郵件安全管理辦法一、總則（一）目的為加強公司郵件安全管理，保障公司信息資產安全，維護公司正常運營秩序，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司全體員工在工作中使用的各類郵件系統，包括但不限于公司內部自建郵件系統、外部郵件服務提供商提供的郵件系統等。（三）基本原則1.合法性原則：郵件安全管理應符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準要求。2.保密性原則：嚴格保護郵件內容的保密性，防止公司機密信息泄露。3.完整性原則：確保郵件內容在傳輸和存儲過程中的完整性，防止郵件被篡改。4.可用性原則：保障郵件系統的正常運行，確保員工能夠及時、準確地收發(fā)郵件。二、郵件系統使用規(guī)范（一）賬號管理1.員工應妥善保管個人郵件賬號及密碼，不得將賬號轉借他人使用。如發(fā)現賬號異常，應及時向公司IT部門報告。2.離職員工應及時辦理郵件賬號注銷手續(xù)，由所在部門負責人確認離職信息后，通知IT部門進行賬號處理。（二）郵件收發(fā)1.郵件主題應簡潔明了，準確反映郵件內容。嚴禁使用含義模糊、容易引起歧義的主題。2.郵件正文應語言規(guī)范、邏輯清晰。避免使用不文明、侮辱性或攻擊性語言。對于重要郵件，應進行必要的排版，確保內容易于閱讀。3.發(fā)送郵件時，應準確填寫收件人、抄送人和密送人信息。不得隨意添加無關人員，確保郵件發(fā)送范圍合理。對于涉及公司機密信息的郵件，應嚴格按照公司保密規(guī)定確定密送人范圍。4.嚴禁發(fā)送垃圾郵件、惡意郵件或進行郵件轟炸等影響公司網絡安全和正常運營的行為。（三）附件管理1.嚴格控制郵件附件大小，避免因附件過大導致郵件發(fā)送失敗或影響網絡傳輸速度。對于超大附件，應優(yōu)先考慮使用公司指定的文件共享平臺進行傳輸，并在郵件中提供共享鏈接。2.確保附件內容安全無害，不得攜帶病毒、木馬等惡意程序。在接收附件時，應先進行病毒查殺，確認安全后再打開。3.對于重要附件，應進行備份保存，以防郵件丟失或損壞。同時，應按照公司文件管理規(guī)定對附件進行分類存儲，便于日后查閱。三、郵件安全防護措施（一）網絡安全防護1.公司應部署防火墻、入侵檢測系統（IDS）或入侵防御系統（IPS）等網絡安全設備，對郵件系統進行實時監(jiān)控和防護，防止外部非法網絡攻擊。2.定期更新網絡安全設備的規(guī)則庫和病毒庫，確保其能夠有效抵御最新的網絡威脅。（二）郵件加密1.對于涉及公司機密信息的郵件，應采用加密技術進行傳輸。公司可選用符合國家相關標準的加密軟件或服務，對郵件內容進行加密處理。2.員工在發(fā)送加密郵件前，應確保收件人具備相應的解密能力，并提前與收件人溝通加密方式和密鑰等信息。（三）數據備份與恢復1.定期對郵件系統中的數據進行備份，備份頻率可根據公司業(yè)務需求確定，一般不少于每周一次。備份數據應存儲在安全可靠的介質上，并異地存放，以防止因本地災害等原因導致數據丟失。2.建立郵件數據恢復機制，定期進行數據恢復演練，確保在郵件系統出現故障或數據丟失時，能夠快速、準確地恢復數據，保障公司業(yè)務不受影響。四、郵件安全審計與監(jiān)督（一）審計機制1.公司應建立郵件安全審計系統，對郵件的收發(fā)、內容、附件等進行全面審計。審計系統應具備日志記錄、查詢、分析等功能，以便及時發(fā)現異常郵件行為。2.審計人員應定期對郵件審計記錄進行審查，重點關注涉及公司機密信息的郵件、異常的郵件收發(fā)行為等。對于發(fā)現的問題，應及時進行調查和處理，并記錄處理結果。（二）監(jiān)督檢查1.公司IT部門應定期對郵件系統的安全狀況進行檢查，包括網絡安全設備的運行情況、郵件加密措施的執(zhí)行情況、數據備份情況等。檢查結果應形成報告，提交給公司管理層。2.公司內部審計部門應不定期對郵件安全管理情況進行專項審計，審查郵件安全管理制度的執(zhí)行情況、郵件安全防護措施的有效性等。對于審計發(fā)現的問題，應提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。五、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.違反郵件賬號管理規(guī)定，轉借賬號或未及時注銷離職賬號的。2.發(fā)送或接收垃圾郵件、惡意郵件，影響公司網絡安全和正常運營的。3.泄露公司機密信息，通過郵件發(fā)送敏感內容的。4.違反郵件收發(fā)規(guī)范，郵件主題、正文不規(guī)范或隨意添加無關收件人的。5.未按規(guī)定對郵件附件進行安全處理，導致公司信息安全風險的。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現違規(guī)行為且情節(jié)較輕的員工，公司將給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴重的員工，公司將視情況給予書面警告、降職、降薪、辭退等處理，并依法追究其法律責任。3.因員工違規(guī)行為給公司造成經濟損失的，公司將要求其承擔相應的賠償責任。六、培訓與教育（一）培訓計劃1.公司應制定郵件安全培訓計劃，定期組織員工參加郵件安全知識培訓。培訓內容應包括郵件系統使用規(guī)范、安全防護措施、法律法規(guī)等方面。2.新員工入職時，應進行郵件安全基礎知識培訓，使其了解公司郵件安全管理要求，掌握基本的郵件安全操作技能。（二）教育宣傳1.通過公司內部網站、宣傳欄、郵件等多種渠道，宣傳郵件安全知識和公司郵件安全管理規(guī)定，提高員工的郵件安全意識。2.定期發(fā)布郵件安全提示信息，提醒員工注意郵件安全事項，如防范釣魚郵件、及時更新密碼等