文件及記錄管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件及記錄的管理，確保文件的有效控制和記錄的真實(shí)完整，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，保障公司各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化開(kāi)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的各類(lèi)文件及記錄的管理。（三）定義1.文件：指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括但不限于政策文件、規(guī)章制度、操作規(guī)程、通知、報(bào)告、合同、協(xié)議等。2.記錄：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的反映活動(dòng)實(shí)際情況的各種數(shù)據(jù)、表格、單據(jù)、憑證等，是活動(dòng)的證據(jù)性文件。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件及記錄實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保文件和記錄的完整性、準(zhǔn)確性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工，明確各級(jí)部門(mén)在文件及記錄管理中的職責(zé)，分級(jí)負(fù)責(zé)文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、保管和記錄的填寫(xiě)、收集、整理、歸檔等工作。3.有效控制原則：對(duì)文件的形成、流轉(zhuǎn)、使用、保管和記錄的全過(guò)程進(jìn)行有效控制，確保文件和記錄的質(zhì)量，防止文件和記錄的丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。4.便于查詢?cè)瓌t：文件和記錄的管理應(yīng)便于查詢和使用，以滿足公司內(nèi)部管理和外部審計(jì)、檢查等工作的需要。二、文件管理（一）文件分類(lèi)1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類(lèi)行政管理制度、通知、通報(bào)、報(bào)告等，用于規(guī)范公司行政管理工作。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)文件、生產(chǎn)管理文件、財(cái)務(wù)管理文件、人力資源管理文件等。3.技術(shù)文件：與公司技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品生產(chǎn)、工程建設(shè)等相關(guān)的文件，包括技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件等。4.外來(lái)文件：公司從外部獲取的與公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)相關(guān)的文件，如法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、供應(yīng)商提供的技術(shù)文件等。（二）文件編號(hào)1.公司對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件編號(hào)應(yīng)包含文件類(lèi)別代碼、年份代碼、順序號(hào)等信息，具體編號(hào)格式如下：行政文件：XZ[年份][順序號(hào)]業(yè)務(wù)文件：YW[業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼][年份][順序號(hào)]技術(shù)文件：JS[技術(shù)領(lǐng)域代碼][年份][順序號(hào)]外來(lái)文件：WL[文件來(lái)源代碼][年份][順序號(hào)]3.文件類(lèi)別代碼、業(yè)務(wù)類(lèi)別代碼、技術(shù)領(lǐng)域代碼、文件來(lái)源代碼等應(yīng)根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行明確規(guī)定，并在文件編號(hào)管理系統(tǒng)中進(jìn)行維護(hù)。（三）文件起草1.文件起草部門(mén)應(yīng)根據(jù)工作需要和公司相關(guān)要求，認(rèn)真撰寫(xiě)文件內(nèi)容，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和可操作性。2.文件起草人應(yīng)明確文件的主題、目的、適用范圍、主要內(nèi)容、實(shí)施要求等，并對(duì)文件內(nèi)容的真實(shí)性和合法性負(fù)責(zé)。3.文件起草過(guò)程中應(yīng)充分征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)，涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)由牽頭部門(mén)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)簽。（四）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交至審核部門(mén)進(jìn)行審核。審核部門(mén)應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、邏輯等進(jìn)行全面審查，確保文件符合公司相關(guān)規(guī)定和要求。2.審核人應(yīng)在文件審核意見(jiàn)欄中填寫(xiě)審核意見(jiàn)，并簽字確認(rèn)。審核意見(jiàn)應(yīng)明確指出文件存在的問(wèn)題及修改建議，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)對(duì)文件進(jìn)行修改完善。3.對(duì)于重要文件或涉及公司重大利益的文件，應(yīng)提交公司高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。（五）文件批準(zhǔn)1.文件經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或其授權(quán)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行批準(zhǔn)。批準(zhǔn)人應(yīng)對(duì)文件的整體質(zhì)量和實(shí)施效果負(fù)責(zé)，并在文件上簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)和姓名、日期。2.文件批準(zhǔn)后，方可正式發(fā)布實(shí)施。未經(jīng)批準(zhǔn)的文件不得發(fā)布和使用。（六）文件發(fā)布1.文件發(fā)布應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞剑_保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)部門(mén)和人員。文件發(fā)布方式可包括公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、電子郵件、紙質(zhì)文件發(fā)放等。2.文件發(fā)布時(shí)應(yīng)明確文件的生效日期、適用范圍等信息，并對(duì)文件的發(fā)放范圍進(jìn)行記錄。3.對(duì)于需要保密的文件，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行發(fā)放和管理，嚴(yán)格控制文件的知悉范圍。（七）文件使用1.各部門(mén)和人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求和范圍使用文件，確保文件的正確執(zhí)行。2.文件使用過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或需要修改，應(yīng)及時(shí)向文件管理部門(mén)反饋，由文件管理部門(mén)按照文件修訂程序進(jìn)行處理。3.嚴(yán)禁擅自修改、偽造、變?cè)煳募?nèi)容，如有違反，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。（八）文件保管1.文件管理部門(mén)應(yīng)建立健全文件保管制度，對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)存放，確保文件的安全、完整。2.文件保管應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)丟失。3.文件保管期限應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)、重要程度和相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行確定，對(duì)于超過(guò)保管期限的文件，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（九）文件修訂1.文件在實(shí)施過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題或需要進(jìn)行修訂，由文件起草部門(mén)或相關(guān)部門(mén)提出修訂申請(qǐng)。2.修訂申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容、范圍等，并提交修訂后的文件草案。3.文件修訂程序與文件起草、審核、批準(zhǔn)程序相同，修訂后的文件應(yīng)重新發(fā)布實(shí)施，并注明修訂版本號(hào)和修訂日期。（十）文件廢止1.文件因法律法規(guī)變更、公司業(yè)務(wù)調(diào)整、文件內(nèi)容過(guò)時(shí)等原因不再適用時(shí)，由文件管理部門(mén)提出廢止申請(qǐng)。2.廢止申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明廢止的原因和文件名稱(chēng)、編號(hào)等信息，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件經(jīng)批準(zhǔn)廢止后，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和人員停止使用，并按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。三、記錄管理（一）記錄分類(lèi)1.業(yè)務(wù)記錄：與公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的記錄，如銷(xiāo)售記錄、采購(gòu)記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。2.管理記錄：反映公司行政管理工作情況的記錄，如會(huì)議記錄、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核記錄等。3.財(cái)務(wù)記錄：與公司財(cái)務(wù)管理相關(guān)的記錄，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.其他記錄：除上述記錄之外的其他記錄，如合同評(píng)審記錄、客戶投訴處理記錄等。（二）記錄填寫(xiě)1.記錄填寫(xiě)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得漏填、錯(cuò)填、涂改。記錄填寫(xiě)人應(yīng)對(duì)記錄內(nèi)容的真實(shí)性負(fù)責(zé)。2.記錄填寫(xiě)應(yīng)使用規(guī)范的格式和用語(yǔ)，字跡清晰，易于辨認(rèn)。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)采用電子簽名等方式確保記錄的真實(shí)性和完整性。（三）記錄收集1.各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的記錄，并移交至記錄管理部門(mén)。2.記錄收集過(guò)程中應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性，如發(fā)現(xiàn)記錄存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與記錄填寫(xiě)人溝通核實(shí)。3.對(duì)于外部獲取的記錄，如供應(yīng)商提供的發(fā)票、檢驗(yàn)報(bào)告等，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和管理。（四）記錄整理1.記錄管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)收集到的記錄進(jìn)行整理，按照記錄分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)，確保記錄的有序存放。2.記錄整理過(guò)程中應(yīng)剔除重復(fù)、無(wú)效的記錄，對(duì)記錄進(jìn)行裝訂、歸檔等處理，便于查詢和使用。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和存儲(chǔ)，并建立電子記錄索引，方便快速檢索。（五）記錄歸檔1.記錄整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔記錄應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行存放，確保檔案的安全、完整。2.歸檔記錄應(yīng)編制檔案目錄，注明記錄名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息，便于查詢和管理。3.對(duì)于重要記錄或具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的記錄，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行歸檔，并進(jìn)行異地備份存儲(chǔ)。（六）記錄保管1.記錄保管期限應(yīng)根據(jù)記錄的性質(zhì)、重要程度和相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行確定，對(duì)于超過(guò)保管期限的記錄，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。2.記錄保管應(yīng)確保記錄的安全，防止記錄丟失、損壞、篡改等情況發(fā)生。記錄保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的記錄，應(yīng)按照公司保密制度的要求進(jìn)行保管，嚴(yán)格控制記錄的查閱和使用權(quán)限。（七）記錄查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱記錄的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意后，查閱人應(yīng)在記錄管理部門(mén)指定的地點(diǎn)查閱記錄，查閱過(guò)程中應(yīng)遵守記錄管理部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、帶出記錄等。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的記錄，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，不得泄露記錄內(nèi)容。（八）記錄借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱記錄時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《記錄借閱申請(qǐng)表》，注明借閱記錄的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息，并提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.經(jīng)審批同意后，借閱人應(yīng)在記錄管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)[具體期限]天，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在記錄上涂改、損壞，借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還記錄管理部門(mén)。（九）記錄銷(xiāo)毀1.記錄保管期限屆滿或因其他原因需要銷(xiāo)毀時(shí)，由記錄管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀申請(qǐng)。2.銷(xiāo)毀申請(qǐng)應(yīng)說(shuō)明銷(xiāo)毀記錄的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息，并提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)