物資使用與管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織物資的使用與管理，規(guī)范物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用及處置等環(huán)節(jié)的行為，確保物資合理配置與有效利用，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有物資的使用與管理活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、設(shè)備器材、原材料、低值易耗品等。（三）基本原則1.合法性原則：物資的使用與管理必須遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.合理性原則：根據(jù)公司/組織實(shí)際業(yè)務(wù)需求，合理確定物資采購(gòu)數(shù)量、種類(lèi)和規(guī)格，避免浪費(fèi)和閑置。3.效益性原則：以提高物資使用效益為核心，優(yōu)化物資流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，降低物資采購(gòu)、存儲(chǔ)和使用成本。4.責(zé)任性原則：明確各部門(mén)及人員在物資使用與管理過(guò)程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，獎(jiǎng)懲分明。二、物資采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各部門(mén)應(yīng)根據(jù)年度工作任務(wù)、業(yè)務(wù)發(fā)展需求以及現(xiàn)有物資庫(kù)存狀況，于每年[具體時(shí)間]前編制下一年度物資采購(gòu)計(jì)劃，并提交至物資管理部門(mén)。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，對(duì)于有特殊要求的物資，應(yīng)注明相關(guān)技術(shù)參數(shù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.物資管理部門(mén)收到各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃后，進(jìn)行匯總審核，結(jié)合公司/組織整體戰(zhàn)略規(guī)劃和資源狀況，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整和平衡，形成年度物資采購(gòu)總計(jì)劃。（二）采購(gòu)流程1.供應(yīng)商選擇物資管理部門(mén)應(yīng)通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評(píng)估。根據(jù)采購(gòu)物資的類(lèi)別和性質(zhì)，選擇若干家合格供應(yīng)商作為采購(gòu)對(duì)象，并與之簽訂采購(gòu)框架協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。2.采購(gòu)申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)實(shí)際工作需要，在物資庫(kù)存不足或需要新增物資時(shí)，填寫(xiě)物資采購(gòu)申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并提交至物資管理部門(mén)。物資采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后生效。3.采購(gòu)審批物資管理部門(mén)收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)采購(gòu)必要性、采購(gòu)數(shù)量合理性等進(jìn)行初審，初審?fù)ㄟ^(guò)后提交至財(cái)務(wù)部門(mén)審核資金預(yù)算。財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)公司/組織財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)資金進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織整體利益和實(shí)際情況，對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)方可進(jìn)入采購(gòu)實(shí)施階段。4.采購(gòu)執(zhí)行物資管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的采購(gòu)申請(qǐng)，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的各項(xiàng)要求和交貨時(shí)間等細(xì)節(jié)。供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單要求及時(shí)組織生產(chǎn)和發(fā)貨，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將物資送達(dá)指定地點(diǎn)。物資管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收。（三）采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)合同應(yīng)采用書(shū)面形式，明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)物資的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.物資管理部門(mén)負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、審核、簽訂和執(zhí)行跟蹤等工作。合同簽訂前，應(yīng)提交至法務(wù)部門(mén)進(jìn)行合法性審查，確保合同符合法律法規(guī)要求。3.采購(gòu)合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自義務(wù)。物資管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。4.如因特殊原因需要變更或解除采購(gòu)合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書(shū)面協(xié)議。變更或解除合同的相關(guān)事宜應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)，確保財(cái)務(wù)核算和業(yè)務(wù)流程的順暢。三、物資存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃1.根據(jù)物資的類(lèi)別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)存儲(chǔ)空間，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如原材料區(qū)、成品區(qū)、辦公用品區(qū)、設(shè)備器材區(qū)等，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。2.倉(cāng)庫(kù)內(nèi)應(yīng)配備必要的貨架、貨柜、托盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備，確保物資存放整齊、有序，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)物資存儲(chǔ)要求，設(shè)置相應(yīng)的溫濕度控制、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。（二）物資入庫(kù)1.物資到貨后，物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量、外觀等是否與采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單一致。2.驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在送貨單或驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫(kù)手續(xù)。入庫(kù)物資應(yīng)按照預(yù)先規(guī)劃的存儲(chǔ)區(qū)域和位置進(jìn)行存放，并及時(shí)登記物資庫(kù)存臺(tái)賬。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施。如因特殊情況需要讓步接收不合格物資，應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并在物資庫(kù)存臺(tái)賬中注明相關(guān)情況。（三）物資存儲(chǔ)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期對(duì)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)和檢查，確保物資存儲(chǔ)安全、完好。對(duì)于易損、易變質(zhì)、有保質(zhì)期要求的物資，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注其存儲(chǔ)條件和期限，及時(shí)采取相應(yīng)措施，避免物資損壞或過(guò)期失效。2.物資應(yīng)按照先進(jìn)先出的原則進(jìn)行發(fā)放，確保物資在有效期內(nèi)得到合理使用。對(duì)于積壓物資，倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)及時(shí)反饋給物資管理部門(mén)，物資管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)研究處理方案，如調(diào)劑使用、降價(jià)促銷(xiāo)、報(bào)廢處理等。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，通道暢通無(wú)阻，嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)吸煙、明火作業(yè)等違規(guī)行為。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)安全保衛(wèi)工作，防止物資被盜、丟失等情況發(fā)生。（四）物資盤(pán)點(diǎn)1.公司/組織應(yīng)定期組織物資盤(pán)點(diǎn)工作，盤(pán)點(diǎn)周期分為月度、季度和年度盤(pán)點(diǎn)。月度盤(pán)點(diǎn)由倉(cāng)庫(kù)管理人員自行組織，季度盤(pán)點(diǎn)由物資管理部門(mén)牽頭組織，年度盤(pán)點(diǎn)由公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)組織，相關(guān)部門(mén)人員共同參與。2.物資盤(pán)點(diǎn)應(yīng)采用實(shí)地清點(diǎn)的方式，對(duì)庫(kù)存物資的數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量狀況等進(jìn)行逐一核對(duì)。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制物資盤(pán)點(diǎn)表，詳細(xì)記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。3.如發(fā)現(xiàn)物資賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫(xiě)物資盤(pán)盈盤(pán)虧報(bào)告表，經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于因管理不善等原因造成的物資盤(pán)虧，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。四、物資發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.物資發(fā)放應(yīng)遵循按需發(fā)放、定額供應(yīng)的原則，嚴(yán)格按照公司/組織規(guī)定的審批流程和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行發(fā)放，確保物資發(fā)放合理、合規(guī)。2.對(duì)于辦公用品、低值易耗品等通用性物資，應(yīng)根據(jù)各部門(mén)實(shí)際需求和人員數(shù)量等因素，制定合理的發(fā)放定額標(biāo)準(zhǔn)，并定期進(jìn)行調(diào)整。（二）發(fā)放流程1.申請(qǐng)：各部門(mén)因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，由物資使用人員填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途等信息，并提交至部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)物資領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)，并提交至物資管理部門(mén)。物資管理部門(mén)根據(jù)庫(kù)存情況和發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審批。審批通過(guò)的領(lǐng)用申請(qǐng)方可進(jìn)入發(fā)放環(huán)節(jié)。3.發(fā)放：物資管理部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的領(lǐng)用申請(qǐng)表，通知倉(cāng)庫(kù)管理人員發(fā)放物資。倉(cāng)庫(kù)管理人員按照申請(qǐng)表要求，對(duì)物資進(jìn)行發(fā)放，并在物資領(lǐng)用登記表上記錄發(fā)放時(shí)間、領(lǐng)取人、物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等信息。4.簽字確認(rèn)：物資領(lǐng)取人在物資領(lǐng)用登記表上簽字確認(rèn)，領(lǐng)取物資后應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或轉(zhuǎn)借他人。（三）特殊物資發(fā)放對(duì)于貴重物資、易燃易爆物資、有毒有害物資等特殊物資的發(fā)放，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行特殊審批程序。物資使用部門(mén)除填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表外，還應(yīng)提交詳細(xì)的使用計(jì)劃和安全保障措施等資料，經(jīng)物資管理部門(mén)、安全管理部門(mén)等相關(guān)部門(mén)審核，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可發(fā)放。發(fā)放過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)操作規(guī)程進(jìn)行，確保物資使用安全。五、物資使用管理（一）使用規(guī)范1.各部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資使用人員的培訓(xùn)和教育，使其熟悉物資的性能、用途、操作規(guī)程和維護(hù)保養(yǎng)方法等，確保物資正確、合理使用。2.物資使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照物資使用說(shuō)明書(shū)和操作規(guī)程進(jìn)行操作，不得擅自更改或簡(jiǎn)化操作流程。在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告物資管理部門(mén)或相關(guān)維修人員進(jìn)行處理。3.對(duì)于大型設(shè)備器材等貴重物資，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)操作和管理，并建立設(shè)備使用檔案，記錄設(shè)備的購(gòu)置時(shí)間、使用情況、維修保養(yǎng)記錄等信息。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.物資管理部門(mén)應(yīng)制定物資維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，明確各類(lèi)物資的維護(hù)保養(yǎng)周期、內(nèi)容和責(zé)任人等。各部門(mén)應(yīng)按照維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，定期對(duì)本部門(mén)使用的物資進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保物資性能良好，延長(zhǎng)使用壽命。2.對(duì)于需要專(zhuān)業(yè)維修人員進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)的物資，物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)聯(lián)系專(zhuān)業(yè)維修機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行維修，并做好維修記錄。維修記錄應(yīng)包括維修時(shí)間、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、維修人員等信息。3.在物資維護(hù)保養(yǎng)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資存在質(zhì)量問(wèn)題或已無(wú)法修復(fù)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告物資管理部門(mén)，物資管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)研究處理方案，如報(bào)廢處理、申請(qǐng)更換等。（三）監(jiān)督檢查1.物資管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)物資使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括物資使用是否符合規(guī)定、維護(hù)保養(yǎng)是否到位、物資是否存在浪費(fèi)或閑置等情況。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，物資管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。整改完成后，物資管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問(wèn)題得到徹底解決。3.公司/組織應(yīng)建立物資使用監(jiān)督檢查考核機(jī)制，對(duì)物資使用管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反規(guī)定、造成物資浪費(fèi)或損失的部門(mén)和個(gè)人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。六、物資處置管理（一）處置范圍1.已超過(guò)使用期限、損壞無(wú)法修復(fù)、技術(shù)性能落后且無(wú)使用價(jià)值的物資。2.因公司/組織業(yè)務(wù)調(diào)整、產(chǎn)品升級(jí)等原因不再使用的物資。3.閑置時(shí)間較長(zhǎng)，預(yù)計(jì)在未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)不會(huì)使用的物資。（二）處置方式1.報(bào)廢處理：對(duì)于符合報(bào)廢條件的物資，由使用部門(mén)填寫(xiě)物資報(bào)廢申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至物資管理部門(mén)。物資管理部門(mén)會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核鑒定，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，物資管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織報(bào)廢物資的清理和處置工作，報(bào)廢物資可采用拍賣(mài)、變賣(mài)、捐贈(zèng)等方式進(jìn)行處理，處置收入應(yīng)及時(shí)上繳公司/組織財(cái)務(wù)部門(mén)。2.調(diào)劑使用：對(duì)于部分閑置或尚可使用的物資，物資管理部門(mén)應(yīng)在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行調(diào)劑，優(yōu)先調(diào)劑給有需求的部門(mén)使用。調(diào)劑使用的物資應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，明確物資所有權(quán)和使用責(zé)任。3.捐贈(zèng)處理：對(duì)于一些尚有一定使用價(jià)值但公司/組織不再需要的物資，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可進(jìn)行捐贈(zèng)處理。捐贈(zèng)物資應(yīng)選擇合法合規(guī)的接收單位，并辦理相關(guān)捐贈(zèng)手續(xù)，確保捐贈(zèng)行為規(guī)范、透明。（三）處置流程1.申請(qǐng)：使用部門(mén)提出物資處置申請(qǐng)，填寫(xiě)物資處置申請(qǐng)表，并提交相關(guān)證明材料。2.審核：物資管理部門(mén)對(duì)處置申請(qǐng)進(jìn)行初審，會(huì)同財(cái)務(wù)部門(mén)、技術(shù)部門(mén)等相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核鑒定，評(píng)估物資處置的必要性、合理性和可行性。3.審批：審核通過(guò)的處置申請(qǐng)報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織整體利益和實(shí)際情況，對(duì)處置申請(qǐng)進(jìn)行最終審批。4.處置實(shí)施：物資管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，組織實(shí)施物資處置工作。對(duì)于報(bào)廢物資，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行清理和處置；對(duì)于調(diào)劑使用和捐贈(zèng)處理的物資，應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，確保物資順利交接和使用。5.賬務(wù)處理：財(cái)務(wù)部門(mén)根據(jù)物資處置情況，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理，調(diào)整相關(guān)資產(chǎn)賬目，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。七、信息化管理（一）物資管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立完善的物資管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用、處置等環(huán)節(jié)的信息化管理。物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備物資信息錄入、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)分析、報(bào)表生成、流程審批等功能，提高物資管理工作效率和準(zhǔn)確性。2.物資管理部門(mén)應(yīng)負(fù)責(zé)物資管理信息系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和安全可靠。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）數(shù)據(jù)管理1.物資管理信息系統(tǒng)應(yīng)記錄物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、發(fā)放、使用、處置等全過(guò)程的詳細(xì)數(shù)據(jù)，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、采購(gòu)時(shí)間、供應(yīng)商、入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用時(shí)間、使用部門(mén)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、處置時(shí)間、處置方式等信息。2.物資管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和核對(duì)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)管理需要，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)物資管理報(bào)表，為公司/組織決策提供數(shù)據(jù)支持。3.公司/組織應(yīng)建立數(shù)據(jù)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)物資管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全保護(hù)，防