監(jiān)理部合同管理辦法一、總則（一）目的為加強監(jiān)理部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風(fēng)險，維護公司合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本監(jiān)理部實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于監(jiān)理部在監(jiān)理業(yè)務(wù)活動中所涉及的各類合同，包括但不限于建設(shè)工程委托監(jiān)理合同、與相關(guān)單位簽訂的咨詢服務(wù)合同、采購合同等。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：合同管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司內(nèi)部規(guī)定，確保合同合法有效。2.全面管理原則：對合同從簽訂前的評審、簽訂、履行、變更、終止到歸檔等全過程進行全面管理。3.風(fēng)險防控原則：注重合同風(fēng)險識別、評估與防控，采取有效措施降低合同風(fēng)險。4.協(xié)作高效原則：合同管理涉及多個部門和崗位，應(yīng)加強協(xié)作配合，提高工作效率。二、合同管理職責(zé)分工（一）監(jiān)理部負(fù)責(zé)人1.全面負(fù)責(zé)監(jiān)理部合同管理工作，制定合同管理工作計劃和目標(biāo)。2.審批重大合同，協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。3.監(jiān)督合同履行情況，對合同管理工作進行考核評價。（二）合同管理部門1.負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和完善。2.組織合同評審，對合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性進行審查。3.負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、簽訂、歸檔等工作。4.跟蹤合同履行情況，及時處理合同變更、終止等事項。5.建立合同臺賬，統(tǒng)計合同數(shù)據(jù)，定期向上級匯報合同管理情況。（三）項目監(jiān)理組1.參與合同評審，提出與項目相關(guān)的合同條款建議。2.負(fù)責(zé)項目合同的具體履行，及時反饋合同履行過程中的問題。3.協(xié)助合同管理部門處理合同變更、索賠等事項。（四）其他部門其他部門按照各自職責(zé)，配合合同管理部門做好合同管理相關(guān)工作，如涉及合同的技術(shù)條款審核、財務(wù)條款審核等。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門發(fā)起：項目監(jiān)理組根據(jù)監(jiān)理業(yè)務(wù)需求，提出簽訂合同申請，填寫合同申請表，詳細(xì)說明合同的基本情況、對方當(dāng)事人信息、合同標(biāo)的、價款、履行期限等內(nèi)容，并附上相關(guān)背景資料。2.合同評審：合同管理部門收到合同申請表后，組織相關(guān)部門和人員進行合同評審。評審內(nèi)容包括合同主體資格、合同條款的合法性、合理性、完整性、準(zhǔn)確性，合同風(fēng)險評估等。評審人員應(yīng)簽署評審意見，對評審結(jié)果負(fù)責(zé)。3.合同起草：根據(jù)評審意見，合同管理部門負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。4.審核修改：合同文本起草完成后，先由合同管理部門內(nèi)部審核，審核通過后提交給相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核。審核重點包括合同條款是否符合法律法規(guī)和公司利益，是否存在潛在風(fēng)險等。審核人員應(yīng)提出修改意見，合同管理部門根據(jù)意見進行修改完善。5.簽訂蓋章：合同經(jīng)審核無誤后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字，并加蓋公司合同專用章。簽訂合同前，應(yīng)確保對方當(dāng)事人具有合法有效的主體資格，簽字蓋章手續(xù)齊全。6.發(fā)放歸檔：合同簽訂后，合同管理部門將合同副本發(fā)放給相關(guān)部門和人員，并按照檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。（二）合同簽訂注意事項1.合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義條款。對于重要條款，應(yīng)進行詳細(xì)約定，確保雙方權(quán)利義務(wù)清晰。2.合同價款應(yīng)明確計價方式、支付方式、支付時間等，避免出現(xiàn)價款爭議。對于涉及費用調(diào)整的條款，應(yīng)明確調(diào)整條件和方法。3.合同履行期限應(yīng)合理確定，明確起始日期和終止日期，并考慮可能的順延情況。4.違約責(zé)任條款應(yīng)具體明確，對雙方可能出現(xiàn)的違約行為及相應(yīng)的違約責(zé)任進行詳細(xì)約定，以約束雙方嚴(yán)格履行合同。5.爭議解決方式應(yīng)明確選擇合法有效的途徑，如協(xié)商、仲裁或訴訟，并約定具體的管轄機構(gòu)。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員進行合同交底。交底內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方權(quán)利義務(wù)、履行要求、注意事項等。2.項目監(jiān)理組應(yīng)根據(jù)合同交底內(nèi)容，制定具體的合同履行計劃，明確各階段的工作任務(wù)和責(zé)任人。（二）合同執(zhí)行跟蹤1.項目監(jiān)理組應(yīng)按照合同履行計劃，嚴(yán)格履行合同義務(wù)，確保監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量和進度。2.合同管理部門應(yīng)定期跟蹤合同履行情況，及時了解項目進展和合同執(zhí)行情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決。3.在合同履行過程中，如發(fā)生合同變更、索賠等事項，項目監(jiān)理組應(yīng)及時收集相關(guān)證據(jù)，按照規(guī)定程序辦理變更、索賠手續(xù)。（三）合同付款管理1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定的付款方式和時間，審核付款申請。付款申請應(yīng)附有合同執(zhí)行情況說明、發(fā)票等相關(guān)資料。2.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)管理制度辦理付款手續(xù)。對于不符合合同約定的付款申請，財務(wù)部門有權(quán)拒絕支付。五、合同變更管理（一）變更申請在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出合同變更申請，填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、對合同履行的影響等。（二）變更評審合同管理部門收到變更申請后，組織相關(guān)部門和人員進行變更評審。評審內(nèi)容包括變更的必要性、合理性、合法性，對合同雙方權(quán)利義務(wù)的影響，以及變更后的合同風(fēng)險評估等。評審人員應(yīng)簽署評審意見，對評審結(jié)果負(fù)責(zé)。（三）變更協(xié)議簽訂經(jīng)評審?fù)庾兏模贤芾聿块T負(fù)責(zé)起草變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)的調(diào)整、價款的變化等條款。變更協(xié)議經(jīng)審核無誤后，由雙方簽字蓋章確認(rèn)。（四）變更后的合同管理變更協(xié)議簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時對原合同進行修訂，并將變更后的合同文本發(fā)放給相關(guān)部門和人員。同時，按照合同簽訂管理流程對變更后的合同進行歸檔保存。項目監(jiān)理組應(yīng)按照變更后的合同履行義務(wù)。六、合同終止管理（一）終止情形合同終止的情形包括但不限于以下幾種：1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽。2.合同約定的履行義務(wù)全部完成。3.雙方協(xié)商一致解除合同。4.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，雙方協(xié)商解除合同。5.一方嚴(yán)重違約，另一方根據(jù)合同約定或法律規(guī)定解除合同。（二）終止流程1.合同終止時，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫合同終止申請表，說明合同終止的原因、時間等情況。2.合同管理部門收到申請表后，對合同終止事項進行審核。審核內(nèi)容包括合同履行情況、款項支付情況、違約責(zé)任承擔(dān)等。3.經(jīng)審核無誤后，合同管理部門組織相關(guān)部門和人員辦理合同終止手續(xù)。如涉及費用結(jié)算、資產(chǎn)交接等事項，應(yīng)按照規(guī)定程序進行處理。4.合同終止后，合同管理部門應(yīng)將合同及相關(guān)資料進行整理歸檔，妥善保管。七、合同風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)定期對合同進行風(fēng)險識別，分析合同可能面臨的風(fēng)險因素，如市場風(fēng)險、法律風(fēng)險、信用風(fēng)險、不可抗力風(fēng)險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法，對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級。風(fēng)險評估結(jié)果作為制定風(fēng)險應(yīng)對措施的依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.對于低風(fēng)險合同，可采取常規(guī)的管理措施，如加強合同履行跟蹤、定期檢查等。2.對于中等風(fēng)險合同，應(yīng)制定針對性的風(fēng)險應(yīng)對方案，如增加合同條款審查的深度、要求對方提供擔(dān)保等。3.對于高風(fēng)險合同，應(yīng)采取特殊的風(fēng)險防控措施，如聘請專業(yè)律師進行法律審查、購買商業(yè)保險等。八、合同檔案管理（一）檔案收集合同簽訂、履行、變更、終止過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同申請表、評審意見、變更協(xié)議、往來信函、支付憑證、驗收報告等，均應(yīng)及時收集整理。（二）檔案整理合同管理部門應(yīng)按照檔案管理要求，對收集到的合同資料進行分類、編號、裝訂等整理工作。整理后的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、便于查閱。（三）檔案保管合同檔案應(yīng)存放在安全、保密的場所，配備必要的保管設(shè)施，防止檔案損壞、