檔案全流程管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案的全流程管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及所屬單位在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、利用、銷毀等全流程管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則：檔案的形成、收集、整理應(yīng)保證其內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的歷史面貌。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和利用，提高檔案的使用價(jià)值。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞、泄露，確保檔案信息安全。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度和流程，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案管理工作，對檔案工作進(jìn)行檢查、考核。負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的集中統(tǒng)一收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享。負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。2.各部門及所屬單位職責(zé)負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的形成、收集、整理和初步保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照公司/組織檔案管理部門的要求，及時(shí)將應(yīng)歸檔的檔案移交至檔案管理部門，并配合做好檔案管理的相關(guān)工作。負(fù)責(zé)本部門及所屬單位檔案的查閱、借閱登記和利用反饋工作，確保檔案的合理使用和安全。二、檔案的形成與收集（一）檔案形成1.公司/組織各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像等，確保文件材料的真實(shí)、完整、有效。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定，書寫材料應(yīng)符合耐久性要求，字跡清晰、工整，簽署完備。（二）檔案收集1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案歸檔范圍和保管期限的要求，定期對本部門及所屬單位形成的文件材料進(jìn)行收集、整理，確保應(yīng)歸檔的文件材料齊全、完整。2.對于重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)實(shí)行專項(xiàng)收集，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.電子文件的收集應(yīng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn)行，確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，并按照電子文件管理的相關(guān)要求進(jìn)行存儲(chǔ)和整理。4.檔案收集過程中，應(yīng)做好交接記錄，明確交接雙方的責(zé)任和義務(wù)，確保檔案交接的準(zhǔn)確性和完整性。三、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.公司/組織檔案按照門類進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。2.文書檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類；科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類；會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類；人事檔案按照個(gè)人進(jìn)行分類；業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類。具體分類細(xì)則可根據(jù)公司/組織實(shí)際情況制定。（三）整理方法1.紙質(zhì)檔案的整理對收集到的紙質(zhì)文件材料進(jìn)行分類、排序，去除重復(fù)、無效的文件。按照分類標(biāo)準(zhǔn)對文件進(jìn)行編號、編目，編制卷內(nèi)文件目錄、備考表等。裝訂成冊，采用三孔一線或縫紉機(jī)裝訂等方式，確保裝訂牢固、整齊美觀。填寫案卷封面、脊背等項(xiàng)目，注明案卷標(biāo)題、年度、保管期限、起止日期、卷號等信息。2.電子檔案的整理按照電子文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，對電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容和日期等關(guān)鍵信息。對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件編號、題名、日期、來源、保管期限等，便于檢索和利用。定期對電子檔案進(jìn)行備份，采用異地備份等方式，確保電子檔案的安全性和完整性。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全、適宜。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，按照檔案分類存放的要求進(jìn)行合理布置，便于檔案的存放和查找。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，排列整齊，標(biāo)識清晰。2.對不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)進(jìn)行分區(qū)存放，采取相應(yīng)的保管措施，確保檔案的安全。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。4.加強(qiáng)檔案庫房的溫濕度管理，保持庫房溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。根據(jù)溫濕度變化情況，及時(shí)采取通風(fēng)、除濕、加濕等措施。（三）檔案數(shù)字化1.按照國家和公司/組織有關(guān)要求，逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，便于檢索和利用。3.對數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用異地存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)字化檔案的安全性和完整性。同時(shí)，應(yīng)定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的可用性。五、檔案的鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對公司/組織檔案進(jìn)行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定檔案保管期限表，作為檔案鑒定的依據(jù)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值、保存價(jià)值等方面進(jìn)行綜合考量，確定檔案的存毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織對到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。4.對鑒定后仍需保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并調(diào)整檔案的分類和編號等信息。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時(shí)的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有效服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員可到檔案管理部門查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人員姓名、部門、時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時(shí)間等信息，以便跟蹤檔案的利用情況，確保檔案的安全和合理使用。七、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定小組鑒定確需銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.銷毀清冊經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。3