棚改辦檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)棚改辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在棚改工作中的作用，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于棚改辦在棚戶(hù)區(qū)改造項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案的管理，包括但不限于項(xiàng)目規(guī)劃、拆遷安置、資金管理、工程建設(shè)等方面的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則棚改辦檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則應(yīng)全面、準(zhǔn)確地收集和整理棚改工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，如實(shí)反映棚改工作的全過(guò)程。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密制度，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于棚改辦工作人員及相關(guān)部門(mén)查閱和利用檔案，提高工作效率，為棚改工作提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，負(fù)責(zé)棚改辦檔案的日常管理工作，其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案管理制度，組織實(shí)施檔案管理辦法。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案檢索和利用效率。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高檔案管理水平和全員檔案意識(shí)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.棚改辦各業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)在棚改工作中形成檔案的收集、整理和初步審核工作，并定期向檔案管理部門(mén)移交。2.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作，確保檔案工作的順利開(kāi)展。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)將形成的各類(lèi)文件材料進(jìn)行分類(lèi)整理，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔，并保證文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.各部門(mén)工作人員應(yīng)積極配合檔案管理部門(mén)的工作，遵守檔案管理制度，不得擅自銷(xiāo)毀、涂改、偽造檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.項(xiàng)目規(guī)劃階段包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、規(guī)劃設(shè)計(jì)方案、土地征收文件等。2.拆遷安置階段拆遷補(bǔ)償協(xié)議、安置房源信息、被拆遷戶(hù)資料（身份證、戶(hù)口本、房屋產(chǎn)權(quán)證明等）、拆遷公告、拆遷評(píng)估報(bào)告等。3.資金管理階段資金預(yù)算文件、資金撥付憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.工程建設(shè)階段工程招投標(biāo)文件、施工合同、工程變更記錄、工程進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量驗(yàn)收文件、竣工決算報(bào)告等。5.其他與棚改項(xiàng)目相關(guān)的文件材料，如會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)批示、群眾來(lái)信來(lái)訪記錄等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在棚改工作中形成的各類(lèi)文件材料，確保檔案的完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件損壞或丟失。（三）整理方法1.分類(lèi)按照棚改工作的流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為項(xiàng)目規(guī)劃、拆遷安置、資金管理、工程建設(shè)等類(lèi)別，每個(gè)類(lèi)別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行細(xì)分。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用年度+類(lèi)別+順序號(hào)的方式進(jìn)行編制。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。目錄應(yīng)一式兩份，一份紙質(zhì)存檔，一份電子文檔保存，以便于檢索和利用。4.裝訂對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的文件材料應(yīng)進(jìn)行整理和裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件材料的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件內(nèi)容。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案反映棚改工作重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)棚改工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為30年。3.短期保管的檔案在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)棚改工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為10年。（二）保管要求1.檔案管理部門(mén)應(yīng)配備專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的實(shí)體安全。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照編號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放架位和順序號(hào)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同時(shí)歸檔，實(shí)行雙套制管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。（三）保護(hù)措施1.防火檔案庫(kù)房應(yīng)配備滅火設(shè)備，如滅火器、消火栓等，并定期檢查維護(hù)，確保其性能良好。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，不得存放易燃易爆物品。2.防潮控制檔案庫(kù)房的濕度，可采用除濕機(jī)、通風(fēng)設(shè)備等進(jìn)行調(diào)節(jié)，使庫(kù)房濕度保持在適宜范圍內(nèi)。對(duì)受潮的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行干燥處理，防止霉變。3.防蟲(chóng)檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止害蟲(chóng)滋生。可采用防蟲(chóng)藥品、防蟲(chóng)網(wǎng)等措施進(jìn)行防蟲(chóng)保護(hù)。4.防盜加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全防范措施，安裝防盜門(mén)窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保庫(kù)房安全。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守庫(kù)房管理制度，不得擅自離崗，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。5.防光檔案庫(kù)房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免陽(yáng)光直射檔案，防止檔案紙張褪色、字跡模糊。6.防塵檔案庫(kù)房應(yīng)安裝空氣過(guò)濾設(shè)備，定期清掃地面和檔案架，減少灰塵對(duì)檔案的污染。7.防有害氣體檔案庫(kù)房應(yīng)遠(yuǎn)離污染源，如化工廠、垃圾處理場(chǎng)等，防止有害氣體對(duì)檔案造成損害。同時(shí)，可采用空氣凈化設(shè)備等措施，改善庫(kù)房空氣質(zhì)量。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理制度的規(guī)定，不得損害國(guó)家利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)棚改工作原則檔案利用應(yīng)緊密?chē)@棚改工作的實(shí)際需要，為棚改辦工作人員及相關(guān)部門(mén)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的檔案信息服務(wù)。3.規(guī)范操作原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和手續(xù)進(jìn)行，確保檔案的安全和完整，防止檔案信息泄露。（二）利用方式1.查閱棚改辦工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督查閱過(guò)程，確保檔案的安全。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案，不得擅自將檔案帶出單位或泄露檔案內(nèi)容。借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人姓名、查閱（借閱）內(nèi)容、歸還日期等信息。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷(xiāo)毀；對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審查，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，并填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、棚改辦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，應(yīng)將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立棚改辦檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為棚改工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)棚改辦現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容掃描成電子文件，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)字化過(guò)程應(yīng)保證電子文件與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，圖像清晰、完整。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合棚改辦檔案管理需求的信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、分類(lèi)、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.電子檔案管理加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，建立電子檔案的存儲(chǔ)、保管、利用等管理制度。電子檔案應(yīng)按照與紙質(zhì)檔案相同的分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全和完整。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案利用登記制度，對(duì)電子檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（三）信息化安全保障1.網(wǎng)絡(luò)安全加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)安全建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，定期對(duì)電子檔案數(shù)