訪客來訪管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織的安全管理，規(guī)范訪客來訪行為，確保公司/組織的正常秩序和人員、財(cái)產(chǎn)安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于所有進(jìn)入公司/組織辦公區(qū)域、生產(chǎn)區(qū)域及其他相關(guān)場(chǎng)所的訪客。（三）基本原則1.安全第一原則：確保訪客來訪過程中不發(fā)生安全事故，保障公司/組織人員和財(cái)產(chǎn)安全。2.規(guī)范管理原則：對(duì)訪客來訪的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范，做到有章可循。3.服務(wù)至上原則：在保障安全和規(guī)范管理的前提下，為訪客提供必要的服務(wù)和便利。二、來訪預(yù)約（一）預(yù)約方式1.電話預(yù)約：訪客應(yīng)提前[X]個(gè)工作日致電公司/組織相關(guān)部門或接待人員，提供個(gè)人基本信息（姓名、單位、聯(lián)系方式）、來訪目的、預(yù)計(jì)來訪時(shí)間等。2.郵件預(yù)約：訪客可發(fā)送郵件至指定郵箱，郵件內(nèi)容應(yīng)包含上述電話預(yù)約所需信息。3.在線預(yù)約系統(tǒng)：公司/組織如有在線預(yù)約系統(tǒng)，訪客應(yīng)按照系統(tǒng)提示進(jìn)行預(yù)約操作。（二）預(yù)約審核1.接待部門或接待人員收到預(yù)約信息后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。對(duì)于符合來訪條件的，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)給予確認(rèn)，并告知訪客預(yù)約成功及相關(guān)注意事項(xiàng)。2.對(duì)于不符合來訪條件或預(yù)約信息不完整的，應(yīng)及時(shí)與訪客溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改信息。（三）特殊情況處理如訪客因特殊原因無法提前預(yù)約，應(yīng)在到達(dá)公司/組織前[X]小時(shí)再次嘗試通過上述方式進(jìn)行預(yù)約，并說明情況。如仍無法預(yù)約成功，應(yīng)在到達(dá)公司/組織門口時(shí)，向安保人員說明情況，由安保人員聯(lián)系相關(guān)部門或接待人員進(jìn)行處理。三、來訪登記（一）登記地點(diǎn)訪客應(yīng)在公司/組織指定的訪客登記處進(jìn)行登記。登記處一般應(yīng)設(shè)置在公司/組織入口處或安保室附近。（二）登記內(nèi)容1.訪客基本信息：包括姓名、性別、年齡、單位、聯(lián)系方式等。2.來訪信息：來訪時(shí)間、來訪部門、來訪目的、被訪人姓名等。3.證件信息：訪客應(yīng)出示有效身份證件或其他相關(guān)證件，登記人員應(yīng)記錄證件號(hào)碼。（三）登記流程1.訪客到達(dá)登記處后，應(yīng)主動(dòng)向登記人員說明來訪情況。2.登記人員按照要求填寫訪客登記表，內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.訪客應(yīng)仔細(xì)核對(duì)登記信息，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。（四）臨時(shí)訪客登記對(duì)于未提前預(yù)約的臨時(shí)訪客，登記人員應(yīng)在詳細(xì)詢問來訪情況后，按照上述流程進(jìn)行登記，并及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門或接待人員進(jìn)行確認(rèn)。四、證件辦理（一）臨時(shí)證件1.訪客登記完成后，登記人員應(yīng)為訪客辦理臨時(shí)證件。臨時(shí)證件應(yīng)注明訪客姓名、單位、來訪時(shí)間、有效期等信息。2.臨時(shí)證件應(yīng)佩戴在訪客胸前明顯位置，以便于識(shí)別和管理。（二）長(zhǎng)期證件對(duì)于因工作需要經(jīng)常來訪的人員，公司/組織可根據(jù)實(shí)際情況為其辦理長(zhǎng)期證件。長(zhǎng)期證件辦理流程如下：1.相關(guān)部門或接待人員填寫長(zhǎng)期證件申請(qǐng)表，注明申請(qǐng)人基本信息、申請(qǐng)理由、有效期等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至公司/組織安保部門。3.安保部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后為申請(qǐng)人辦理長(zhǎng)期證件。（三）證件使用規(guī)定1.訪客應(yīng)妥善保管臨時(shí)證件，不得轉(zhuǎn)借他人。2.長(zhǎng)期證件僅限本人使用，不得涂改、偽造。3.訪客離開公司/組織時(shí)，應(yīng)將臨時(shí)證件交回登記處；長(zhǎng)期證件如有遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)向安保部門報(bào)告并辦理掛失或補(bǔ)辦手續(xù)。五、訪客陪同（一）陪同人員安排1.對(duì)于預(yù)約來訪的訪客，接待部門或接待人員應(yīng)安排專人進(jìn)行陪同。陪同人員應(yīng)熟悉公司/組織情況，能夠?yàn)樵L客提供必要的引導(dǎo)和幫助。2.對(duì)于臨時(shí)來訪的訪客，安保人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門或接待人員，由其安排陪同人員。（二）陪同職責(zé)1.引導(dǎo)訪客前往目的地，介紹公司/組織基本情況和安全注意事項(xiàng)。2.協(xié)助訪客辦理相關(guān)業(yè)務(wù)，解答訪客疑問。3.監(jiān)督訪客行為，確保訪客遵守公司/組織各項(xiàng)規(guī)定。（三）特殊情況處理如陪同人員因特殊原因無法全程陪同訪客，應(yīng)及時(shí)安排其他合適人員接替，并告知訪客。六、來訪限制區(qū)域管理（一）限制區(qū)域范圍公司/組織應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況劃定限制區(qū)域，如生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)、機(jī)房、財(cái)務(wù)室等。限制區(qū)域應(yīng)設(shè)置明顯標(biāo)識(shí)。（二）訪客進(jìn)入限制區(qū)域規(guī)定1.訪客如需進(jìn)入限制區(qū)域，必須經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由陪同人員帶領(lǐng)。2.進(jìn)入限制區(qū)域的訪客應(yīng)遵守該區(qū)域的安全規(guī)定，不得隨意觸摸、操作設(shè)備和物品。3.陪同人員應(yīng)全程陪同訪客，不得離開訪客視線范圍。（三）違規(guī)處理對(duì)于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自進(jìn)入限制區(qū)域的訪客，安保人員應(yīng)及時(shí)制止，并按照公司/組織相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、安全檢查（一）檢查方式1.安保人員應(yīng)對(duì)進(jìn)入公司/組織的訪客進(jìn)行安全檢查，檢查方式包括人工檢查和儀器檢查。2.人工檢查主要檢查訪客隨身攜帶的物品，如是否有違禁物品、危險(xiǎn)物品等。3.儀器檢查可使用金屬探測(cè)器、X光機(jī)等設(shè)備，對(duì)訪客及其攜帶的物品進(jìn)行檢查。（二）檢查內(nèi)容1.禁止攜帶的物品：如槍支、彈藥、管制刀具、易燃易爆物品、毒品等。2.限制攜帶的物品：如刀具、液體、充電寶等，如需攜帶應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行申報(bào)和檢查。（三）檢查流程1.訪客到達(dá)安全檢查處后，應(yīng)主動(dòng)配合安保人員進(jìn)行檢查。2.安保人員按照檢查內(nèi)容對(duì)訪客及其攜帶的物品進(jìn)行檢查，檢查過程應(yīng)文明、規(guī)范。3.如發(fā)現(xiàn)違禁物品或限制攜帶物品，安保人員應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、來訪時(shí)間管理（一）正常工作時(shí)間來訪訪客應(yīng)在公司/組織正常工作時(shí)間內(nèi)來訪，如遇特殊情況需在非工作時(shí)間來訪，應(yīng)提前與相關(guān)部門或接待人員溝通并獲得批準(zhǔn)。（二）加班時(shí)間來訪對(duì)于因工作需要在加班時(shí)間來訪的訪客，接待部門或接待人員應(yīng)提前做好安排，并告知安保人員。安保人員應(yīng)對(duì)加班時(shí)間來訪的訪客進(jìn)行嚴(yán)格登記和管理。（三）節(jié)假日來訪一般情況下，公司/組織不接待節(jié)假日來訪。如遇特殊情況確需來訪的，應(yīng)提前向公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)，并按照本辦法規(guī)定的流程進(jìn)行登記和管理。九、信息保密（一）訪客信息管理公司/組織應(yīng)妥善保管訪客登記信息，未經(jīng)訪客同意，不得泄露訪客個(gè)人信息。（二）公司/組織信息保密陪同人員應(yīng)提醒訪客遵守公司/組織信息保密規(guī)定，不得在來訪過程中隨意打聽、傳播公司/組織機(jī)密信息。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反信息保密規(guī)定的訪客或公司/組織人員，公司/組織將按照相關(guān)法律法規(guī)和內(nèi)部規(guī)定進(jìn)行處理。十、緊急情況處理（一）突發(fā)事件應(yīng)急響應(yīng)如訪客來訪過程中發(fā)生突發(fā)事件（如火災(zāi)、地震、暴力事件等），安保人員應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并按照預(yù)案要求進(jìn)行處理。（二）訪客突發(fā)疾病處理如訪客在公司/組織內(nèi)突發(fā)疾病，陪同人員應(yīng)及時(shí)通知公司/組織醫(yī)務(wù)室或撥打急救電話，并協(xié)助醫(yī)護(hù)人員進(jìn)行救治。（三）其他緊急情況處理對(duì)于其他緊急情況，公司/組織應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況采取相應(yīng)的措施，確保訪客和公司/組織人員的生命財(cái)產(chǎn)安全。十一、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督部門公司/組織安保部門負(fù)責(zé)對(duì)訪客來訪管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。（二）考核內(nèi)容1.來訪預(yù)約、登記、證件辦理等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.訪客陪同、安全檢查、信息保密等工作的落實(shí)情況。3.緊急情況處理的及時(shí)性和有效性。（三）考核方式1.安保部門定期對(duì)各部門訪客來訪管理工作進(jìn)行檢查，并記錄檢查