物品管理暫行辦法版一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物品管理，規(guī)范物品采購、使用、保管及處置等行為，提高物品使用效率，降低公司運(yùn)營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)所有物品的管理，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、原材料、低值易耗品等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司物品實(shí)行統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一調(diào)配、統(tǒng)一核算，確保物品管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.合理配置原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，合理配置物品資源，避免浪費(fèi)和閑置。3.節(jié)約高效原則：倡導(dǎo)節(jié)約使用物品，提高物品使用效率，降低公司運(yùn)營成本。4.責(zé)任明確原則：明確各部門和人員在物品管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保物品管理工作的順利開展。二、管理職責(zé)（一）行政部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司物品管理相關(guān)制度和流程，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司物品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放、調(diào)配及處置等日常管理工作。3.定期對公司物品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。4.建立公司物品管理臺賬，記錄物品的采購、使用、庫存等情況。5.協(xié)助各部門做好物品的使用和維護(hù)工作，提供相關(guān)技術(shù)支持和培訓(xùn)。（二）使用部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門物品需求的申報(bào)，配合行政部門做好物品采購計(jì)劃的制定。2.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物品的驗(yàn)收、保管和使用，并做好使用記錄。3.定期對本部門使用的物品進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時反饋物品使用情況和存在的問題。4.負(fù)責(zé)本部門物品的合理使用和節(jié)約，避免浪費(fèi)和損壞。5.配合行政部門做好物品的處置工作，按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)審核物品采購預(yù)算和費(fèi)用報(bào)銷，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。2.負(fù)責(zé)對公司物品管理進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督和核算，定期與行政部門核對物品賬目。3.協(xié)助行政部門做好物品的成本核算和效益分析工作。三、物品采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求和實(shí)際情況，于每月[具體日期]前向行政部門申報(bào)下月物品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、用途等信息。2.行政部門收到各部門采購計(jì)劃后，應(yīng)進(jìn)行匯總整理，并結(jié)合公司庫存情況和預(yù)算安排，制定公司月度物品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。3.對于臨時性或緊急性物品采購需求，使用部門應(yīng)填寫《物品采購申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后由行政部門及時采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.行政部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等進(jìn)行評估和管理。2.采購物品時，應(yīng)優(yōu)先選擇資質(zhì)良好、信譽(yù)度高、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商。3.與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。4.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行整改或更換。（三）采購實(shí)施1.行政部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃和采購合同，組織實(shí)施物品采購工作。采購人員應(yīng)嚴(yán)格按照采購程序和合同要求進(jìn)行采購，確保采購物品的質(zhì)量和交貨期。2.采購物品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物品，應(yīng)辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物品，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。3.采購人員應(yīng)及時整理采購文件和資料，包括采購計(jì)劃、采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等，交行政部門歸檔保存。四、物品驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購物品應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，以及公司規(guī)定的質(zhì)量要求。2.對于辦公用品、辦公設(shè)備等，應(yīng)檢查其外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量證明文件等是否與采購合同一致。3.對于生產(chǎn)設(shè)備、原材料等，應(yīng)按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程進(jìn)行驗(yàn)收，確保其性能和質(zhì)量符合要求。（二）驗(yàn)收程序1.采購物品到貨后，采購人員應(yīng)及時通知行政部門和使用部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)到達(dá)現(xiàn)場進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對采購物品進(jìn)行逐一檢查和核對，填寫《物品驗(yàn)收單》，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括物品名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗(yàn)收結(jié)論等。3.驗(yàn)收合格的物品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物品驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物品，驗(yàn)收人員應(yīng)在《物品驗(yàn)收單》上注明不合格原因，采購人員應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商處理。4.對于重要物品或金額較大的采購項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收。五、物品入庫管理（一）入庫登記1.驗(yàn)收合格的物品，倉庫管理人員應(yīng)及時辦理入庫手續(xù)，填寫《物品入庫單》，詳細(xì)記錄物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。2.《物品入庫單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交采購部門備查。3.倉庫管理人員應(yīng)按照物品的類別、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，并建立物品臺賬，記錄物品的出入庫情況。（二）庫存管理1.倉庫應(yīng)保持整潔、通風(fēng)、干燥，確保物品的安全存放。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存物品進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)清查應(yīng)至少每月進(jìn)行一次，并填寫《物品盤點(diǎn)表》。3.對于庫存物品中出現(xiàn)的損壞、變質(zhì)、過期等情況，倉庫管理人員應(yīng)及時清理，并填寫《物品報(bào)廢申請表》，報(bào)行政部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處置。4.倉庫應(yīng)建立庫存預(yù)警機(jī)制，當(dāng)庫存物品數(shù)量低于最低庫存限額時，倉庫管理人員應(yīng)及時通知行政部門進(jìn)行補(bǔ)貨。六、物品發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)使用部門的實(shí)際需求進(jìn)行物品發(fā)放，確保物品得到合理使用。2.限量發(fā)放原則：對于辦公用品等實(shí)行限量發(fā)放制度，控制物品的使用量。3.以舊換新原則：對于部分可重復(fù)使用的物品，如辦公設(shè)備、工具等，實(shí)行以舊換新制度，提高物品的利用率。（二）發(fā)放程序1.使用部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)物品的領(lǐng)用，并填寫《物品領(lǐng)用申請表》，詳細(xì)列出所需物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后交行政部門。2.行政部門收到《物品領(lǐng)用申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核，對于符合發(fā)放條件的物品，倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行發(fā)放，并填寫《物品發(fā)放單》。3.《物品發(fā)放單》應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門記賬，一聯(lián)交使用部門備查。4.使用部門領(lǐng)用物品時，應(yīng)在《物品發(fā)放單》上簽字確認(rèn)。對于貴重物品或特殊物品的領(lǐng)用，應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。七、物品使用與維護(hù)管理（一）使用培訓(xùn)1.行政部門應(yīng)定期組織物品使用培訓(xùn)，提高員工的物品使用技能和操作水平。2.對于新采購的辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備等，行政部門應(yīng)邀請供應(yīng)商或?qū)I(yè)技術(shù)人員進(jìn)行操作培訓(xùn)，確保員工能夠正確使用和維護(hù)。（二）使用規(guī)范1.使用部門應(yīng)制定本部門物品使用規(guī)范，明確物品的使用方法、注意事項(xiàng)等，確保員工按照規(guī)范使用物品。2.員工應(yīng)愛護(hù)公司物品，合理使用，避免浪費(fèi)和損壞。對于因個人原因造成物品損壞的，應(yīng)照價賠償。（三）維護(hù)保養(yǎng)1.行政部門應(yīng)建立物品維護(hù)保養(yǎng)制度，定期對辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備等進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。2.使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)本部門使用物品的日常維護(hù)保養(yǎng)工作，發(fā)現(xiàn)問題及時通知行政部門進(jìn)行維修。3.對于大型設(shè)備或重要設(shè)備，應(yīng)制定詳細(xì)的維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，并委托專業(yè)維修人員進(jìn)行定期維護(hù)保養(yǎng)。八、物品盤點(diǎn)與清查管理（一）盤點(diǎn)清查計(jì)劃1.行政部門應(yīng)每年制定物品盤點(diǎn)清查計(jì)劃，明確盤點(diǎn)清查的范圍、時間、方法、人員等。2.盤點(diǎn)清查計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。（二）盤點(diǎn)清查實(shí)施1.按照盤點(diǎn)清查計(jì)劃，組織相關(guān)人員對公司物品進(jìn)行全面盤點(diǎn)清查。盤點(diǎn)清查人員應(yīng)認(rèn)真核對物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況等，確保賬實(shí)相符。2.盤點(diǎn)清查過程中，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符或其他問題，應(yīng)及時查明原因，并填寫《物品盤點(diǎn)清查差異表》，詳細(xì)記錄差異情況和原因分析。3.對于盤點(diǎn)清查中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、損壞等情況，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈的物品應(yīng)及時入賬；盤虧或損壞的物品，應(yīng)查明原因，屬于責(zé)任人原因造成的，由責(zé)任人照價賠償；屬于不可抗力等原因造成的，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行審批處理。（三）盤點(diǎn)清查報(bào)告1.盤點(diǎn)清查結(jié)束后，行政部門應(yīng)編寫盤點(diǎn)清查報(bào)告，總結(jié)盤點(diǎn)清查工作情況，包括盤點(diǎn)清查的范圍、時間、方法、結(jié)果等。2.盤點(diǎn)清查報(bào)告應(yīng)附《物品盤點(diǎn)表》、《物品盤點(diǎn)清查差異表》等相關(guān)資料，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。3.根據(jù)盤點(diǎn)清查報(bào)告中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時制定整改措施，加強(qiáng)物品管理，提高物品管理水平。九、物品處置管理（一）處置范圍1.已損壞且無法修復(fù)的物品。2.已過期且無使用價值的物品。3.因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用的物品。4.其他需要處置的物品。（二）處置方式1.報(bào)廢：對于已損壞且無法修復(fù)、已過期且無使用價值等物品，經(jīng)行政部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行報(bào)廢處理。2.出售：對于因技術(shù)更新、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用但仍有一定使用價值的物品，經(jīng)行政部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行出售處理。出售所得款項(xiàng)應(yīng)及時上繳公司財(cái)務(wù)部門。3.捐贈：對于部分尚有使用價值但公司不再需要的物品，經(jīng)行政部門審核，公司領(lǐng)導(dǎo)審批后可以捐贈給相關(guān)單位或個人。（三）處置程序1.使用部門或倉庫管理人員發(fā)現(xiàn)需要處置的物品后，應(yīng)填寫《物品報(bào)廢申請表》或《物品出售申請表》，詳細(xì)說明物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、處置原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào)行政部門。2.行政部門收到申請后，應(yīng)進(jìn)行審核，并組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，確定物品是否符合處置條件。對于符合處置條件的物品，行政部門應(yīng)填寫《物品處置審批表》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，行政部門按照規(guī)定的處置方式進(jìn)行處置。對于報(bào)廢物品，應(yīng)及時清理并妥善處理；對于出售物品，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行公開拍賣或招標(biāo)出售；對于捐贈物品，應(yīng)辦理相關(guān)捐贈手續(xù)。4.行政部門應(yīng)及時更新物品管理臺賬，記錄物品的處置情況。十、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對物品管理情況進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，檢查物品采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放、處置等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。