檔案資如何管理辦法檔案資料管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案資料的科學(xué)管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案資料在公司/組織各項工作中的作用，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案資料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。2.真實性原則檔案資料應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理公司/組織在各個工作環(huán)節(jié)形成的檔案資料，確保檔案資料的齊全配套。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的檔案資料進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案資料的查詢、借閱和利用，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案資料的分類與編號（一）分類1.行政檔案公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料。公司/組織規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關(guān)材料。行政公文、函件、通知等往來文件。2.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。財務(wù)預(yù)算、決算報告及相關(guān)分析材料。稅務(wù)申報、繳納記錄及相關(guān)文件。審計報告、驗資報告等財務(wù)審計資料。3.業(yè)務(wù)檔案市場營銷業(yè)務(wù)檔案，包括市場調(diào)研、客戶信息、銷售合同等。生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案，涵蓋生產(chǎn)計劃、工藝流程、產(chǎn)品質(zhì)量記錄等。研發(fā)業(yè)務(wù)檔案，如項目立項報告、研究成果、專利申請等。采購業(yè)務(wù)檔案，包含采購合同、供應(yīng)商信息、采購訂單等。4.項目檔案各類項目的立項文件、可行性研究報告。項目實施過程中的各類文件，如項目進(jìn)度報告、技術(shù)文檔、質(zhì)量控制記錄等。項目驗收文件，包括驗收報告、總結(jié)評估等。5.合同檔案各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同等。合同的簽訂、履行、變更、終止等相關(guān)記錄。6.聲像檔案公司/組織重大活動、會議、項目等的照片、錄像資料。公司/組織宣傳片、廣告片等視聽資料。7.電子檔案以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據(jù)、報表等，包括辦公軟件文檔、數(shù)據(jù)庫文件等。（二）編號1.檔案編號采用“類別代碼+年度+順序號”的結(jié)構(gòu)。2.類別代碼按照上述檔案分類分別用兩位數(shù)字表示，如：行政檔案為“01”，財務(wù)檔案為“02”等。3.年度采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字，如“2023”。4.順序號為每類檔案在該年度內(nèi)的流水號，從“001”開始依次編號。5.例如，一份2023年形成的行政檔案中的第5份文件，其編號為“012023005”。三、檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地歸檔。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后，按照檔案管理要求，及時將相關(guān)文件材料整理齊全，移交至檔案管理部門。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)提前介入，進(jìn)行現(xiàn)場收集或指導(dǎo)相關(guān)部門進(jìn)行收集。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其辦理檔案資料交接手續(xù)，確保個人工作相關(guān)檔案資料完整移交。（二）整理1.檔案管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行分類、排序、編目等整理工作。2.每份檔案資料應(yīng)編制目錄，目錄內(nèi)容包括編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。3.對于紙張破損、字跡模糊等不符合保管要求的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，確保電子檔案的可讀性和可管理性。四、檔案資料的歸檔（一）歸檔時間1.行政檔案、財務(wù)檔案、合同檔案等應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.業(yè)務(wù)檔案、項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成歸檔。3.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理歸檔，最遲不超過三個月。4.電子檔案應(yīng)隨紙質(zhì)檔案同步歸檔，或在形成后及時進(jìn)行電子歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案資料應(yīng)齊全完整、真實準(zhǔn)確、字跡清晰、簽字蓋章手續(xù)完備。2.檔案資料應(yīng)按照分類編號順序進(jìn)行排列，裝入檔案盒或檔案袋，并在盒/袋上標(biāo)明檔案編號、題名、日期等信息。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，同時建立電子檔案目錄索引，便于查詢。五、檔案資料的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管期限1.檔案資料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案資料主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件，公司章程、規(guī)章制度，重要會議紀(jì)要，財務(wù)決算報告，涉及公司/組織權(quán)益的重要合同等。長期保管的檔案資料保管期限為16年至50年，如一般性的業(yè)務(wù)合同、項目檔案、人事檔案等。短期保管的檔案資料保管期限為15年以下，如一般性的行政文件、財務(wù)憑證等。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案資料的性質(zhì)和重要程度，確定其保管期限，并在檔案目錄中注明。（三）保管措施1.建立檔案出入庫登記制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時間、檔案編號、題名、借閱人等信息。2.定期對檔案資料進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對破損、變質(zhì)的檔案資料應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案資料的完整性。4.加強(qiáng)檔案庫房的安全保衛(wèi)工作，配備必要的安全防范設(shè)施，防止檔案資料被盜、被搶、被毀等事故發(fā)生。六、檔案資料的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案資料。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案資料的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案資料，應(yīng)填寫《檔案查閱/借閱申請表》，注明查閱/借閱的檔案編號、題名、利用目的等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案管理部門審核。2.檔案管理部門審核通過后，為查閱/借閱人提供檔案資料，并在《檔案查閱/借閱登記簿》上進(jìn)行登記。3.外單位查閱公司/組織檔案資料，須提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。4.借閱檔案資料的期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案資料時，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案資料上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案資料帶出檔案庫房或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱、借閱檔案資料后，應(yīng)及時歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對歸還的檔案資料進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并處理。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案資料進(jìn)行鑒定，確定是否仍有保存價值。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案資料的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案資料進(jìn)行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案資料，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。2.檔