鄉(xiāng)鎮(zhèn)收發(fā)文管理辦法總則目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)收發(fā)文管理，確保文件傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作實(shí)際，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、各站所及所屬事業(yè)單位的收發(fā)文管理工作?；驹瓌t1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：收發(fā)文處理應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和格式進(jìn)行，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：及時(shí)收發(fā)、傳遞、辦理文件，減少文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，提高工作效率，確保文件不積壓、不延誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件管理，確保文件在傳遞、存儲(chǔ)和使用過(guò)程中的安全，防止文件泄露。4.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：按照職責(zé)分工，明確各部門、各崗位在收發(fā)文管理中的責(zé)任，做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。收文管理收文渠道1.機(jī)要渠道：通過(guò)機(jī)要交通、機(jī)要通信等方式接收上級(jí)機(jī)要文件。2.公文交換站：與其他單位通過(guò)公文交換站接收和傳遞文件。3.電子公文系統(tǒng)：利用電子公文傳輸平臺(tái)接收上級(jí)和其他單位發(fā)送的電子公文。4.專人送達(dá)：由專人直接送達(dá)的文件。5.郵寄送達(dá)：通過(guò)郵政快遞等方式郵寄的文件。收文登記1.登記內(nèi)容：對(duì)收到的文件進(jìn)行詳細(xì)登記，包括文件名稱、文號(hào)、來(lái)文單位、日期、密級(jí)、份數(shù)等。2.登記方式：采用紙質(zhì)登記和電子登記相結(jié)合的方式，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。紙質(zhì)登記本應(yīng)妥善保管，以備查閱。電子登記應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。收文分發(fā)1.分發(fā)依據(jù)：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，按照領(lǐng)導(dǎo)分工和部門職責(zé)，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。2.分發(fā)方式：對(duì)于紙質(zhì)文件，由收文人員按照分發(fā)清單進(jìn)行分發(fā)，并在文件上加蓋“文件分發(fā)章”，注明分發(fā)時(shí)間、分發(fā)部門和簽收人。對(duì)于電子文件，通過(guò)電子公文系統(tǒng)或其他指定的方式發(fā)送給相關(guān)人員，并做好記錄。收文傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確、具體，避免擴(kuò)大或縮小。2.傳閱方式：采用紙質(zhì)傳閱和電子傳閱相結(jié)合的方式。紙質(zhì)文件應(yīng)按照傳閱順序依次傳遞，傳閱人應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時(shí)間。電子文件應(yīng)通過(guò)電子公文系統(tǒng)或其他指定的方式進(jìn)行傳閱，傳閱人應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行簽收和反饋。3.傳閱跟蹤：收文人員應(yīng)及時(shí)跟蹤文件傳閱情況，掌握文件的傳閱進(jìn)度，確保文件在規(guī)定時(shí)間內(nèi)傳閱完畢。對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，應(yīng)及時(shí)提醒傳閱人，加快傳閱速度。收文辦理1.辦理要求：承辦部門和承辦人員應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示，及時(shí)、認(rèn)真地辦理文件，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給發(fā)文單位或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.辦理流程：承辦人員收到文件后，應(yīng)首先對(duì)文件進(jìn)行認(rèn)真閱讀和研究，明確文件要求和辦理事項(xiàng)。然后，根據(jù)工作實(shí)際，制定辦理方案，明確辦理步驟和責(zé)任人。辦理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門和人員溝通協(xié)調(diào)，確保辦理工作順利進(jìn)行。辦理完畢后，承辦人員應(yīng)填寫文件辦理單，注明辦理情況、辦理結(jié)果和反饋時(shí)間，并將文件辦理單和相關(guān)材料一并歸檔。收文催辦1.催辦對(duì)象：對(duì)超過(guò)規(guī)定辦理期限仍未反饋辦理結(jié)果的文件，收文人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催辦。催辦對(duì)象包括承辦部門和承辦人員。2.催辦方式：催辦可采用電話催辦、書面催辦等方式。電話催辦應(yīng)做好記錄，書面催辦應(yīng)填寫文件催辦單，送達(dá)承辦部門和承辦人員。承辦部門和承辦人員收到催辦單后，應(yīng)及時(shí)說(shuō)明原因，并加快辦理進(jìn)度，確保文件按時(shí)辦理完畢。收文歸檔1.歸檔范圍：凡辦理完畢、具有保存價(jià)值的文件材料，均應(yīng)及時(shí)歸檔。歸檔范圍包括上級(jí)文件、本級(jí)文件、下級(jí)文件、內(nèi)部文件等。2.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊、編目規(guī)范。歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。3.歸檔時(shí)間：每年上半年，各部門應(yīng)將上一年度的歸檔文件整理完畢，移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室統(tǒng)一保管。發(fā)文管理發(fā)文擬稿1.擬稿要求：擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要，認(rèn)真撰寫文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范。擬稿人應(yīng)注明擬稿日期、擬稿部門和擬稿人姓名。2.審核把關(guān)：擬稿完成后，擬稿人應(yīng)將文件送本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見(jiàn)，并在文件上簽字。對(duì)于重要文件，還應(yīng)送分管領(lǐng)導(dǎo)審核。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從政策法規(guī)、工作實(shí)際等方面進(jìn)行審核，提出審核意見(jiàn)，并在文件上簽字。發(fā)文核稿1.核稿內(nèi)容：核稿人員應(yīng)重點(diǎn)對(duì)文件的格式、文字表述、政策法規(guī)依據(jù)、發(fā)文范圍等進(jìn)行審核，確保文件符合要求。核稿人員應(yīng)填寫文件核稿單，注明核稿意見(jiàn)和核稿人姓名。2.核稿流程：核稿人員收到擬稿部門送來(lái)的文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行核稿。核稿過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與擬稿人溝通協(xié)調(diào)，提出修改意見(jiàn)。核稿完畢后，核稿人員應(yīng)將文件核稿單和文件一并送辦公室負(fù)責(zé)人審核。發(fā)文簽發(fā)1.簽發(fā)權(quán)限：文件簽發(fā)應(yīng)按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)分工和文件內(nèi)容確定簽發(fā)人。一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件由鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.簽發(fā)程序：辦公室負(fù)責(zé)人將核稿后的文件送簽發(fā)人簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，對(duì)文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和可行性負(fù)責(zé)，并在文件上簽署意見(jiàn)和姓名。發(fā)文編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)文應(yīng)統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：[鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱簡(jiǎn)稱]黨發(fā)〔年份〕第[序號(hào)]號(hào)、[鄉(xiāng)鎮(zhèn)名稱簡(jiǎn)稱]政發(fā)〔年份〕第[序號(hào)]號(hào)等。其中，黨發(fā)表示黨委文件，政發(fā)表示政府文件。年份為文件印發(fā)年份，序號(hào)為文件當(dāng)年印發(fā)的順序號(hào)。2.編號(hào)管理：文件編號(hào)由辦公室專人負(fù)責(zé)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、準(zhǔn)確。編號(hào)應(yīng)在文件簽發(fā)后及時(shí)進(jìn)行，并在文件首頁(yè)右上角注明。發(fā)文排版1.排版要求：文件排版應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等應(yīng)統(tǒng)一、規(guī)范。文件排版應(yīng)做到頁(yè)面整潔、字跡清晰、格式規(guī)范。2.排版軟件：文件排版應(yīng)使用專業(yè)的排版軟件，如MicrosoftWord等。排版軟件應(yīng)安裝正版軟件，并及時(shí)更新。發(fā)文校對(duì)1.校對(duì)要求：文件排版完成后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)。校對(duì)人員應(yīng)逐字逐句核對(duì)文件內(nèi)容，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。校對(duì)人員應(yīng)填寫文件校對(duì)單，注明校對(duì)情況和校對(duì)人姓名。2.校對(duì)流程：校對(duì)人員收到排版后的文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行校對(duì)。校對(duì)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與擬稿人或排版人員溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行修改。校對(duì)完畢后，校對(duì)人員應(yīng)將文件校對(duì)單和文件一并送辦公室負(fù)責(zé)人審核。發(fā)文印制1.印制要求：文件印制應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的紙張和印刷設(shè)備，確保文件印制質(zhì)量。文件印制應(yīng)做到字跡清晰、圖案完整、墨色均勻、裝訂牢固。2.印制數(shù)量：文件印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)文件發(fā)放范圍和實(shí)際需要確定，避免浪費(fèi)。文件印制數(shù)量應(yīng)在文件簽發(fā)后及時(shí)通知印制部門。發(fā)文蓋章1.蓋章要求：文件蓋章應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行，確保印章清晰、端正、完整。蓋章位置應(yīng)符合文件格式要求，不得隨意蓋章。2.蓋章流程：文件印制完成后，由辦公室專人負(fù)責(zé)蓋章。蓋章人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件內(nèi)容和蓋章范圍，確保蓋章準(zhǔn)確無(wú)誤。蓋章后，應(yīng)在文件上加蓋“文件印發(fā)章”，注明印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)和印發(fā)部門。發(fā)文分發(fā)1.分發(fā)依據(jù)：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，按照領(lǐng)導(dǎo)分工和部門職責(zé)，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。2.分發(fā)方式：對(duì)于紙質(zhì)文件，由辦公室按照分發(fā)清單進(jìn)行分發(fā)，并在文件上加蓋“文件分發(fā)章”，注明分發(fā)時(shí)間、分發(fā)部門和簽收人。對(duì)于電子文件，通過(guò)電子公文系統(tǒng)或其他指定的方式發(fā)送給相關(guān)人員，并做好記錄。發(fā)文歸檔1.歸檔范圍：凡發(fā)出的文件，均應(yīng)留存一份歸檔。歸檔文件應(yīng)包括文件原稿、審核稿、簽發(fā)稿、印制稿等。2.歸檔要求：歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、裝訂整齊、編目規(guī)范。歸檔文件應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。歸檔文件應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)檔案，一份電子檔案。3.歸檔時(shí)間：每年上半年，辦公室應(yīng)將上一年度的發(fā)文歸檔文件整理完畢，移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室統(tǒng)一保管。文件保密管理保密制度1.保密責(zé)任：鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、各站所及所屬事業(yè)單位應(yīng)建立健全文件保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)文件的保密管理。各部門負(fù)責(zé)人為本部門文件保密工作的第一責(zé)任人，應(yīng)切實(shí)履行保密職責(zé)，確保文件安全。2.保密措施：加強(qiáng)對(duì)文件收發(fā)、傳遞、存儲(chǔ)、使用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密管理，采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)、專人保管等。嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，嚴(yán)禁將文件泄露給無(wú)關(guān)人員。對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保涉密文件不泄露。保密教育1.教育內(nèi)容：定期組織干部職工進(jìn)行文件保密教育，提高干部職工的保密意識(shí)和保密技能。保密教育內(nèi)容應(yīng)包括國(guó)家保密法律法規(guī)、文件保密制度、保密技術(shù)知識(shí)等。2.教育方式：保密教育可采用集中培訓(xùn)、專題講座、案例分析等方式進(jìn)行。通過(guò)保密教育，使干部職工充分認(rèn)識(shí)文件保密工作的重要性，掌握文件保密的基本知識(shí)和技能，自覺(jué)遵守文