合同及招標管理辦法一、總則（一）目的為加強公司合同及招標管理，規(guī)范合同簽訂、履行及招標活動，防范法律風險，維護公司合法權(quán)益，提高經(jīng)濟效益，結(jié)合公司實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門、分公司、子公司在經(jīng)營活動中簽訂的各類合同以及招標項目的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同及招標活動必須遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及公司內(nèi)部規(guī)定，確保合法合規(guī)。2.誠實守信原則各方當事人應誠實守信，全面履行合同義務(wù)，不得欺詐、脅迫或惡意串通。3.風險防控原則加強合同及招標過程中的風險識別、評估與防控，確保公司利益不受損失。4.效益優(yōu)先原則在保證合同及招標質(zhì)量的前提下，注重提高效率，降低成本，實現(xiàn)公司效益最大化。二、合同管理（一）合同簽訂1.合同立項各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出合同立項申請，明確合同標的、金額、履行期限、對方當事人等基本信息，并提交相關(guān)背景資料。合同立項申請經(jīng)部門負責人審核后報公司分管領(lǐng)導審批。2.合同起草合同文本原則上由業(yè)務(wù)部門負責起草。涉及重大合同或法律關(guān)系復雜的合同，可由公司法律顧問參與起草或委托外部律師事務(wù)所起草。合同起草應明確雙方權(quán)利義務(wù)、違約責任、爭議解決方式等條款，確保條款清晰、準確、完整。3.合同審核合同初稿完成后，應提交公司法律合規(guī)部門進行審核。法律合規(guī)部門重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性及風險防范措施等方面。審核通過的合同報公司分管領(lǐng)導審批；涉及重大合同或金額較大的合同，需經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會或董事會審議通過。4.合同簽訂合同經(jīng)審批通過后，由業(yè)務(wù)部門與對方當事人簽訂。簽訂合同應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本，確保合同簽字蓋章齊全、手續(xù)完備。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應及時將合同副本交法律合規(guī)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（二）合同履行1.履行計劃業(yè)務(wù)部門應根據(jù)合同約定制定詳細的履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)、時間節(jié)點及責任人，并確保履行計劃得到有效執(zhí)行。2.履行跟蹤業(yè)務(wù)部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對于可能影響合同履行的重大事項，應及時向公司分管領(lǐng)導報告。3.變更與解除合同履行過程中如需變更或解除合同，業(yè)務(wù)部門應及時與對方當事人協(xié)商，并簽訂書面協(xié)議。變更或解除合同的申請及協(xié)議應按照合同簽訂審批程序進行審核與審批。4.糾紛處理如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務(wù)部門應及時收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛原因，提出解決方案，并報公司分管領(lǐng)導批準。涉及重大糾紛的，應及時啟動法律程序，維護公司合法權(quán)益。（三）合同歸檔與保管1.歸檔要求合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應及時將合同正本、副本及相關(guān)附件等資料整理歸檔。歸檔資料應齊全、完整、規(guī)范，按照合同類別、簽訂時間等進行分類存放。2.保管期限合同檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般合同保管期限為[X]年，重要合同及涉及重大事項的合同保管期限為[X]年。3.查閱與借閱因工作需要查閱或借閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》或《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人及公司分管領(lǐng)導審批后，方可查閱或借閱。查閱或借閱人員應妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、復印、轉(zhuǎn)借或丟失。三、招標管理（一）招標范圍1.工程建設(shè)項目包括新建、改建、擴建的建筑物、構(gòu)筑物及其附屬設(shè)施的建設(shè)，以及與工程建設(shè)有關(guān)的設(shè)備、材料采購等。2.貨物采購項目包括各類原材料、設(shè)備、辦公用品等的采購。3.服務(wù)采購項目包括勘察、設(shè)計、監(jiān)理、咨詢、培訓等服務(wù)的采購。（二）招標方式1.公開招標適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、潛在供應商較多的項目。通過公開媒體發(fā)布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標。2.邀請招標適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或采用公開招標方式的費用占項目采購價值比例過大的項目。由招標人向不少于[X]家具備承擔招標項目能力、資信良好的特定供應商發(fā)出投標邀請書。3.競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，技術(shù)復雜或者性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的項目，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的項目，不能事先計算出價格總額的項目。通過與不少于[X]家供應商進行談判，確定成交供應商。4.單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的項目，發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的項目，必須保證原有采購項目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的項目。由采購人與供應商就采購項目協(xié)商后，簽訂合同。5.詢價適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。通過向不少于[X]家供應商發(fā)出詢價單，對報價進行比較，確定成交供應商。（三）招標程序1.招標申請項目實施部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提出招標申請，明確招標項目名稱、內(nèi)容、預算金額、招標方式等信息，并提交相關(guān)項目資料。招標申請經(jīng)部門負責人審核后報公司分管領(lǐng)導審批。2.招標文件編制招標部門負責編制招標文件。招標文件應包括招標公告（或投標邀請書）、投標人須知、評標辦法、合同條款及格式、技術(shù)規(guī)格、投標文件格式等內(nèi)容。招標文件應明確招標項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標標準等實質(zhì)性內(nèi)容，確保公平、公正、公開。3.發(fā)布招標公告（或投標邀請書）公開招標項目應在指定的媒體上發(fā)布招標公告；邀請招標項目應向特定的供應商發(fā)出投標邀請書。招標公告（或投標邀請書）應明確招標項目的基本情況、投標人資格要求、獲取招標文件的時間、地點及方式等內(nèi)容。4.資格預審（如有）對于公開招標項目，招標人可以根據(jù)招標項目的特點和需要，對潛在投標人進行資格預審。資格預審文件應包括資格預審公告、申請人須知、資格審查辦法、資格預審申請文件格式等內(nèi)容。招標人應按照資格預審文件規(guī)定的標準和方法對潛在投標人進行資格審查，確定合格的潛在投標人名單。5.發(fā)售招標文件向通過資格預審（如有）的潛在投標人發(fā)售招標文件。招標文件售價應合理，不得以營利為目的。招標人應向潛在投標人提供招標文件的書面文本，并解答潛在投標人對招標文件提出的疑問。6.投標文件編制與提交潛在投標人應按照招標文件的要求編制投標文件。投標文件應包括商務(wù)部分、技術(shù)部分、價格部分等內(nèi)容，并按照規(guī)定的格式和要求進行密封包裝。投標人應在規(guī)定的投標截止時間前將投標文件送達指定地點。7.開標招標人按照招標文件規(guī)定的時間和地點組織開標。開標由招標人主持，邀請所有投標人參加。開標時，由投標人或者其推選的代表檢查投標文件的密封情況，經(jīng)確認無誤后，由工作人員當眾拆封，宣讀投標人名稱、投標價格和投標文件的其他主要內(nèi)容。開標過程應記錄并存檔。8.評標開標結(jié)束后，招標人依法組建評標委員會，對投標文件進行評審。評標委員會由招標人代表和有關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)為[X]人以上單數(shù)，其中技術(shù)、經(jīng)濟等方面的專家不得少于成員總數(shù)的三分之二。評標委員會應按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審和比較，推薦中標候選人或確定中標人。9.中標通知招標人根據(jù)評標委員會的評標結(jié)果，向中標人發(fā)出中標通知書，并同時將中標結(jié)果通知所有未中標的投標人。中標通知書對招標人和中標人具有法律效力。中標通知書發(fā)出后，招標人改變中標結(jié)果的，或者中標人放棄中標項目的，應當依法承擔法律責任。10.合同簽訂中標人應在中標通知書發(fā)出之日起[X]日內(nèi)，按照招標文件和中標人的投標文件與招標人簽訂書面合同。合同簽訂后，招標人應將合同副本報公司法律合規(guī)部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門備案。（四）招標監(jiān)督1.公司成立招標監(jiān)督小組，負責對招標活動進行全過程監(jiān)督。招標監(jiān)督小組由公司紀檢監(jiān)察部門、法律合規(guī)部門等相關(guān)人員組成。2.招標監(jiān)督小組應重點監(jiān)督招標程序的合法性、公正性、公開性，以及評標過程的合規(guī)性。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。3.參與招標活動的工作人員應嚴格遵守招標紀律，不得泄露標底、評標情況等機密信息，不得與投標人串通投標，不得收受投標人的賄賂或其他不正當利益。對違反招標紀律的行為，應依法依規(guī)進行嚴肅處理。四、合同及招標風險管理（一）風險識別1.法律風險合同條款違反法律法規(guī)強制性規(guī)定，可能導致合同無效或部分無效；合同履行過程中可能引發(fā)法律糾紛，給公司帶來經(jīng)濟損失和法律責任。2.信用風險對方當事人信用狀況不佳，可能無法按時履行合同義務(wù)，導致公司遭受經(jīng)濟損失；或?qū)Ψ疆斒氯舜嬖谄墼p行為，使公司陷入合同陷阱。3.市場風險合同標的價格波動較大，可能導致公司采購成本增加或銷售利潤減少；市場需求變化可能影響合同的履行，導致公司面臨違約風險。4.操作風險合同簽訂、履行過程中，因操作不當、流程不規(guī)范等原因，可能導致合同糾紛或公司利益受損；招標過程中，因文件編制不規(guī)范、評標標準不合理等原因，可能影響招標結(jié)果的公正性和合法性。（二）風險評估1.建立風險評估指標體系，對合同及招標項目的風險進行量化評估。評估指標包括合同金額、履行期限、對方當事人信用狀況、市場環(huán)境等因素。2.根據(jù)風險評估結(jié)果，將風險分為高、中、低三個等級。對于高風險項目，應采取重點監(jiān)控、專項管理等措施；對于中風險項目，應加強風險預警和防控；對于低風險項目，可適當簡化管理流程。（三）風險防控措施1.加強法律審查在合同簽訂前，嚴格按照法律法規(guī)及公司規(guī)定進行法律審查，確保合同條款合法合規(guī)；在招標過程中，加強對招標文件的法律審核，避免出現(xiàn)法律漏洞。2.強化信用管理建立對方當事人信用檔案，對其信用狀況進行動態(tài)跟蹤和評估；在簽訂合同前，對對方當事人的信用狀況進行嚴格審查，對于信用不佳的當事人，應謹慎簽訂合同或采取必要的風險防范措施。3.關(guān)注市場動態(tài)加強市場調(diào)研，及時掌握市場價格波動和需求變化情況；在合同簽訂時，合理約定價格調(diào)整條款和風險分擔機制，降低市場風險對公司的影響。4.規(guī)范操作