存托管憑證管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范存托管憑證的管理，保障相關各方的合法權益，維護金融市場秩序，根據(jù)國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織涉及存托管憑證業(yè)務的所有部門、崗位及相關操作流程。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴格遵守國家法律法規(guī)、監(jiān)管要求以及行業(yè)通行的規(guī)范標準，確保存托管憑證業(yè)務的開展合法合規(guī)。2.安全性原則采取有效措施保障存托管憑證的存儲、流轉(zhuǎn)、使用等環(huán)節(jié)的安全，防止憑證丟失、損壞、被盜用或篡改等風險。3.準確性原則確保存托管憑證所記錄的信息準確無誤，與相關業(yè)務事實和數(shù)據(jù)保持一致，為業(yè)務決策提供可靠依據(jù)。4.保密性原則對存托管憑證涉及的商業(yè)秘密、客戶信息等予以嚴格保密，防止信息泄露給公司/組織帶來不利影響。二、存托管憑證的定義與分類（一）定義存托管憑證是指在特定業(yè)務場景下，用于證明資產(chǎn)的所有權、權益歸屬或相關業(yè)務操作記錄的電子化或紙質(zhì)化憑證。它記錄了資產(chǎn)的詳細信息、業(yè)務交易流程以及相關責任主體等內(nèi)容，是保障業(yè)務順利進行和明確各方權利義務的重要依據(jù)。（二）分類1.資產(chǎn)所有權憑證用于證明公司/組織對特定資產(chǎn)的所有權，如股權證書、房產(chǎn)所有權證等。這類憑證明確了資產(chǎn)的歸屬主體，是資產(chǎn)權益的核心證明文件。2.業(yè)務操作記錄憑證記錄公司/組織內(nèi)部各項業(yè)務操作的過程和結(jié)果，如交易確認單、業(yè)務審批文件、資金收付憑證等。它們反映了業(yè)務活動的軌跡，為業(yè)務追溯、審計和風險管理提供支持。3.權益證明憑證體現(xiàn)公司/組織或客戶在特定業(yè)務關系中的權益，如債權憑證、收益分配憑證等。這些憑證確定了相關方在經(jīng)濟利益分配中的地位和份額。三、存托管憑證的生成與獲?。ㄒ唬┥闪鞒?.業(yè)務發(fā)起相關業(yè)務部門根據(jù)實際業(yè)務需求，發(fā)起存托管憑證生成申請，明確憑證所涉及的業(yè)務事項、資產(chǎn)信息、權益內(nèi)容等詳細信息，并提交至指定的審核環(huán)節(jié)。2.信息審核審核部門對業(yè)務發(fā)起部門提交的申請信息進行全面審核，確保信息的真實性、準確性和完整性。審核內(nèi)容包括業(yè)務合規(guī)性、數(shù)據(jù)一致性、權限有效性等方面。對于審核通過的申請，進入憑證生成環(huán)節(jié)；對于審核不通過的申請，及時反饋給業(yè)務發(fā)起部門并說明原因，要求其進行修正或補充材料。3.憑證生成依據(jù)審核通過的申請信息，由系統(tǒng)或人工按照既定的格式和規(guī)則生成存托管憑證。生成過程應確保憑證內(nèi)容與申請信息一致，并進行加密處理，以保障憑證的安全性和完整性。生成后的憑證應進行編號管理，以便于查詢和追溯。（二）獲取方式1.系統(tǒng)下載對于電子化的存托管憑證，相關人員可通過公司/組織內(nèi)部的業(yè)務系統(tǒng)，按照規(guī)定的權限和流程進行下載。下載過程應進行身份驗證和記錄，確保下載操作的可追溯性。2.紙質(zhì)領取如需獲取紙質(zhì)存托管憑證，業(yè)務人員應填寫領取申請表，經(jīng)審批后到指定地點領取。領取時應進行簽收登記，記錄領取時間、領取人、憑證編號等信息。四、存托管憑證的存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲采用安全可靠的電子存儲系統(tǒng)，對存托管憑證進行集中存儲。電子存儲系統(tǒng)應具備數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)恢復等功能，確保憑證數(shù)據(jù)的安全性和可用性。同時，應定期對電子存儲設備進行檢查和維護，防止設備故障導致數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存儲對于紙質(zhì)存托管憑證，應設立專門的檔案庫進行存放。檔案庫應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保紙質(zhì)憑證的完好無損。紙質(zhì)憑證應按照類別、日期、編號等進行分類存放，并建立詳細的檔案索引，便于查找和調(diào)閱。（二）保管責任1.指定專人負責公司/組織應指定專門的人員負責存托管憑證的保管工作，明確其職責和權限。保管人員應具備專業(yè)的知識和技能，熟悉存托管憑證的管理流程和安全要求。2.定期盤點與核對保管人員應定期對存托管憑證進行盤點和核對，確保電子存儲數(shù)據(jù)與紙質(zhì)憑證記錄一致。盤點周期應根據(jù)實際情況確定，但至少每年進行一次全面盤點。對于發(fā)現(xiàn)的差異或問題，應及時進行調(diào)查和處理，并記錄相關情況。3.安全防護措施保管人員應采取必要的安全防護措施，防止存托管憑證受到自然災害、人為破壞或其他意外事件的影響。如發(fā)生安全事故，應立即啟動應急預案，采取措施保護憑證安全，并及時向上級報告。五、存托管憑證的使用與流轉(zhuǎn)（一）使用權限1.明確業(yè)務場景與權限范圍根據(jù)公司/組織的業(yè)務規(guī)定，明確不同部門、崗位人員對存托管憑證的使用權限。例如，財務部門在進行資金結(jié)算時可使用相關的資金收付憑證；業(yè)務部門在開展業(yè)務合作時可依據(jù)合同協(xié)議使用對應的權益證明憑證等。使用權限應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，嚴禁越權操作。2.審批流程對于涉及重要業(yè)務決策、大額資金交易、重大資產(chǎn)處置等關鍵業(yè)務場景下存托管憑證的使用，應建立嚴格的審批流程。使用部門需提交詳細的使用申請，說明使用目的、憑證信息、涉及金額等內(nèi)容，經(jīng)相關部門負責人、分管領導直至最高管理層審批通過后方可使用。（二）流轉(zhuǎn)程序1.內(nèi)部流轉(zhuǎn)在公司/組織內(nèi)部各部門之間進行存托管憑證流轉(zhuǎn)時，應填寫流轉(zhuǎn)申請表，注明流轉(zhuǎn)原因、憑證信息、接收部門等內(nèi)容。流轉(zhuǎn)申請表經(jīng)審批后，由專人負責將憑證傳遞給接收部門，并辦理簽收手續(xù)。接收部門應對收到的憑證進行認真核對，確保憑證的真實性和完整性。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與流轉(zhuǎn)部門溝通解決。2.外部流轉(zhuǎn)涉及與外部機構進行存托管憑證流轉(zhuǎn)時，應按照雙方約定的方式和流程進行操作。通常需要簽訂相關的協(xié)議或合同，明確雙方的權利義務、憑證交付方式、保密條款等內(nèi)容。在流轉(zhuǎn)過程中，應采取安全可靠的傳輸方式，如加密郵件、專人送達等，確保憑證在傳輸過程中的安全性。同時，應要求外部機構出具簽收確認文件，作為憑證流轉(zhuǎn)的有效記錄。六、存托管憑證的變更與注銷（一）變更情形1.業(yè)務信息變更當存托管憑證所涉及的業(yè)務事項、資產(chǎn)信息、權益內(nèi)容等發(fā)生變更時，應及時對憑證進行變更處理。例如，股權結(jié)構發(fā)生變化、資產(chǎn)價值調(diào)整、業(yè)務合作條款變更等情況，均需相應修改存托管憑證的相關信息。2.格式或編號調(diào)整根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要或行業(yè)規(guī)范要求，對存托管憑證的格式、編號規(guī)則等進行調(diào)整時，應確保變更后的憑證格式和編號能夠與原憑證有效銜接，同時保證業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)能夠正確識別和處理新的憑證信息。（二）變更流程1.申請與審核業(yè)務部門提出存托管憑證變更申請，詳細說明變更的內(nèi)容和原因，并提交相關證明材料。審核部門對變更申請進行審核，重點審查變更的必要性、合規(guī)性以及對相關業(yè)務的影響。審核通過后，進入憑證變更實施環(huán)節(jié)。2.變更實施根據(jù)審核意見，由系統(tǒng)維護人員或檔案管理人員按照規(guī)定的程序?qū)Υ嫱泄軕{證進行變更操作。對于電子憑證，應在業(yè)務系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)更新，并確保備份數(shù)據(jù)的同步變更；對于紙質(zhì)憑證，應在檔案庫中對相應憑證進行修改或重新制作，并更新檔案索引信息。變更完成后，應對變更結(jié)果進行驗證，確保憑證信息準確無誤。（三）注銷條件1.業(yè)務完成當存托管憑證所對應的業(yè)務事項已全部完成，且相關的權利義務已履行完畢，不再需要該憑證作為證明時，可申請注銷存托管憑證。2.憑證作廢因憑證遺失、損壞、被盜用或其他原因?qū)е聭{證失去有效性，且無法通過補辦或變更等方式恢復其正常使用功能時，應及時注銷該憑證。（四）注銷流程1.申請與審批業(yè)務部門提交存托管憑證注銷申請，說明注銷原因及相關業(yè)務情況。審批部門對注銷申請進行嚴格審批，核實業(yè)務完成情況、憑證狀態(tài)以及對其他業(yè)務的影響。審批通過后，方可進行注銷操作。2.注銷操作對于電子存托管憑證，在業(yè)務系統(tǒng)中進行注銷標記，并刪除相關數(shù)據(jù)記錄；對于紙質(zhì)存托管憑證，應將其收回并進行銷毀處理。銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員、憑證編號等信息，確保注銷操作可追溯。同時，應對相關的檔案索引和業(yè)務記錄進行更新，以反映憑證已注銷的狀態(tài)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.設立監(jiān)督崗位公司/組織應設立專門的內(nèi)部監(jiān)督崗位，負責對存托管憑證管理工作進行定期檢查和不定期抽查。監(jiān)督人員應具備獨立的監(jiān)督職責，不受其他業(yè)務部門的干擾，確保監(jiān)督工作的公正性和客觀性。2.監(jiān)督內(nèi)容與頻率監(jiān)督內(nèi)容包括存托管憑證的生成、獲取、存儲、使用、流轉(zhuǎn)、變更、注銷等各個環(huán)節(jié)的合規(guī)性、準確性和安全性。監(jiān)督頻率應根據(jù)業(yè)務規(guī)模和風險程度確定，原則上每月至少進行一次常規(guī)檢查，每季度進行一次全面檢查。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）外部審計與監(jiān)管1.定期審計公司/組織應定期聘請外部審計機構對存托管憑證管理工作進行審計，審計周期一般為每年一次。審計機構應按照相關審計準則和法規(guī)要求，對存托管憑證管理的內(nèi)部控制制度、業(yè)務操作流程、財務記錄等進行全面審查，并出具審計報告。2.配合監(jiān)管檢查積極配合監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供存托管憑證管理的相關資料和信息。對于監(jiān)管部門提出的問題和要求，應認真整改落實，并按時報送整改情況報告。八、風險評估與應對（一）風險識別1.合規(guī)風險存托管憑證業(yè)務可能因違反法律法規(guī)、監(jiān)管要求而面臨合規(guī)風險，如憑證生成與使用不符合規(guī)定、信息披露不完整等。2.安全風險包括電子憑證數(shù)據(jù)泄露、紙質(zhì)憑證丟失或被盜用、存儲設備故障等導致的存托管憑證安全風險，可能影響業(yè)務的正常開展和相關方的權益。3.操作風險因業(yè)務人員操作失誤、流程不完善等原因引發(fā)的風險，如憑證信息錄入錯誤、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)失控等。4.信用風險涉及存托管憑證的業(yè)務交易中，交易對手可能出現(xiàn)違約行為，導致公司/組織面臨信用風險。（二）風險評估1.建立風險評估指標體系制定科學合理的風險評估指標，對識別出的各類風險進行量化評估。例如，對于合規(guī)風險，可通過違規(guī)事項發(fā)生的頻率、違規(guī)行為的嚴重程度等指標進行衡量；對于安全風險，可根據(jù)安全事件發(fā)生的概率、造成的損失大小等進行評估。2.定期風險評估至少每年組織一次全面的風險評估工作，對存托管憑證管理業(yè)務的風險狀況進行動態(tài)監(jiān)測和分析。根據(jù)風險評估結(jié)果，確定風險等級，為風險應對策略的制定提供依據(jù)。（三）風險應對措施1.合規(guī)風險應對加強法律法規(guī)和監(jiān)管政策的學習與培訓，確保業(yè)務人員熟悉相關規(guī)定并嚴格執(zhí)行。建立健全內(nèi)部合規(guī)審查機制，對存托管憑證業(yè)務的各個環(huán)節(jié)進行合規(guī)把關，及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的合規(guī)問題。2.安全風險應對完善安全防護措施，如加強電子存儲系統(tǒng)的加密技術、安裝防火墻和入侵檢測系統(tǒng)、定期進行數(shù)據(jù)備份等。強化紙質(zhì)憑證的保管措施，增加存儲場所的安全性。同時，制定應急預案，一旦發(fā)生安全事件，能夠迅速采取措施降低損失，并及時進行調(diào)查和處理。3.操作風險應對優(yōu)化業(yè)務操作流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和責任要求，減少操作失誤的可能性。加強業(yè)務人員的培訓，提高其業(yè)務水平和風險意識。建立操作風險監(jiān)控機制，對關鍵操作環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和預警異常操作行為。4.信用