礦工廠采購管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)礦工廠采購管理，規(guī)范采購行為，確保采購工作的高效、有序進(jìn)行，保障礦工廠生產(chǎn)運(yùn)營的順利開展，降低采購成本，提高經(jīng)濟(jì)效益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于礦工廠內(nèi)所有物資、設(shè)備、服務(wù)等采購活動，包括但不限于原材料采購、生產(chǎn)設(shè)備采購、辦公用品采購、維修服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公開公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購結(jié)果公正合理。4.誠信原則：采購方與供應(yīng)商應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)雙方合法權(quán)益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)成立采購管理委員會，由礦工廠高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購管理委員會負(fù)責(zé)審議和決策重大采購事項，包括采購戰(zhàn)略規(guī)劃、年度采購預(yù)算、重大采購合同等。（二）采購執(zhí)行部門設(shè)立采購部門，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確各崗位的職責(zé)分工，確保采購工作的順利進(jìn)行。采購人員應(yīng)具備良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)、溝通能力和職業(yè)道德，熟悉采購業(yè)務(wù)流程和相關(guān)法律法規(guī)。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出物資和服務(wù)的采購需求，提供詳細(xì)的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量等信息，并對采購需求的合理性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.質(zhì)量部門：參與采購物資和服務(wù)的質(zhì)量檢驗和驗收工作，確保所采購的物資和服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付采購款項，對采購成本進(jìn)行核算和控制，參與采購合同的審核。4.法務(wù)部門：為采購活動提供法律咨詢和支持，審核采購合同，確保合同的合法性和有效性。三、采購計劃管理（一）采購計劃的編制1.年度采購計劃：采購部門應(yīng)根據(jù)礦工廠的年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃、設(shè)備維護(hù)計劃、項目建設(shè)計劃等，結(jié)合庫存狀況，于每年年底前編制下一年度采購計劃。年度采購計劃應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。2.月度采購計劃：采購部門應(yīng)根據(jù)年度采購計劃和當(dāng)月生產(chǎn)經(jīng)營實際情況，于每月底前編制次月采購計劃。月度采購計劃應(yīng)在年度采購計劃的框架內(nèi)，對采購物資和服務(wù)的具體采購時間、數(shù)量等進(jìn)行細(xì)化和調(diào)整。3.臨時采購計劃：因生產(chǎn)經(jīng)營急需或其他特殊原因，需要臨時采購物資和服務(wù)的，由需求部門提出申請，經(jīng)相關(guān)部門審批后，采購部門編制臨時采購計劃并組織實施。（二）采購計劃的審批1.年度采購計劃：年度采購計劃編制完成后，應(yīng)提交采購管理委員會審議，經(jīng)礦工廠高層管理人員批準(zhǔn)后實施。2.月度采購計劃：月度采購計劃由采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)實施。3.臨時采購計劃：臨時采購計劃的審批流程應(yīng)根據(jù)采購金額大小和緊急程度，按照礦工廠內(nèi)部規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，采購金額較小的臨時采購計劃由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的臨時采購計劃需報分管領(lǐng)導(dǎo)或采購管理委員會審批。（三）采購計劃的調(diào)整采購計劃一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行。如因生產(chǎn)經(jīng)營計劃調(diào)整、市場變化等原因需要調(diào)整采購計劃的，需求部門應(yīng)及時提出申請，說明調(diào)整原因和調(diào)整內(nèi)容，按照原審批程序進(jìn)行審批。采購部門應(yīng)根據(jù)審批后的采購計劃調(diào)整內(nèi)容，及時調(diào)整采購工作安排。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商信息庫。根據(jù)采購物資和服務(wù)的類別、質(zhì)量要求、價格水平等因素，對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估：采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估可采用實地考察、問卷調(diào)查、樣品檢測、業(yè)績評價等方式進(jìn)行。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，采購部門應(yīng)選擇合格的供應(yīng)商，并與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)包括采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。（二）供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商考核指標(biāo)體系，對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核?？己酥笜?biāo)應(yīng)具體、可量化，便于操作和評價。2.考核周期：采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核周期可根據(jù)實際情況確定，一般為季度或年度。3.考核方式：采購部門可通過收集采購訂單執(zhí)行情況、質(zhì)量檢驗報告、客戶反饋意見等方式，對供應(yīng)商進(jìn)行考核?？己私Y(jié)果應(yīng)及時反饋給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商采取改進(jìn)措施。（三）供應(yīng)商淘汰對于考核不合格或出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時與其終止合作，并將其從供應(yīng)商信息庫中刪除。同時，采購部門應(yīng)及時尋找新的合格供應(yīng)商，確保采購工作的正常進(jìn)行。五、采購流程管理（一）采購申請需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并提交相關(guān)部門審核。采購申請表應(yīng)經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）采購審批采購申請表提交后，按照礦工廠內(nèi)部審批流程進(jìn)行審批。審批部門應(yīng)根據(jù)采購金額大小、采購物資和服務(wù)的重要性等因素，對采購申請進(jìn)行審核，并簽署審批意見。采購金額較大或重要的采購申請，需報采購管理委員會審議或礦工廠高層管理人員批準(zhǔn)。（三）采購實施1.采購詢價：采購部門根據(jù)審批后的采購申請表，向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求供應(yīng)商提供報價單。詢價函應(yīng)明確采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容。2.采購談判：采購部門根據(jù)供應(yīng)商的報價情況，選擇部分供應(yīng)商進(jìn)行采購談判。采購談判應(yīng)圍繞采購價格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行，爭取達(dá)成最優(yōu)的采購條件。3.采購合同簽訂：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資和服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。（四）采購驗收1.驗收準(zhǔn)備：采購部門在采購合同約定的交貨期前，應(yīng)通知質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)部門做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收人員應(yīng)熟悉采購物資和服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求等內(nèi)容。2.驗收實施：采購物資和服務(wù)到貨后，質(zhì)量部門、需求部門等相關(guān)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收程序進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量、外觀等方面。驗收合格后，驗收人員應(yīng)簽署驗收報告。3.驗收結(jié)果處理：如驗收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨。如供應(yīng)商拒絕處理或處理后仍不符合要求，采購部門應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同約定和驗收報告，填寫付款申請表，詳細(xì)說明采購物資和服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購金額、已付款金額、應(yīng)付款金額等內(nèi)容，并提交財務(wù)部門審核。付款申請表應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.付款審批：財務(wù)部門對付款申請表進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告的真實性、發(fā)票的合規(guī)性等方面。審核通過后，按照礦工廠內(nèi)部付款審批流程進(jìn)行審批。付款金額較大或重要的采購付款，需報分管領(lǐng)導(dǎo)或礦工廠高層管理人員批準(zhǔn)。3.付款實施：財務(wù)部門根據(jù)審批后的付款申請表，辦理付款手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，一般包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上銀行支付等方式。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別與評估，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險等。評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險：采購部門可通過與供應(yīng)商簽訂長期合同、采用套期保值等方式，鎖定采購價格，降低市場價格波動風(fēng)險。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和考核，選擇信譽(yù)良好、實力較強(qiáng)的供應(yīng)商，并在采購合同中明確違約責(zé)任，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購物資和服務(wù)的質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證承諾，降低質(zhì)量風(fēng)險。4.法律風(fēng)險：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和研究，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)法務(wù)部門審核，降低法律風(fēng)險。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素發(fā)生變化或風(fēng)險指標(biāo)超出預(yù)警范圍，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)報告。七、采購信息管理（一）采購檔案管理采購部門應(yīng)建立采購檔案管理制度，對采購活動過程中形成的各類文件、資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。采購檔案應(yīng)包括采購申請表、采購審批文件、采購合同、詢價函、報價單、驗收報告、付款憑證等內(nèi)容。采購檔案保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)及礦工廠內(nèi)部規(guī)定要求。（二）采購數(shù)據(jù)分析采購部門應(yīng)定期對采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購價格、供應(yīng)商分布等方面。通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購工作中的經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，并提出改進(jìn)措施和建議，為采購決策提供依據(jù)。（三）采購信息共享采購部門應(yīng)建立采購信息共享平臺，與需求部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門實現(xiàn)采購信息的實時共享。通過信息共享平臺，各部門可以及時了解采購進(jìn)展情況，