工行詢證函管理辦法一、總則（一）目的本辦法旨在規(guī)范中國(guó)工商銀行（以下簡(jiǎn)稱“工行”）詢證函的管理，確保詢證函業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確、及時(shí)、安全處理，維護(hù)銀行及客戶的合法權(quán)益，提高詢證函業(yè)務(wù)的工作效率和質(zhì)量，為工行各項(xiàng)業(yè)務(wù)的穩(wěn)健發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本辦法適用于工行各級(jí)機(jī)構(gòu)在辦理涉及詢證函業(yè)務(wù)時(shí)的操作與管理，包括但不限于各類存款、貸款、往來款項(xiàng)、擔(dān)保、委托貸款等業(yè)務(wù)的詢證。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則詢證函業(yè)務(wù)的辦理必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及工行內(nèi)部規(guī)章制度，確保業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則詢證函內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映客戶的業(yè)務(wù)狀況，確保信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。3.保密原則對(duì)詢證函涉及的客戶信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)嚴(yán)格保密，防止信息泄露，保障客戶的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。4.及時(shí)高效原則在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成詢證函的受理、審核、回復(fù)等工作，提高工作效率，滿足客戶需求。二、詢證函的受理（一）受理渠道1.客戶提交客戶可通過工行營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)、網(wǎng)上銀行、手機(jī)銀行等渠道向工行提交詢證函申請(qǐng)。營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)應(yīng)設(shè)立專門的詢證函受理窗口，配備必要的設(shè)備和人員，為客戶提供便捷的服務(wù)。2.會(huì)計(jì)師事務(wù)所等機(jī)構(gòu)送達(dá)會(huì)計(jì)師事務(wù)所等依法設(shè)立并承辦注冊(cè)會(huì)計(jì)師業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)（以下簡(jiǎn)稱“事務(wù)所”）可直接將詢證函送達(dá)工行指定的營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)或通過郵寄等方式送達(dá)。（二）受理要求1.申請(qǐng)材料完整性客戶提交詢證函申請(qǐng)時(shí)，應(yīng)提供完整的申請(qǐng)材料，包括詢證函原件、相關(guān)業(yè)務(wù)證明文件等。事務(wù)所送達(dá)的詢證函應(yīng)加蓋事務(wù)所公章，并注明委托事項(xiàng)、被詢證單位名稱、賬號(hào)、金額等詳細(xì)信息。2.信息準(zhǔn)確性受理人員應(yīng)對(duì)申請(qǐng)材料中的信息進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保詢證函內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。如發(fā)現(xiàn)信息不完整或存在疑問，應(yīng)及時(shí)與客戶或事務(wù)所溝通，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。3.合規(guī)性審查受理人員應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和工行內(nèi)部規(guī)定，對(duì)詢證函業(yè)務(wù)的合規(guī)性進(jìn)行審查。對(duì)于不符合規(guī)定的詢證函申請(qǐng)，應(yīng)不予受理，并向客戶或事務(wù)所說明理由。（三）受理流程1.客戶或事務(wù)所提交申請(qǐng)材料客戶或事務(wù)所將詢證函及相關(guān)材料提交至工行營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)受理窗口或通過郵寄等方式送達(dá)。2.受理人員接收并初審受理人員接收申請(qǐng)材料后，對(duì)材料的完整性、信息準(zhǔn)確性和合規(guī)性進(jìn)行初審。初審合格的，在系統(tǒng)中進(jìn)行登記，并將申請(qǐng)材料傳遞至相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核。3.業(yè)務(wù)部門審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門收到申請(qǐng)材料后，對(duì)詢證函涉及的業(yè)務(wù)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括業(yè)務(wù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與受理人員或客戶溝通，要求補(bǔ)充或更正相關(guān)信息，必要時(shí)可進(jìn)行實(shí)地核實(shí)。4.審核通過后反饋受理結(jié)果業(yè)務(wù)部門審核通過后，將審核意見反饋至受理人員。受理人員根據(jù)審核意見，向客戶或事務(wù)所反饋受理結(jié)果。如受理成功，告知客戶或事務(wù)所詢證函處理的預(yù)計(jì)時(shí)間；如受理失敗，說明原因。三、詢證函的審核（一）審核要點(diǎn)1.業(yè)務(wù)真實(shí)性審核詢證函所涉及的業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，相關(guān)合同、協(xié)議、憑證等是否齊全，是否能夠證明業(yè)務(wù)的真實(shí)性。2.信息準(zhǔn)確性核對(duì)詢證函中各項(xiàng)信息與工行內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)記錄是否一致，包括客戶名稱、賬號(hào)、金額、業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間等。如發(fā)現(xiàn)信息不一致，應(yīng)要求客戶或事務(wù)所提供合理的解釋和更正說明。3.合規(guī)性審查審查詢證函業(yè)務(wù)是否符合國(guó)家法律法規(guī)、金融監(jiān)管規(guī)定以及工行內(nèi)部規(guī)章制度的要求。例如，對(duì)于涉及擔(dān)保業(yè)務(wù)的詢證函，應(yīng)審核擔(dān)保合同是否合法有效，擔(dān)保金額是否與實(shí)際擔(dān)保情況相符等。4.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估對(duì)詢證函業(yè)務(wù)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，如客戶信用風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較高的業(yè)務(wù)，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控措施，如加強(qiáng)審核力度、要求客戶提供額外的擔(dān)保等。（二）審核流程1.初審受理人員在接收申請(qǐng)材料后，按照審核要點(diǎn)進(jìn)行初審。初審主要對(duì)材料的完整性、信息準(zhǔn)確性和合規(guī)性進(jìn)行初步審查，確保申請(qǐng)材料符合基本要求。2.業(yè)務(wù)部門審核相關(guān)業(yè)務(wù)部門收到初審?fù)ㄟ^的申請(qǐng)材料后，進(jìn)行詳細(xì)審核。業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)職責(zé)，對(duì)詢證函涉及的業(yè)務(wù)進(jìn)行全面審查，核實(shí)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。審核過程中，可通過查閱業(yè)務(wù)檔案、與客戶溝通、實(shí)地核實(shí)等方式獲取相關(guān)信息。3.終審對(duì)于金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高或涉及重要客戶的詢證函業(yè)務(wù)，應(yīng)進(jìn)行終審。終審由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)人員進(jìn)行，對(duì)審核結(jié)果進(jìn)行最終確認(rèn)。終審人員應(yīng)綜合考慮初審和業(yè)務(wù)部門審核意見，對(duì)詢證函業(yè)務(wù)的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)狀況等進(jìn)行全面評(píng)估，做出終審決定。（三）審核記錄與存檔1.審核記錄審核人員應(yīng)在詢證函審核過程中做好審核記錄，包括審核時(shí)間、審核人員、審核意見、發(fā)現(xiàn)的問題及處理情況等。審核記錄應(yīng)詳細(xì)、準(zhǔn)確，能夠反映審核過程和結(jié)果。2.存檔管理審核通過的詢證函申請(qǐng)材料及審核記錄應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和工行內(nèi)部規(guī)定的要求，以便日后查閱和審計(jì)。四、詢證函的回復(fù)（一）回復(fù)原則1.據(jù)實(shí)回復(fù)原則工行應(yīng)根據(jù)詢證函所涉及的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，如實(shí)、準(zhǔn)確地回復(fù)詢證函內(nèi)容，不得虛假回復(fù)或隱瞞重要信息。2.規(guī)范格式原則回復(fù)詢證函應(yīng)使用統(tǒng)一的格式和規(guī)范用語，確?；貜?fù)內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、易于理解?；貜?fù)函應(yīng)加蓋工行公章，并注明回復(fù)日期。3.及時(shí)回復(fù)原則在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成詢證函的回復(fù)工作，確?？蛻艋蚴聞?wù)所能夠及時(shí)獲取回復(fù)信息，不影響業(yè)務(wù)辦理進(jìn)度。（二）回復(fù)流程1.業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備回復(fù)內(nèi)容審核通過后，業(yè)務(wù)部門根據(jù)詢證函涉及的業(yè)務(wù)情況，準(zhǔn)備回復(fù)內(nèi)容?；貜?fù)內(nèi)容應(yīng)包括詢證函所要求的各項(xiàng)信息，如存款余額、貸款余額、往來款項(xiàng)明細(xì)等，并確保信息與工行內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)記錄一致。2.合規(guī)審查與審批業(yè)務(wù)部門準(zhǔn)備好回復(fù)內(nèi)容后，提交至合規(guī)部門進(jìn)行合規(guī)審查。合規(guī)部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和工行內(nèi)部規(guī)定，對(duì)回復(fù)內(nèi)容的合規(guī)性進(jìn)行審查。審查通過后，回復(fù)內(nèi)容提交至有權(quán)審批人進(jìn)行審批。有權(quán)審批人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)情況和風(fēng)險(xiǎn)狀況，對(duì)回復(fù)內(nèi)容進(jìn)行最終審批。3.回復(fù)函出具與送達(dá)經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門按照統(tǒng)一格式出具回復(fù)函，并加蓋工行公章?；貜?fù)函可通過郵寄、專人送達(dá)或客戶指定的其他方式送達(dá)客戶或事務(wù)所。送達(dá)時(shí)，應(yīng)要求接收方在送達(dá)回執(zhí)上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.無法準(zhǔn)確回復(fù)的情況如因業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)缺失、系統(tǒng)故障等原因無法準(zhǔn)確回復(fù)詢證函的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)與客戶或事務(wù)所溝通，說明情況，并協(xié)商解決方案。解決方案可包括補(bǔ)充相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、提供替代證明材料等。在解決問題后，及時(shí)完成詢證函的回復(fù)工作。2.涉及法律糾紛或其他復(fù)雜情況的處理對(duì)于涉及法律糾紛或其他復(fù)雜情況的詢證函業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)報(bào)告，并與法律合規(guī)部門等相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)。在確保合法合規(guī)的前提下，制定妥善的處理方案，謹(jǐn)慎回復(fù)詢證函，避免給工行帶來法律風(fēng)險(xiǎn)或其他不利影響。五、詢證函的收費(fèi)管理（一）收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)工行應(yīng)按照國(guó)家物價(jià)部門規(guī)定的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)收取詢證函業(yè)務(wù)費(fèi)用。收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在營(yíng)業(yè)網(wǎng)點(diǎn)顯著位置公示，并通過工行官方網(wǎng)站等渠道向社會(huì)公開，確?？蛻糁闄?quán)。（二）收費(fèi)方式1.客戶支付對(duì)于由客戶提交詢證函申請(qǐng)的業(yè)務(wù)，可根據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)向客戶收取詢證函業(yè)務(wù)費(fèi)用。收費(fèi)方式可包括現(xiàn)金支付、轉(zhuǎn)賬支付、網(wǎng)上銀行支付等?？蛻糁Ц顿M(fèi)用后，應(yīng)開具正式發(fā)票。2.事務(wù)所支付對(duì)于由事務(wù)所送達(dá)詢證函的業(yè)務(wù)，可根據(jù)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)向事務(wù)所收取詢證函業(yè)務(wù)費(fèi)用。收費(fèi)方式可包括轉(zhuǎn)賬支付、郵寄支付等。事務(wù)所支付費(fèi)用后，應(yīng)開具正式發(fā)票。（三）收費(fèi)管理與監(jiān)督1.收費(fèi)登記與核算業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立詢證函業(yè)務(wù)收費(fèi)登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每筆詢證函業(yè)務(wù)的收費(fèi)情況，包括收費(fèi)金額、收費(fèi)時(shí)間、收費(fèi)方式、客戶或事務(wù)所名稱等。財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)收費(fèi)情況進(jìn)行核算，確保收費(fèi)準(zhǔn)確無誤。2.監(jiān)督檢查內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)詢證函業(yè)務(wù)收費(fèi)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、收費(fèi)方式是否合規(guī)、收費(fèi)登記與核算是否準(zhǔn)確等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促相關(guān)部門進(jìn)行整改，確保收費(fèi)管理規(guī)范。六、詢證函的檔案管理（一）檔案范圍詢證函業(yè)務(wù)檔案包括客戶提交的詢證函申請(qǐng)材料、審核記錄、回復(fù)函及送達(dá)回執(zhí)等相關(guān)資料。（二）檔案整理與歸檔1.整理要求業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)詢證函業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整理。整理內(nèi)容包括對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂等，確保檔案資料完整、有序。2.歸檔流程整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。檔案管理部門應(yīng)按照檔案保管期限和分類要求，將檔案資料妥善存放，便于日后查閱和管理。（三）檔案保管期限詢證函業(yè)務(wù)檔案的保管期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和工行內(nèi)部規(guī)定的要求。一般情況下，檔案保管期限為[X]年，自業(yè)務(wù)辦結(jié)之日起計(jì)算。對(duì)于涉及重要客戶、重大業(yè)務(wù)或存在法律糾紛的詢證函業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）檔案查閱與借閱1.查閱規(guī)定因工作需要查閱詢證函業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批。查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行其他違規(guī)操作。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱詢證函業(yè)務(wù)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱原因、借閱期限、借閱人等信息，并經(jīng)有權(quán)審批人審批。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案。借閱期間，借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或進(jìn)行其他損壞檔案的行為。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門自查業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)詢證函業(yè)務(wù)辦理情況進(jìn)行自查，檢查業(yè)務(wù)操作是否符合本辦法規(guī)定，審核流程是否規(guī)范，回復(fù)內(nèi)容是否準(zhǔn)確、及時(shí)等。自查發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并將自查情況和整改結(jié)果報(bào)告上級(jí)部門。2.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)詢證函業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查業(yè)務(wù)的合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)狀況、收費(fèi)管理、檔案管理等方面的情況。審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)下達(dá)審計(jì)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。（二）外部監(jiān)管工行應(yīng)積極配合國(guó)家金融監(jiān)管部門的監(jiān)督檢查，按照監(jiān)管要求及時(shí)提供詢證函業(yè)