進口業(yè)務(wù)管理辦法一、總則（一）目的為加強公司進口業(yè)務(wù)管理，規(guī)范進口業(yè)務(wù)操作流程，提高工作效率，防范經(jīng)營風(fēng)險，確保進口業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有進口業(yè)務(wù)活動，包括但不限于貨物進口、技術(shù)引進、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：進口業(yè)務(wù)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保業(yè)務(wù)活動合法合規(guī)。2.效益性原則：在確保業(yè)務(wù)質(zhì)量和合規(guī)的前提下，追求經(jīng)濟效益最大化，降低進口成本，提高資金使用效率。3.風(fēng)險可控原則：對進口業(yè)務(wù)全過程進行風(fēng)險識別、評估和控制，有效防范各類風(fēng)險，保障公司利益。4.職責(zé)明確原則：明確各部門在進口業(yè)務(wù)中的職責(zé)分工，確保各環(huán)節(jié)工作有序開展，責(zé)任落實到人。二、進口業(yè)務(wù)流程（一）業(yè)務(wù)申請與審批1.需求部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，填寫《進口業(yè)務(wù)申請表》，詳細說明進口商品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計金額等信息，并提交相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料。2.《進口業(yè)務(wù)申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至國際貿(mào)易部門。3.國際貿(mào)易部門對申請內(nèi)容進行初步審核，重點審查業(yè)務(wù)的必要性、合規(guī)性以及市場情況等。審核通過后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求和資金狀況等因素進行審批。審批通過的申請進入進口業(yè)務(wù)操作流程；未通過的，由國際貿(mào)易部門及時反饋需求部門并說明原因。（二）供應(yīng)商選擇與采購合同簽訂1.國際貿(mào)易部門根據(jù)審批通過的進口業(yè)務(wù)申請，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如參加國內(nèi)外展會、查閱行業(yè)資料、利用網(wǎng)絡(luò)平臺等。2.對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括供應(yīng)商的經(jīng)營資質(zhì)、信譽狀況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平等方面。收集供應(yīng)商的相關(guān)資料，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品認(rèn)證文件、業(yè)績案例等，并進行實地考察或背景調(diào)查。3.與篩選出的合格供應(yīng)商進行商務(wù)談判，就商品或服務(wù)的價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款進行協(xié)商，爭取有利的交易條件。談判過程中要做好記錄，形成談判紀(jì)要。4.根據(jù)談判結(jié)果，起草并簽訂進口采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保條款清晰、準(zhǔn)確、完整，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。合同簽訂前，需經(jīng)公司法務(wù)部門審核，確保合同的合法性和有效性。（三）進口報關(guān)與報檢1.國際貿(mào)易部門負(fù)責(zé)在合同規(guī)定的交貨期前，督促供應(yīng)商按時發(fā)貨，并及時獲取貨物提單、發(fā)票、裝箱單等相關(guān)單證。2.根據(jù)進口商品的性質(zhì)和監(jiān)管要求，準(zhǔn)備報關(guān)報檢所需的文件資料，如報關(guān)單、報檢單、合同、發(fā)票、裝箱單、提單、原產(chǎn)地證書、質(zhì)量檢驗證書等。確保文件資料的真實性、準(zhǔn)確性和完整性。3.將準(zhǔn)備好的報關(guān)報檢文件資料提交至公司指定的報關(guān)行和報檢機構(gòu)，辦理報關(guān)報檢手續(xù)。報關(guān)行負(fù)責(zé)向海關(guān)申報進口貨物的相關(guān)信息，繳納關(guān)稅、增值稅等稅費；報檢機構(gòu)負(fù)責(zé)對進口商品進行檢驗檢疫，確保商品符合國家質(zhì)量、安全、衛(wèi)生等標(biāo)準(zhǔn)要求。4.密切關(guān)注報關(guān)報檢進度，及時與報關(guān)行、報檢機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)，解決可能出現(xiàn)的問題。如遇海關(guān)查驗、檢驗檢疫不合格等情況，積極配合相關(guān)部門進行處理，提供必要的解釋和證明材料，爭取盡快完成通關(guān)手續(xù)。（四）貨物運輸與保險1.根據(jù)合同約定的交貨方式和運輸條款，安排貨物運輸。選擇合適的運輸方式，如海運、空運、陸運等，并與貨運代理公司簽訂運輸合同。2.辦理貨物運輸保險，根據(jù)貨物的價值、運輸風(fēng)險等因素選擇合適的保險險種和保險公司。確保貨物在運輸過程中的安全，如發(fā)生損失能夠得到相應(yīng)的賠償。3.跟蹤貨物運輸情況，及時掌握貨物的運輸狀態(tài)，如預(yù)計到達時間、運輸途中的異常情況等。如有需要，協(xié)調(diào)貨運代理公司采取相應(yīng)的措施，確保貨物按時、安全到達目的地。（五）貨物驗收與入庫1.貨物到達目的港或目的地后，國際貿(mào)易部門通知相關(guān)部門進行貨物驗收。驗收部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量要求對貨物進行檢驗。2.驗收內(nèi)容包括貨物的外觀、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量等方面。如有必要，可委托專業(yè)的檢驗機構(gòu)進行檢驗。對于驗收合格的貨物，填寫《貨物驗收單》；對于驗收不合格的貨物，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取換貨、補貨、退款等措施，并做好相關(guān)記錄。3.驗收合格的貨物辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員根據(jù)《貨物驗收單》對貨物進行清點、核對，確保貨物準(zhǔn)確無誤入庫。同時，做好貨物的存儲管理工作，保證貨物的安全和質(zhì)量。（六）進口付匯1.財務(wù)部門根據(jù)進口采購合同和報關(guān)單等相關(guān)文件，審核進口付匯申請。確認(rèn)付款金額、付款方式、付款時間等符合合同約定和公司財務(wù)制度要求。2.按照國家外匯管理規(guī)定，辦理進口付匯手續(xù)。如需外匯額度，提前向外匯管理部門申請額度；如需購匯，按照銀行的購匯流程進行操作。3.在規(guī)定的時間內(nèi)完成付匯操作，確保公司按時履行付款義務(wù)，維護公司良好的商業(yè)信譽。同時，做好付匯記錄和相關(guān)憑證的保管工作，以備審計和查詢。三、各部門職責(zé)（一）需求部門1.提出進口業(yè)務(wù)需求，填寫《進口業(yè)務(wù)申請表》，并提供相關(guān)業(yè)務(wù)背景資料。2.參與供應(yīng)商選擇、商務(wù)談判等環(huán)節(jié)，提供業(yè)務(wù)需求方面的意見和建議。3.負(fù)責(zé)進口貨物的使用和驗收工作，確保貨物符合實際需求。（二）國際貿(mào)易部門1.負(fù)責(zé)進口業(yè)務(wù)的整體規(guī)劃、組織和協(xié)調(diào)工作。2.尋找潛在供應(yīng)商，進行資格審查和商務(wù)談判，簽訂進口采購合同。3.辦理進口報關(guān)、報檢手續(xù)，安排貨物運輸與保險，跟蹤業(yè)務(wù)進展情況，及時解決業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。4.與供應(yīng)商、報關(guān)行、報檢機構(gòu)、貨運代理公司、保險公司等相關(guān)方保持密切溝通與協(xié)調(diào)。（三）法務(wù)部門1.審核進口采購合同等法律文件，確保合同的合法性和有效性。2.為進口業(yè)務(wù)提供法律咨詢服務(wù)，協(xié)助處理業(yè)務(wù)過程中的法律問題。（四）財務(wù)部門1.審核進口付匯申請，辦理進口付匯手續(xù)，確保付匯業(yè)務(wù)符合財務(wù)制度和外匯管理規(guī)定。2.負(fù)責(zé)進口業(yè)務(wù)的財務(wù)核算和成本控制，提供財務(wù)分析報告。3.保管進口業(yè)務(wù)相關(guān)的財務(wù)憑證和資料，配合公司內(nèi)部審計和外部審計工作。（五）倉庫管理部門1.負(fù)責(zé)進口貨物的入庫、存儲和保管工作。2.按照規(guī)定對貨物進行驗收、清點和核對，確保貨物準(zhǔn)確無誤入庫。3.做好貨物的存儲管理工作，保證貨物的安全和質(zhì)量，定期對貨物進行盤點。四、風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：包括國際市場價格波動、匯率波動、供求關(guān)系變化等因素可能導(dǎo)致進口成本增加或貨物無法按時采購的風(fēng)險。2.信用風(fēng)險：供應(yīng)商可能存在違約行為，如延遲交貨、提供不合格產(chǎn)品、拒絕履行合同等，給公司帶來損失的風(fēng)險。3.法律法規(guī)風(fēng)險：進口業(yè)務(wù)涉及國內(nèi)外眾多法律法規(guī)和政策規(guī)定，如未能及時了解和遵守相關(guān)規(guī)定，可能導(dǎo)致業(yè)務(wù)受阻或面臨法律責(zé)任的風(fēng)險。4.操作風(fēng)險：業(yè)務(wù)操作過程中可能出現(xiàn)的失誤、疏忽或違規(guī)行為，如文件資料準(zhǔn)備不齊全、報關(guān)報檢錯誤、運輸延誤等，影響業(yè)務(wù)順利進行的風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的風(fēng)險進行定性和定量評估，分析風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，將風(fēng)險分為高、中、低三個等級，以便采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。（三）風(fēng)險應(yīng)對1.市場風(fēng)險應(yīng)對措施建立市場價格監(jiān)測機制，密切關(guān)注國際市場價格動態(tài)，及時掌握價格波動趨勢。采用套期保值等金融工具，規(guī)避匯率波動風(fēng)險。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，鎖定價格和交貨期，降低市場供求關(guān)系變化帶來的風(fēng)險。2.信用風(fēng)險應(yīng)對措施加強供應(yīng)商信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案，定期對供應(yīng)商進行信用評估。在合同中約定明確的違約責(zé)任條款，如違約金、賠償金等，以約束供應(yīng)商的行為。要求供應(yīng)商提供銀行保函或其他擔(dān)保措施，降低違約風(fēng)險。3.法律法規(guī)風(fēng)險應(yīng)對措施加強法律法規(guī)培訓(xùn)，提高員工的法律意識和合規(guī)操作能力。設(shè)立專門的合規(guī)崗位或聘請法律顧問，負(fù)責(zé)審核業(yè)務(wù)文件和合同，確保業(yè)務(wù)活動符合法律法規(guī)要求。及時關(guān)注國內(nèi)外法律法規(guī)和政策變化，調(diào)整業(yè)務(wù)操作流程和管理制度，避免因政策調(diào)整導(dǎo)致的風(fēng)險。4.操作風(fēng)險應(yīng)對措施制定詳細的業(yè)務(wù)操作流程和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的操作要求和責(zé)任人。加強員工培訓(xùn)，提高員工業(yè)務(wù)水平和操作技能，減少操作失誤。建立內(nèi)部監(jiān)督機制，定期對業(yè)務(wù)操作進行檢查和審計，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。五、信息管理（一）建立進口業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的進口業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.信息管理系統(tǒng)應(yīng)涵蓋業(yè)務(wù)申請、供應(yīng)商管理、合同管理、報關(guān)報檢、運輸保險、貨物驗收、進口付匯等各個環(huán)節(jié)，確保信息的及時、準(zhǔn)確、完整記錄和共享。（二）信息收集與整理1.各部門在業(yè)務(wù)操作過程中，應(yīng)及時收集和整理相關(guān)信息，如業(yè)務(wù)文件、合同條款、報關(guān)報檢單據(jù)、運輸信息、貨物驗收記錄等。2.國際貿(mào)易部門負(fù)責(zé)對進口業(yè)務(wù)信息進行匯總和分析，形成業(yè)務(wù)報表和分析報告，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）信息安全與保密1.加強進口業(yè)務(wù)信息安全管理，采取必要的技術(shù)措施和管理手段，防止信息泄露、篡改或丟失。2.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的人員進行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.嚴(yán)格控制信息訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠訪問和處理相關(guān)信息。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計1.公司內(nèi)部審計部門定期對進口業(yè)務(wù)進行審計，檢查業(yè)務(wù)操作流程的執(zhí)行情況、內(nèi)部控制制度的有效性、財務(wù)收支的合規(guī)性等方面。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進行整改，并跟蹤整改落實情況。（二）績