家具廠采購管理辦法總則目的為加強家具廠采購管理，規(guī)范采購行為，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，提高采購效率，保障家具廠生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，根據(jù)國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本廠實際情況，特制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本廠所有原材料、零部件、設備、辦公用品、勞保用品等物資的采購活動，以及與采購相關的供應商管理、采購合同管理等工作。采購原則1.公開透明原則：采購活動應公開、公平、公正，接受廠內(nèi)各部門和員工的監(jiān)督。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：在保證采購物資質(zhì)量的前提下，兼顧價格和交貨期。3.成本效益原則：通過合理的采購方式和談判技巧，降低采購成本，提高采購效益。4.誠信合作原則：與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，誠實守信，共同發(fā)展。采購管理機構及職責采購管理委員會1.組成：由廠長、各部門負責人等組成。2.職責制定本廠采購戰(zhàn)略和政策。審定重大采購項目和采購合同。協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。采購部門1.職責負責編制采購計劃和采購預算。尋找、評估和選擇供應商。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量到貨。處理采購過程中的質(zhì)量問題和糾紛。建立和維護供應商檔案和采購信息數(shù)據(jù)庫。其他部門1.生產(chǎn)部門：根據(jù)生產(chǎn)計劃提出物資需求計劃，參與采購物資的質(zhì)量驗收。2.技術部門：提供采購物資的技術要求和標準，參與供應商的技術評估和采購物資的技術驗收。3.質(zhì)量部門：負責采購物資的質(zhì)量檢驗和驗收，對不合格物資提出處理意見。4.財務部門：負責采購資金的籌集和支付，審核采購合同和采購發(fā)票，進行采購成本核算和分析。采購計劃管理采購計劃的編制1.生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)計劃和庫存情況，每月底編制下月的物資需求計劃，經(jīng)部門負責人審核后報采購部門。2.采購部門根據(jù)物資需求計劃、庫存情況和市場供應情況，編制采購計劃，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期、采購方式等內(nèi)容。3.采購計劃應報采購管理委員會審定，經(jīng)批準后執(zhí)行。采購計劃的調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃變更、市場供應情況變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，生產(chǎn)部門應及時提出調(diào)整申請，經(jīng)采購管理委員會批準后，采購部門進行調(diào)整。2.采購計劃的調(diào)整應遵循合理、節(jié)約、高效的原則，盡量減少對生產(chǎn)經(jīng)營活動的影響。供應商管理供應商的選擇1.采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)展會、供應商推薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，了解其基本情況，包括企業(yè)資質(zhì)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等。3.對初步篩選合格的供應商進行實地考察，考察內(nèi)容包括生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、技術研發(fā)能力等。4.根據(jù)考察結果，對供應商進行綜合評估，確定合格供應商名單，并建立供應商檔案。供應商的評價1.采購部門應定期對供應商進行評價，評價內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務等。2.評價方式可采用問卷調(diào)查、現(xiàn)場檢查、數(shù)據(jù)分析等方法。3.根據(jù)評價結果，將供應商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對優(yōu)秀供應商給予優(yōu)先合作、增加訂單等獎勵，對不合格供應商予以淘汰。供應商的合作與溝通1.采購部門應與供應商建立良好的合作關系，定期與供應商進行溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況和供應能力。2.及時向供應商反饋采購物資的質(zhì)量問題和使用情況，要求供應商采取改進措施。3.與供應商共同探討降低成本、提高質(zhì)量、改進服務的方法和措施，實現(xiàn)互利共贏。采購方式管理招標采購1.適用范圍：適用于采購金額較大、技術要求較高、市場競爭充分的物資采購項目。2.招標程序編制招標文件，包括招標公告、投標須知、技術規(guī)格書、合同條款等內(nèi)容。發(fā)布招標公告，邀請合格供應商參加投標。接收投標文件，組織開標、評標和定標。與中標供應商簽訂采購合同。詢價采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、技術要求相對簡單、市場價格比較透明的物資采購項目。2.詢價程序采購部門向至少三家合格供應商發(fā)出詢價單，要求供應商在規(guī)定時間內(nèi)報價。對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、質(zhì)量可靠的供應商。與選定的供應商進行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量要求等條款。簽訂采購合同。直接采購1.適用范圍：適用于采購金額較小、市場供應單一、時間緊迫或有特殊要求的物資采購項目。2.直接采購程序采購部門根據(jù)需求直接與供應商進行談判，確定采購價格、交貨期、質(zhì)量要求等條款。簽訂采購合同。采購合同管理采購合同的簽訂1.采購部門應根據(jù)采購計劃和供應商的報價，與供應商簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、交貨地點、運輸方式、付款方式、違約責任等內(nèi)容。3.采購合同應采用書面形式，由雙方簽字蓋章后生效。4.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本送財務部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等相關部門備案。采購合同的執(zhí)行1.采購部門應跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通，了解物資的生產(chǎn)進度和發(fā)貨情況。2.督促供應商按時、按質(zhì)、按量交貨，如供應商不能按時交貨或交貨質(zhì)量不符合要求，應及時采取措施，要求供應商承擔違約責任。3.在物資到貨前，采購部門應通知生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等相關部門做好驗收準備工作。采購合同的變更與解除1.在采購合同執(zhí)行過程中，如因生產(chǎn)計劃變更、市場供應情況變化等原因需要變更或解除采購合同的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，達成一致意見后簽訂變更或解除協(xié)議。2.變更或解除采購合同應遵循法律法規(guī)和合同約定的程序，盡量減少雙方的損失。采購物資的驗收與付款采購物資的驗收1.采購物資到貨后，采購部門應組織生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門等相關部門進行驗收。2.驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、包裝等是否符合合同要求。3.驗收合格的物資，由驗收人員在驗收單上簽字確認，辦理入庫手續(xù)。4.驗收不合格的物資，應及時通知供應商進行處理，如換貨、退貨、補貨等。采購物資的付款1.財務部門應根據(jù)采購合同和驗收單，審核采購發(fā)票的真實性、合法性和準確性。2.審核無誤后，按照合同約定的付款方式和時間進行付款。3.如因質(zhì)量問題或其他原因需要暫扣部分貨款的，應在合同中明確約定，并及時與供應商溝通。采購風險管理風險識別1.采購部門應定期對采購活動進行風險評估，識別可能存在的風險，如市場價格波動風險、供應商違約風險、質(zhì)量風險、交貨期風險等。2.對識別出的風險進行分類和分析，確定風險的等級和影響程度。風險應對1.針對不同的風險，采取相應的應對措施，如簽訂長期合同鎖定價格、選擇多家供應商分散風險、加強質(zhì)量檢驗和監(jiān)督、建立應急采購機制等。2.定期對風險應對措施的執(zhí)行情況進行檢查和評估，及時調(diào)整和完善應對措施。監(jiān)督與審計內(nèi)部監(jiān)督1.采購管理委員會應定期對采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃的執(zhí)行情況、供應商的選擇和評價情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、采購物資的驗收和付款情況等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，要求采購部門限期整改。審計監(jiān)督1.審計部門應定期對