證等資料，詢問相關(guān)人員，實(shí)地檢查等方式進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。對(duì)于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）外部檢查1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)等外部部門的檢查工作，如實(shí)提供采購發(fā)票及相關(guān)資料。對(duì)于外部部門提出的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并按照要求報(bào)送整改情況。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)關(guān)注國家稅收政策的變化，及時(shí)調(diào)整采購發(fā)票管理辦法，確保公司的采購發(fā)票管理活動(dòng)符合最新的法律法規(guī)及政策要求。八、罰則（一）對(duì)違反本辦法規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰：1.對(duì)于未按照規(guī)定取得發(fā)票的，責(zé)令限期改正，并處以罰款。如因未取得發(fā)票導(dǎo)致公司無法抵扣進(jìn)項(xiàng)稅額或遭受其他經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.對(duì)于取得虛假發(fā)票或虛開發(fā)票的，除按照稅收法律法規(guī)進(jìn)行處罰外，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。如給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)全額賠償公司損失。3.對(duì)于未按照規(guī)定開具發(fā)票的供應(yīng)商，公司應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期