營銷樣品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司營銷樣品的管理，規(guī)范樣品的申請、使用、保管、處置等流程，確保樣品的有效利用，保障公司利益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及營銷樣品的部門和人員，包括但不限于市場營銷部、銷售團(tuán)隊、產(chǎn)品研發(fā)部、客服部門等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保營銷樣品管理活動合法合規(guī)。2.合理性原則：根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際需求，合理控制樣品數(shù)量、種類，避免資源浪費(fèi)。3.責(zé)任明確原則：明確各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，確保樣品管理工作有序開展。4.可追溯性原則：對樣品的流向、使用情況等進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于查詢和追溯。二、職責(zé)分工（一）市場營銷部1.負(fù)責(zé)制定營銷樣品需求計劃，根據(jù)市場推廣活動、客戶拜訪等業(yè)務(wù)需求，預(yù)估所需樣品的種類、數(shù)量及時間。2.負(fù)責(zé)營銷樣品的申請、領(lǐng)用、發(fā)放等工作，確保樣品及時準(zhǔn)確地交付給相關(guān)人員或客戶。3.定期對營銷樣品的使用情況進(jìn)行跟蹤和反饋，協(xié)助其他部門做好樣品的管理工作。（二）產(chǎn)品研發(fā)部1.負(fù)責(zé)提供營銷樣品的技術(shù)支持，包括樣品的性能參數(shù)、使用方法、注意事項(xiàng)等詳細(xì)信息。2.根據(jù)市場營銷需求，對樣品進(jìn)行必要的改進(jìn)和優(yōu)化，確保樣品能夠有效展示產(chǎn)品優(yōu)勢。（三）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)營銷樣品的入庫、存儲、保管等工作，按照規(guī)定的存儲條件妥善保管樣品，確保樣品質(zhì)量不受損。2.建立樣品庫存臺賬，定期盤點(diǎn)庫存，做到賬實(shí)相符，及時反饋庫存信息給相關(guān)部門。3.根據(jù)市場營銷部的領(lǐng)用申請，辦理樣品出庫手續(xù)，確保樣品發(fā)放準(zhǔn)確無誤。（四）財務(wù)部1.負(fù)責(zé)營銷樣品的成本核算，將樣品的采購成本、制作成本等納入公司成本管理體系。2.對營銷樣品的費(fèi)用報銷進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出符合公司財務(wù)制度。（五）法務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審查營銷樣品管理過程中涉及的合同、協(xié)議等法律文件，確保公司權(quán)益得到法律保障。2.對營銷樣品管理活動中可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險進(jìn)行評估和預(yù)警，提供法律意見和建議。三、樣品申請與審批（一）申請流程1.市場營銷部相關(guān)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《營銷樣品申請表》，詳細(xì)注明樣品名稱、規(guī)格型號、申請數(shù)量、申請用途、預(yù)計使用時間等信息。2.將申請表提交至部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人對申請的必要性、合理性進(jìn)行審核，簽署意見后提交至產(chǎn)品研發(fā)部。3.產(chǎn)品研發(fā)部對樣品的技術(shù)可行性進(jìn)行評估，確認(rèn)是否需要對樣品進(jìn)行調(diào)整或補(bǔ)充技術(shù)資料，如無異議，簽署意見后提交至倉庫管理部門。4.倉庫管理部門根據(jù)庫存情況，對能否提供所需樣品進(jìn)行審核，如庫存充足，辦理樣品出庫手續(xù)，并在申請表上注明出庫時間和實(shí)際發(fā)放數(shù)量；如庫存不足，反饋給市場營銷部，由市場營銷部協(xié)調(diào)采購或制作。（二）審批權(quán)限1.申請數(shù)量在[X]件以內(nèi)的，由市場營銷部部門負(fù)責(zé)人審批。2.申請數(shù)量在[X]件至[X]件之間的，由市場營銷部分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.申請數(shù)量超過[X]件的，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。四、樣品領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用程序1.市場營銷部人員憑經(jīng)審批的《營銷樣品申請表》到倉庫管理部門領(lǐng)取樣品，倉庫管理人員按照申請表上的信息發(fā)放樣品，并要求領(lǐng)用人簽字確認(rèn)。2.領(lǐng)用人應(yīng)仔細(xì)核對樣品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，確保與申請表一致，如有不符，應(yīng)及時與倉庫管理人員溝通。（二）發(fā)放方式1.對于本地客戶或業(yè)務(wù)活動，可由市場營銷部人員直接領(lǐng)取樣品后送達(dá)；對于外地客戶，可根據(jù)實(shí)際情況選擇快遞、物流等方式發(fā)送，確保樣品安全、及時送達(dá)。2.在發(fā)放樣品時，應(yīng)填寫《營銷樣品發(fā)放記錄》，詳細(xì)記錄樣品發(fā)放日期、發(fā)放對象、發(fā)放數(shù)量、快遞單號（如有）等信息。五、樣品使用管理（一）使用規(guī)范1.營銷樣品的使用應(yīng)嚴(yán)格按照產(chǎn)品研發(fā)部提供的技術(shù)資料和使用說明進(jìn)行，不得擅自改變樣品的性能、用途或進(jìn)行其他違規(guī)操作。2.使用過程中應(yīng)注意保護(hù)樣品，避免損壞、丟失，如因使用不當(dāng)造成樣品損壞或丟失的，應(yīng)及時向市場營銷部報告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.對于需要客戶試用的樣品，應(yīng)與客戶簽訂試用協(xié)議，明確試用期限、試用范圍、樣品保管責(zé)任等事項(xiàng)，確?？蛻舭凑諈f(xié)議使用樣品。（二）使用跟蹤1.市場營銷部應(yīng)定期對營銷樣品的使用情況進(jìn)行跟蹤，了解樣品在客戶處的使用效果、客戶反饋等信息，并及時反饋給產(chǎn)品研發(fā)部。2.根據(jù)客戶反饋和市場需求，產(chǎn)品研發(fā)部如有必要對樣品進(jìn)行改進(jìn)或調(diào)整，應(yīng)及時通知市場營銷部，市場營銷部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)工作。六、樣品保管與存儲（一）倉庫保管1.倉庫管理部門應(yīng)設(shè)立專門的樣品存儲區(qū)域，按照樣品的種類、規(guī)格、型號等進(jìn)行分類存放，確保樣品存放有序，便于查找和管理。2.建立樣品保管制度，明確樣品保管人員的職責(zé)，加強(qiáng)對樣品的日常巡查，確保樣品存儲環(huán)境符合要求，防止樣品受潮、變質(zhì)、損壞等情況發(fā)生。3.定期對樣品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少盤點(diǎn)一次，核對庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。（二）現(xiàn)場保管1.在營銷活動現(xiàn)場、客戶處等使用樣品的場所，相關(guān)人員應(yīng)妥善保管樣品，不得隨意丟棄或損壞樣品。2.活動結(jié)束后，應(yīng)及時清理現(xiàn)場，將剩余樣品整理歸位，如有樣品丟失或損壞，應(yīng)及時報告并說明情況。七、樣品處置管理（一）回收與報廢1.對于客戶試用后返還的樣品，倉庫管理部門應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，如樣品無損壞且仍可繼續(xù)使用，應(yīng)重新入庫保管；如樣品已損壞或無法使用，應(yīng)填寫《營銷樣品報廢申請表》，注明報廢原因、樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，提交至市場營銷部審核。2.市場營銷部審核通過后，將申請表提交至財務(wù)部進(jìn)行成本核銷，然后交倉庫管理部門進(jìn)行報廢處理，并在庫存臺賬中予以記錄。（二）捐贈與轉(zhuǎn)讓1.如因業(yè)務(wù)需要將營銷樣品進(jìn)行捐贈或轉(zhuǎn)讓，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意，并簽訂相應(yīng)的協(xié)議或合同，明確捐贈或轉(zhuǎn)讓的樣品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、接收方等信息。2.市場營銷部負(fù)責(zé)辦理相關(guān)手續(xù)，并跟蹤樣品的交接情況，確保捐贈或轉(zhuǎn)讓行為符合公司規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對營銷樣品管理情況進(jìn)行審計，檢查樣品的申請、領(lǐng)用、使用、保管、處置等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)操作或管理漏洞。2.審計部門應(yīng)出具審計報告，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常檢查1.市場營銷部、倉庫管理部門等相關(guān)部門應(yīng)定期對營銷樣品管理工作進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.公司管理層可根據(jù)工作需要，不定期對營銷樣品管理情況進(jìn)行抽查，確保管理工作規(guī)范、有效。九、處罰與獎勵（一）處罰措施1.對于違反本辦法規(guī)定，在營銷樣品管理過程中存在違規(guī)操作、玩忽職守等行為的人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（二）獎勵措施1.對于在營銷樣品管理工作中表現(xiàn)突出，如嚴(yán)格遵守規(guī)定、有效節(jié)約資源、積極提出合理化建議等的部門或個人，給予表彰和獎勵，包括榮譽(yù)證書、獎金等。2.通過獎勵機(jī)制，激勵全體員工積極參