過程記錄管理辦法一、總則（一）目的為了加強公司/組織的過程記錄管理，規(guī)范記錄行為，確保記錄的真實性、完整性、準確性和可追溯性，為公司/組織的運營管理、決策支持、質(zhì)量控制、合規(guī)審查等提供可靠依據(jù)，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位在業(yè)務活動、管理工作、項目實施等過程中所產(chǎn)生的各類記錄，包括但不限于文件、報表、報告、合同、協(xié)議、會議紀要、工作記錄、檢驗檢測報告、培訓記錄、設備維護記錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：過程記錄的管理應符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)章制度要求。2.真實準確原則：記錄應如實反映業(yè)務活動和管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整，不得虛構(gòu)、篡改或遺漏。3.及時有效原則：記錄應在業(yè)務活動或管理工作發(fā)生的同時或規(guī)定的時間內(nèi)及時形成，并確保記錄的有效性，能夠為后續(xù)工作提供有用信息。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：記錄的格式、內(nèi)容、填寫要求等應保持規(guī)范統(tǒng)一，便于識別、查閱和管理。5.安全保密原則：對涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的記錄，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，確保信息安全。二、記錄的分類與編號（一）記錄分類1.管理類記錄：包括公司/組織的各項管理制度、規(guī)定、通知、決議等文件記錄，以及行政管理、人力資源管理、財務管理、風險管理等方面的工作記錄。2.業(yè)務類記錄：與公司/組織核心業(yè)務活動相關(guān)的記錄，如銷售記錄、采購記錄、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量記錄、客戶服務記錄等。3.項目類記錄：針對特定項目所產(chǎn)生的記錄，包括項目策劃書、項目進度報告、項目驗收報告、項目文檔等。4.技術(shù)類記錄：涉及技術(shù)研發(fā)、技術(shù)方案、技術(shù)標準、技術(shù)檢驗檢測等方面的記錄。5.其他記錄：不屬于上述分類的其他各類記錄，如會議記錄、培訓記錄、設備維護記錄等。（二）記錄編號1.為便于記錄的識別、檢索和管理，對各類記錄應進行統(tǒng)一編號。編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，能夠反映記錄的類別、年份、順序等信息。2.編號規(guī)則如下：記錄類別代碼：采用大寫字母表示不同的記錄類別，如“GL”代表管理類記錄，“YW”代表業(yè)務類記錄，“XM”代表項目類記錄，“JS”代表技術(shù)類記錄，“QT”代表其他記錄。年份代碼：采用公元紀年的后兩位數(shù)字表示，如“23”代表2023年。順序號：按照記錄產(chǎn)生的先后順序，從001開始依次編號。3.示例：一份2023年產(chǎn)生的業(yè)務類銷售記錄，編號為“YW23010”；一份2023年的項目類項目策劃書，編號為“XM23001”。三、記錄的生成與填寫（一）責任主體1.各部門負責人是本部門記錄管理的第一責任人，負責組織、指導和監(jiān)督本部門員工按照規(guī)定進行記錄的生成與填寫。2.具體業(yè)務操作人員是記錄的直接生成者和填寫人，應嚴格按照本辦法及相關(guān)操作規(guī)程進行記錄，確保記錄的質(zhì)量。（二）生成要求1.記錄應在業(yè)務活動或管理工作的過程中同步生成，不得事后補記或編造。2.對于需要多人協(xié)作完成的業(yè)務活動或項目，相關(guān)人員應及時溝通協(xié)調(diào)，確保記錄的一致性和完整性。（三）填寫要求1.記錄應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡應清晰、工整、規(guī)范，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色墨水填寫。2.記錄內(nèi)容應完整、準確、詳細，不得有空項、漏項或模糊不清的表述。對于需要填寫數(shù)字的，應填寫阿拉伯數(shù)字，并確保數(shù)字的準確性。3.記錄中如有修改，應在修改處加蓋修改人印章或簽字，并注明修改日期。修改內(nèi)容應清晰可辨，不得涂抹或刮擦原記錄內(nèi)容。4.對于電子記錄，應按照公司/組織規(guī)定的電子文檔格式和命名規(guī)則進行保存，并確保電子記錄的安全性和可追溯性。四、記錄的收集與整理（一）收集1.各部門應指定專人負責本部門記錄的收集工作，定期對本部門產(chǎn)生的記錄進行收集、匯總，確保記錄不丟失、不遺漏。2.對于外部接收的記錄，如客戶提供的文件、供應商的送貨單等，接收人員應及時進行登記，并將記錄傳遞給相關(guān)部門進行處理。（二）整理1.收集到的記錄應按照記錄類別、時間順序等進行分類整理，確保記錄的條理清晰、便于查閱。2.對于紙張記錄，應進行裝訂或裝盒，并在封面或盒面上注明記錄類別、年份、起止編號等信息。3.對于電子記錄，應按照文件夾結(jié)構(gòu)進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于快速查找和訪問。五、記錄的存儲與保管（一）存儲方式1.記錄的存儲方式應根據(jù)記錄的性質(zhì)、數(shù)量、保存期限等因素進行選擇，可采用紙質(zhì)存儲、電子存儲或兩者相結(jié)合的方式。2.對于重要的、具有長期保存價值的記錄，應采用紙質(zhì)存儲和電子存儲相結(jié)合的方式，并進行異地備份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。（二）保管期限1.記錄的保管期限應根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司/組織內(nèi)部的規(guī)定確定，不同類別的記錄保管期限如下：管理類記錄：一般保管期限為[X]年，涉及重要決策、重大事項等的記錄保管期限為[X]年。業(yè)務類記錄：銷售記錄、采購記錄等一般保管期限為[X]年，質(zhì)量記錄、客戶服務記錄等保管期限為[X]年。項目類記錄：項目策劃書、項目進度報告等保管期限為項目結(jié)束后[X]年，項目驗收報告等保管期限為長期。技術(shù)類記錄：技術(shù)研發(fā)記錄、技術(shù)標準等保管期限為長期，技術(shù)檢驗檢測報告等保管期限為[X]年。其他記錄：會議記錄、培訓記錄等保管期限為[X]年，設備維護記錄等保管期限為設備使用壽命周期。2.對于超過保管期限的記錄，應按照公司/組織規(guī)定的程序進行銷毀處理，確保記錄的安全性和保密性。（三）保管責任1.公司/組織應指定專門的部門或人員負責記錄的保管工作，明確保管責任，確保記錄的妥善保管。2.保管人員應定期對記錄進行檢查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取相應措施進行處理。3.記錄保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全條件，確保記錄的安全存儲。六、記錄的查閱與借閱（一）查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄的，應填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人批準。2.查閱人員應在指定的場所查閱記錄，不得擅自將記錄帶出保管場所或進行復制、拍照等行為。如需復制記錄，應按照公司/組織規(guī)定的程序進行申請和審批。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將記錄歸還保管人員，并在《記錄查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱1.公司/組織外部單位或人員因特殊原因需要借閱記錄的，應填寫《記錄借閱申請表》，注明借閱單位或人員名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等信息，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負責人和主管領(lǐng)導批準。2.借閱人員應與公司/組織簽訂《記錄借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務，確保記錄的安全歸還。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管所借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借、泄露或擅自修改記錄內(nèi)容。借閱期滿后，應及時將記錄歸還公司/組織，并在《記錄借閱登記表》上簽字確認。七、記錄的保密與安全（一）保密措施1.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的記錄，應嚴格按照公司/組織的保密制度進行管理，采取加密存儲、限制訪問權(quán)限、專人保管等保密措施。2.在記錄的生成、收集、整理、存儲、查閱、借閱等過程中，相關(guān)人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露記錄內(nèi)容。（二）安全管理1.記錄保管場所應配備必要的安全設施，如消防器材、防盜設備、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保記錄的安全存儲。2.定期對記錄進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。對于電子記錄，應采取數(shù)據(jù)加密、定期殺毒等安全措施，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.如發(fā)生記錄丟失、損壞、泄露等安全事故，應立即采取措施進行處理，并及時報告公司/組織相關(guān)部門，配合進行調(diào)查和處理。八、記錄的銷毀（一）銷毀條件1.記錄達到保管期限或因其他原因需要銷毀的，應按照公司/組織規(guī)定的程序進行銷毀處理。2.對于涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等的記錄，在銷毀前應進行保密審查，確保記錄內(nèi)容已得到妥善處理，不會造成信息泄露。（二）銷毀程序1.由記錄保管部門或人員提出記錄銷毀申請，填寫《記錄銷毀申請表》，注明銷毀記錄的類別、年份、起止編號、銷毀原因等信息，并附上需要銷毀記錄的清單。2.《記錄銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責人審核、公司/組織相關(guān)部門負責人和主管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀處理。3.記錄銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如粉碎、焚燒、電子數(shù)據(jù)擦除等，確保記錄無法恢復。銷毀過程應有專人負責監(jiān)督，并在《記錄銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人等信息。4.銷毀完畢后，《記錄銷毀申請表》、《記錄銷毀登記表》等相關(guān)資料應作為檔案進行保存，保存期限為[X]年。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應定期對各部門的記錄管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的生成、收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、資料審查、人員訪談等方式進行，對于發(fā)現(xiàn)的問題應及時下達整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價1.將記錄管理工作納入公司/組織的績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的記錄管理工作進行考核評價。2.考核評