認證物資管理辦法一、總則（一）目的為加強公司認證物資的管理，確保認證工作的順利進行，保證認證物資的質量和供應，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有與認證相關的物資管理活動，包括但不限于認證所需的原材料、零部件、設備、文件資料等。（三）基本原則1.合法性原則：認證物資的管理必須符合國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。2.質量第一原則：確保認證物資的質量是認證工作的核心，所有物資應滿足認證標準。3.規(guī)范管理原則：建立健全的認證物資管理制度和流程，實現(xiàn)規(guī)范化、標準化管理。4.成本效益原則：在保證認證物資質量和供應的前提下，合理控制成本，提高經濟效益。二、認證物資的分類與標識（一）分類根據認證物資的性質、用途和來源，將其分為以下幾類：1.原材料類：用于生產認證產品的各種基礎材料。2.零部件類：構成認證產品的各種零部件。3.設備類：認證過程中使用的各類儀器設備。4.文件資料類：與認證相關的標準文件、檢驗報告、證書等。（二）標識1.對每類認證物資應進行明確標識，標識內容應包括物資名稱、規(guī)格型號、批次、生產日期、有效期等。2.對于有特殊要求的認證物資，如易燃易爆物品、有毒有害物質等，應按照相關規(guī)定進行特殊標識。3.標識應清晰、牢固、不易褪色，確保在物資的搬運、儲存和使用過程中不被損壞或丟失。三、認證物資的采購管理（一）采購計劃1.根據認證工作的進度和要求，由相關部門制定認證物資采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時間等內容。2.采購計劃需經過審核批準后實施，確保計劃的合理性和可行性。（二）供應商選擇1.建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、生產能力、質量控制等方面進行評估和審核。2.優(yōu)先選擇具有良好口碑、生產工藝先進、質量可靠的供應商。與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。（三）采購過程控制1.采購人員應按照采購計劃和合同要求，及時與供應商溝通協(xié)調，確保物資按時、按質、按量供應。2.在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)物資質量問題或其他異常情況，應及時與供應商協(xié)商解決，并采取相應的措施，如更換物資、調整采購計劃等。3.采購物資到貨后，采購人員應及時通知相關部門進行驗收。四、認證物資的驗收管理（一）驗收標準1.制定明確的認證物資驗收標準，驗收標準應符合國家相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及認證要求。2.驗收標準應包括物資的外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面的內容。（二）驗收流程1.物資到貨后，采購人員應及時填寫驗收通知單，通知質量檢驗部門進行驗收。2.質量檢驗部門應組織相關人員按照驗收標準對物資進行檢驗，檢驗方式可包括檢驗、試驗、核對質量證明文件等。3.對于驗收合格的物資，質量檢驗部門應出具驗收報告，并在物資上加蓋驗收合格章；對于驗收不合格的物資，應及時通知采購人員與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。（三）驗收記錄1.質量檢驗部門應做好驗收記錄，驗收記錄應包括物資名稱、規(guī)格型號、批次、數(shù)量、供應商、驗收日期、驗收結果等內容。2.驗收記錄應妥善保存，以備追溯和查詢。五、認證物資的儲存管理（一）儲存環(huán)境1.根據認證物資的特性，設置合適的儲存環(huán)境，確保物資在儲存過程中不受損壞或變質。2.儲存環(huán)境應滿足溫度、濕度、通風、防火、防潮、防蟲等要求。（二）儲存方式1.對不同類型的認證物資應采用不同的儲存方式，如分類存放、分區(qū)存放、貨架存放等。2.對于有特殊要求的物資，如易燃易爆物品、有毒有害物質等，應按照相關規(guī)定進行單獨儲存，并采取相應的安全防護措施。（三）庫存管理1.建立庫存管理制度，定期對庫存物資進行盤點，確保賬物相符。2.對于超過有效期或質量可疑的物資，應及時進行標識和隔離，并按照相關規(guī)定進行處理。3.根據認證工作的進度和物資使用情況，合理控制庫存水平，避免物資積壓或缺貨。六、認證物資的發(fā)放管理（一）發(fā)放原則1.認證物資的發(fā)放應遵循“先進先出、按需發(fā)放”的原則。2.嚴格按照審批流程進行物資發(fā)放，確保物資發(fā)放的準確性和合理性。（二）發(fā)放流程1.使用部門根據工作需要填寫物資領用申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途等內容。2.物資領用申請表需經過部門負責人審核批準后，交物資管理部門進行發(fā)放。3.物資管理部門根據審批后的申請表，按照庫存情況進行物資發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用部門、領用人、發(fā)放日期等內容。（三）發(fā)放記錄物資管理部門應妥善保存物資發(fā)放記錄，以備追溯和查詢。七、認證物資的使用管理（一）使用培訓1.對于新采購的認證物資或使用方法有變化的物資，相關部門應組織使用人員進行培訓，確保使用人員熟悉物資的性能、操作方法和注意事項。2.使用培訓應做好記錄，記錄內容包括培訓時間、培訓地點、培訓內容、培訓人員等。（二）使用規(guī)范1.使用人員應按照操作規(guī)程和使用說明書的要求正確使用認證物資，確保物資的使用安全和質量。2.在使用過程中，如發(fā)現(xiàn)物資出現(xiàn)異常情況或損壞，應及時停止使用，并報告相關部門進行處理。（三）使用記錄使用部門應做好認證物資的使用記錄，使用記錄應包括物資名稱、規(guī)格型號、使用時間、使用數(shù)量、使用人員等內容。使用記錄應妥善保存，以備追溯和查詢。八、認證物資的報廢管理（一）報廢條件1.認證物資因損壞、過期、質量不合格等原因無法繼續(xù)使用的，可申請報廢。2.報廢物資應符合國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)定。（二）報廢流程1.使用部門填寫物資報廢申請表，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢原因等內容。2.物資報廢申請表需經過部門負責人審核、質量檢驗部門鑒定、財務部門審核、公司領導批準后，方可進行報廢處理。3.物資管理部門按照批準的報廢申請表，對報廢物資進行清理和處置，并做好報廢記錄。報廢記錄應包括物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、報廢日期、報廢原因、處置方式等內容。（三）報廢處置1.對于報廢的認證物資，應根據其性質和環(huán)保要求進行合理處置，如回收、銷毀、報廢等。2.報廢物資的處置應符合國家相關法律法規(guī)和環(huán)保要求，避免對環(huán)境造成污染。九、認證物資的追溯管理（一）追溯范圍對認證物資的采購、驗收、儲存、發(fā)放、使用、報廢等全過程進行追溯。（二）追溯方式1.通過建立完善的物資管理檔案和信息系統(tǒng)，記錄認證物資的相關信息，實現(xiàn)對物資的追溯。2.物資管理檔案應包括物資采購合同、驗收報告、庫存記錄、發(fā)放記錄、使用記錄、報廢記錄等內容。3.信息系統(tǒng)應具備物資信息查詢、追溯等功能，方便相關人員進行查詢和追溯。（三）追溯要求1.在認證工作需要時，應能夠快速、準確地追溯到認證物資的來源、去向、使用情況等信息。2.追溯信息應真實、完整、可查，確保認證工作的可靠性和有效性。十、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司設立專門的物資管理監(jiān)督部門，負責對認證物資管理工作進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內容1.認證物資管理制度的執(zhí)行情況。2.采購計劃的執(zhí)行情況。3.供應商管理情況。4.驗收管理情況。5.儲存管理情況。6.發(fā)放管理情況。7.使用管理情況。8.報廢管理情況。9.追溯管理情況。（三）檢查頻率定期對認證物資管理工作進