商品類采購管理辦法一、總則（一）目的為加強公司商品類采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各類商品的采購活動，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品、勞保用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過科學(xué)合理的采購策略和方法，降低采購成本，提高采購效益。3.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，遵循公平競爭原則，確保所有潛在供應(yīng)商都有平等參與的機會，公正地對待每一個供應(yīng)商。4.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽良好的供應(yīng)商，確保所采購商品符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。5.誠實守信原則：采購人員應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行采購合同，維護(hù)公司利益和形象。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)商品類采購的具體實施。采購部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和采購規(guī)模，合理設(shè)置采購崗位，明確各崗位的職責(zé)和分工。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計劃和庫存狀況，編制年度、季度和月度采購計劃，明確采購商品的種類、數(shù)量、規(guī)格、交貨時間等要求。2.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估和選擇機制，對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估、篩選和分類管理，建立供應(yīng)商檔案，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價。3.采購執(zhí)行：按照采購計劃和審批流程，組織實施采購活動，與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判、簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，確保按時、按質(zhì)、按量完成采購任務(wù)。4.采購成本控制：通過市場調(diào)研、招標(biāo)采購、詢價比較等方式，合理控制采購價格，降低采購成本。同時，加強采購過程中的費用管理，嚴(yán)格控制采購費用支出。5.質(zhì)量控制：參與采購商品的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保所采購商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對不合格商品及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨處理。6.信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購合同信息等，為公司決策提供參考依據(jù)。同時，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報采購工作進(jìn)展情況和存在的問題。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出商品采購需求，明確采購商品的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息，并對采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。在采購過程中，積極配合采購部門開展工作，參與商務(wù)談判、技術(shù)交流等活動。2.質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)制定采購商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗驗收規(guī)范，參與采購商品的質(zhì)量檢驗和驗收工作，對采購商品的質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和管理。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、采購合同付款條款等，辦理采購款項的支付手續(xù)，對采購成本進(jìn)行核算和分析，監(jiān)督采購資金的使用情況。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃、庫存狀況等因素，填寫《采購申請表》，詳細(xì)說明采購商品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、需求時間、用途等信息，并提交至本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性和準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，簽署審核意見后提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請后，對采購申請進(jìn)行初步審核，核實采購商品的規(guī)格、型號、數(shù)量等信息是否準(zhǔn)確，是否符合公司采購政策和預(yù)算安排。2.對于金額較小的采購申請，采購部門負(fù)責(zé)人直接審批；對于金額較大的采購申請，采購部門負(fù)責(zé)人審核后提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；對于重大采購項目，需提交公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議批準(zhǔn)。（三）采購實施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，制定具體的采購方案，包括采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、采購時間安排等。2.選擇采購方式：根據(jù)采購商品的特點、市場情況等因素，選擇合適的采購方式，如公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。公開招標(biāo)：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、潛在供應(yīng)商較多的采購項目。采購部門通過發(fā)布招標(biāo)公告，邀請符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)，按照規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。邀請招標(biāo)：適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應(yīng)商處采購的項目，或者采用公開招標(biāo)方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。采購部門向不少于三家具備承擔(dān)招標(biāo)項目能力、資信良好的特定供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請書，進(jìn)行招標(biāo)采購。競爭性談判：適用于招標(biāo)后沒有供應(yīng)商投標(biāo)或者沒有合格標(biāo)的或者重新招標(biāo)未能成立的；技術(shù)復(fù)雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細(xì)規(guī)格或者具體要求的；采用招標(biāo)所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。采購部門與不少于三家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的；發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。采購部門與單一供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)商，簽訂采購合同。詢價采購：適用于采購的貨物規(guī)格、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。采購部門向不少于三家供應(yīng)商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據(jù)符合采購需求、質(zhì)量和服務(wù)相等且報價最低的原則確定成交供應(yīng)商。3.選擇供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購方案，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。選擇綜合實力較強、信譽良好、價格合理、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商，并向其發(fā)出詢價函或邀請投標(biāo)函等。4.商務(wù)談判與合同簽訂：采購部門與候選供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，就采購商品的價格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時間、交貨地點、付款方式、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、詳細(xì)準(zhǔn)確、公平合理。合同簽訂后，采購部門將采購合同副本分別送需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（四）采購驗收1.采購商品到貨前，采購部門應(yīng)及時通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.質(zhì)量部門按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗驗收規(guī)范，對采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗和驗收。驗收內(nèi)容包括商品的規(guī)格、型號、數(shù)量、外觀質(zhì)量、性能指標(biāo)等方面。對于重要商品或關(guān)鍵零部件，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機構(gòu)參與驗收。3.需求部門負(fù)責(zé)對采購商品的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對，并對商品的適用性進(jìn)行確認(rèn)。4.驗收合格的采購商品，由質(zhì)量部門出具《驗收合格報告》；驗收不合格的采購商品，質(zhì)量部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨處理。采購部門應(yīng)跟蹤處理情況，直至問題解決。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款時間，填寫《付款申請單》，并附上采購合同、驗收合格報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，提交至財務(wù)部門審核。2.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，核實采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票真實性、金額準(zhǔn)確性等信息。審核無誤后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險進(jìn)行識別和評估，包括市場風(fēng)險、供應(yīng)商風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、合同風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.針對識別出的風(fēng)險，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：加強市場調(diào)研和分析，及時掌握市場動態(tài)和價格變化趨勢，合理制定采購計劃和采購預(yù)算。通過與供應(yīng)商建立長期穩(wěn)定的合作關(guān)系、采用套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對：建立嚴(yán)格的供應(yīng)商評估和選擇機制，加強對供應(yīng)商的日常管理和考核評價。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款。同時，拓展供應(yīng)商渠道，避免過度依賴單一供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格執(zhí)行采購商品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗驗收規(guī)范，加強對采購商品質(zhì)量的檢驗和驗收工作。在采購合同中明確質(zhì)量要求和質(zhì)量保證條款，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件。對于質(zhì)量不合格的采購商品，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或退換貨處理，確保所采購商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。4.合同風(fēng)險應(yīng)對：加強采購合同管理，確保合同條款合法合規(guī)、詳細(xì)準(zhǔn)確、公平合理。在簽訂采購合同前，組織相關(guān)部門對合同條款進(jìn)行審核，避免合同漏洞和風(fēng)險隱患。合同簽訂后，嚴(yán)格按照合同約定執(zhí)行，加強對合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時處理合同變更、違約等問題。5.法律風(fēng)險應(yīng)對：加強采購人員的法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識和風(fēng)險防范能力。在采購活動中，嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。對于重大采購項目，可聘請法律顧問提供法律支持和咨詢服務(wù)，防范法律風(fēng)險。五、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購成本控制情況、采購商品質(zhì)量情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的日常管理和監(jiān)督，規(guī)范采購行為，防止采購過程中的違規(guī)違紀(jì)行為發(fā)生。（二）外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合相