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文檔簡(jiǎn)介
會(huì)務(wù)管理制度原則有哪些一、明確管理目標(biāo)
會(huì)務(wù)管理制度的原則首先應(yīng)當(dāng)明確管理目標(biāo),確保會(huì)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。具體包括:提高會(huì)務(wù)效率、提升參會(huì)者滿意度、確保會(huì)議內(nèi)容的質(zhì)量、維護(hù)會(huì)議秩序等。明確的管理目標(biāo)有助于指導(dǎo)會(huì)務(wù)工作的具體實(shí)施。
二、遵循法律法規(guī)
會(huì)務(wù)管理制度應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī),確保會(huì)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。這包括遵守《中華人民共和國(guó)合同法》、《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》等法律法規(guī),以及遵守地方性法規(guī)和政策。
三、以人為本
以人為本是會(huì)務(wù)管理制度的核心原則之一。在會(huì)務(wù)組織過程中,應(yīng)關(guān)注參會(huì)者的需求,提供人性化服務(wù),確保參會(huì)者能夠充分參與到會(huì)議中,提高會(huì)議效果。
四、高效運(yùn)作
會(huì)務(wù)管理制度應(yīng)注重高效運(yùn)作,提高會(huì)務(wù)活動(dòng)的組織效率。具體措施包括:合理規(guī)劃會(huì)務(wù)流程、優(yōu)化資源配置、提高工作人員的業(yè)務(wù)能力等。
五、信息透明
會(huì)務(wù)管理制度應(yīng)確保信息透明,讓參會(huì)者及時(shí)了解會(huì)議相關(guān)信息。包括會(huì)議議程、參會(huì)人員名單、會(huì)場(chǎng)布置等,以提高參會(huì)者的參與度和滿意度。
六、持續(xù)改進(jìn)
會(huì)務(wù)管理制度應(yīng)注重持續(xù)改進(jìn),不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),吸取教訓(xùn),優(yōu)化會(huì)務(wù)工作流程。通過持續(xù)改進(jìn),提高會(huì)務(wù)活動(dòng)質(zhì)量,提升參會(huì)者的體驗(yàn)。
七、安全防范
會(huì)務(wù)管理制度應(yīng)加強(qiáng)安全防范,確保會(huì)務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行。包括會(huì)場(chǎng)安全、消防安全、公共衛(wèi)生安全等,為參會(huì)者提供一個(gè)安全、舒適的會(huì)議環(huán)境。
八、成本控制
會(huì)務(wù)管理制度應(yīng)注重成本控制,合理規(guī)劃會(huì)務(wù)預(yù)算,降低會(huì)務(wù)成本。通過優(yōu)化資源配置、減少不必要的開支等手段,提高會(huì)務(wù)活動(dòng)的經(jīng)濟(jì)效益。
九、團(tuán)隊(duì)協(xié)作
會(huì)務(wù)管理制度應(yīng)強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)協(xié)作,充分發(fā)揮團(tuán)隊(duì)優(yōu)勢(shì),提高會(huì)務(wù)工作效率。通過明確各部門職責(zé)、加強(qiáng)溝通與協(xié)調(diào),確保會(huì)務(wù)活動(dòng)順利開展。
十、服務(wù)至上
會(huì)務(wù)管理制度應(yīng)將服務(wù)置于首位,關(guān)注參會(huì)者的需求,提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。通過提升服務(wù)意識(shí)、優(yōu)化服務(wù)流程,打造具有競(jìng)爭(zhēng)力的會(huì)務(wù)品牌。
二、遵循法律法規(guī)
在制定和執(zhí)行會(huì)務(wù)管理制度時(shí),必須嚴(yán)格遵守國(guó)家現(xiàn)行的法律法規(guī)。這包括但不限于《中華人民共和國(guó)合同法》、《中華人民共和國(guó)著作權(quán)法》以及《中華人民共和國(guó)公司法》等相關(guān)法律,確保會(huì)務(wù)活動(dòng)的合法性。具體要求如下:
1.合同管理:會(huì)務(wù)組織者需確保與參會(huì)者、供應(yīng)商、服務(wù)商等簽訂的合同符合法律規(guī)定,明確雙方的權(quán)利和義務(wù),避免合同糾紛。
2.著作權(quán)保護(hù):會(huì)務(wù)中涉及到的任何形式的知識(shí)產(chǎn)權(quán),如演講稿、演示文稿、視頻等,應(yīng)尊重原作者的著作權(quán),不得侵犯他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)。
3.公司治理:對(duì)于公司舉辦的會(huì)務(wù),應(yīng)遵循公司治理結(jié)構(gòu),確保會(huì)務(wù)活動(dòng)符合公司章程和內(nèi)部管理規(guī)定。
4.稅務(wù)合規(guī):會(huì)務(wù)活動(dòng)中的收入和支出應(yīng)依法納稅,確保財(cái)務(wù)報(bào)告的真實(shí)性和合規(guī)性。
5.勞動(dòng)法規(guī):會(huì)務(wù)工作人員的招聘、培訓(xùn)、薪酬和福利等應(yīng)符合國(guó)家勞動(dòng)法規(guī),保障員工的合法權(quán)益。
6.公共安全:會(huì)務(wù)活動(dòng)應(yīng)遵守《中華人民共和國(guó)消防法》等相關(guān)法律法規(guī),確保會(huì)場(chǎng)安全,預(yù)防火災(zāi)等安全事故的發(fā)生。
7.環(huán)境保護(hù):會(huì)務(wù)活動(dòng)應(yīng)遵循國(guó)家環(huán)境保護(hù)法規(guī),減少對(duì)環(huán)境的負(fù)面影響,如垃圾分類、節(jié)能減排等。
8.食品安全:會(huì)務(wù)期間提供的餐飲服務(wù)應(yīng)遵守《中華人民共和國(guó)食品安全法》,確保食品安全。
三、以人為本
以人為本的原則在會(huì)務(wù)管理中至關(guān)重要,它要求會(huì)務(wù)組織者在整個(gè)會(huì)務(wù)過程中始終將參會(huì)者的需求和體驗(yàn)放在首位。具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.參會(huì)者需求分析:在會(huì)前,通過調(diào)研和收集信息,深入了解參會(huì)者的背景、興趣和期望,以便提供個(gè)性化的服務(wù)。
2.人性化服務(wù):在會(huì)務(wù)過程中,提供便捷的簽到流程、舒適的會(huì)議環(huán)境、周到的餐飲服務(wù)以及必要的醫(yī)療和緊急援助。
3.參會(huì)者參與度:設(shè)計(jì)互動(dòng)環(huán)節(jié),鼓勵(lì)參會(huì)者積極參與討論和交流,增強(qiáng)會(huì)議的互動(dòng)性和參與感。
4.信息透明:及時(shí)向參會(huì)者提供會(huì)議議程、日程安排、交通指引等必要信息,確保參會(huì)者對(duì)會(huì)議有清晰的了解。
5.滿意度反饋:會(huì)務(wù)結(jié)束后,收集參會(huì)者的反饋意見,分析滿意度,為今后的會(huì)務(wù)活動(dòng)提供改進(jìn)方向。
6.特殊需求照顧:對(duì)于有特殊需求的參會(huì)者,如殘障人士、老年人等,提供相應(yīng)的便利設(shè)施和服務(wù),確保他們能夠平等參與會(huì)議。
7.溝通渠道暢通:建立有效的溝通渠道,確保參會(huì)者能夠及時(shí)獲得幫助和解答,提升參會(huì)體驗(yàn)。
8.專業(yè)培訓(xùn):為參會(huì)者提供專業(yè)培訓(xùn),幫助他們更好地理解和應(yīng)用會(huì)議內(nèi)容,提高會(huì)議的實(shí)際效果。
9.情感關(guān)懷:在會(huì)務(wù)過程中,關(guān)注參會(huì)者的情感需求,提供必要的心理支持和鼓勵(lì),營(yíng)造溫馨、和諧的會(huì)議氛圍。
10.長(zhǎng)期關(guān)系維護(hù):通過會(huì)務(wù)活動(dòng)建立的良好關(guān)系,持續(xù)關(guān)注參會(huì)者的需求,維護(hù)長(zhǎng)期的合作伙伴關(guān)系。
四、高效運(yùn)作
高效運(yùn)作是會(huì)務(wù)管理制度中的一項(xiàng)基本原則,它要求會(huì)務(wù)組織者通過科學(xué)的管理方法和流程優(yōu)化,確保會(huì)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。以下是一些實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作的關(guān)鍵措施:
1.流程優(yōu)化:對(duì)會(huì)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理,簡(jiǎn)化流程,減少不必要的環(huán)節(jié),提高工作效率。
2.資源配置:合理分配人力、物力、財(cái)力等資源,確保關(guān)鍵環(huán)節(jié)得到充分支持,避免資源浪費(fèi)。
3.時(shí)間管理:精確控制會(huì)議時(shí)間,確保會(huì)議按時(shí)開始和結(jié)束,避免拖延和浪費(fèi)時(shí)間。
4.技術(shù)支持:利用現(xiàn)代信息技術(shù),如在線報(bào)名系統(tǒng)、電子簽到、會(huì)議直播等,提高會(huì)務(wù)活動(dòng)的信息化水平。
5.專業(yè)團(tuán)隊(duì):組建一支專業(yè)、高效的會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì),成員具備相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和技能,能夠應(yīng)對(duì)各種突發(fā)狀況。
6.預(yù)案制定:提前制定應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的預(yù)案,如設(shè)備故障、參會(huì)者投訴等,確保能夠迅速響應(yīng)并解決問題。
7.供應(yīng)商管理:與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系,確保會(huì)務(wù)所需物資和服務(wù)的高效供應(yīng)。
8.溝通協(xié)調(diào):加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)調(diào),確保信息暢通,避免因溝通不暢導(dǎo)致的效率低下。
9.成本控制:在保證服務(wù)質(zhì)量的前提下,嚴(yán)格控制會(huì)務(wù)成本,提高資金使用效率。
10.持續(xù)改進(jìn):通過會(huì)務(wù)活動(dòng)的反饋和評(píng)估,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),尋找改進(jìn)空間,不斷提升會(huì)務(wù)活動(dòng)的整體效率。
五、信息透明
信息透明是會(huì)務(wù)管理制度中不可或缺的原則,它要求會(huì)務(wù)組織者向參會(huì)者提供全面、準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)議信息,確保參會(huì)者對(duì)會(huì)議的各個(gè)環(huán)節(jié)有清晰的了解。以下是實(shí)現(xiàn)信息透明的一些具體做法:
1.公開會(huì)議議程:提前公布會(huì)議議程,包括會(huì)議主題、演講者、時(shí)間安排等,讓參會(huì)者能夠提前了解會(huì)議內(nèi)容。
2.線上信息發(fā)布:利用官方網(wǎng)站、社交媒體等渠道,發(fā)布會(huì)議通知、報(bào)名指南、交通指南等信息,方便參會(huì)者獲取。
3.電子簽到系統(tǒng):采用電子簽到系統(tǒng),實(shí)時(shí)更新參會(huì)者信息,確保參會(huì)者名單的準(zhǔn)確性,并方便統(tǒng)計(jì)參會(huì)人數(shù)。
4.會(huì)議直播和回放:對(duì)于重要會(huì)議,提供直播服務(wù),并會(huì)后提供視頻回放,讓未能親自參會(huì)的人員也能獲取會(huì)議信息。
5.通訊工具使用:通過電子郵件、短信等通訊工具,及時(shí)通知參會(huì)者會(huì)議的最新動(dòng)態(tài)和變更信息。
6.明確費(fèi)用信息:公開會(huì)議費(fèi)用信息,包括注冊(cè)費(fèi)、住宿費(fèi)、交通費(fèi)等,讓參會(huì)者了解自己的財(cái)務(wù)負(fù)擔(dān)。
7.餐飲和住宿安排:提供會(huì)議期間的餐飲和住宿安排信息,包括菜單、酒店信息等,確保參會(huì)者的生活便利。
8.參會(huì)者指南:制作詳細(xì)的參會(huì)者指南,包含會(huì)議地點(diǎn)、交通路線、會(huì)場(chǎng)設(shè)施等信息,幫助參會(huì)者更好地準(zhǔn)備會(huì)議。
9.會(huì)后反饋渠道:設(shè)立會(huì)后反饋渠道,如在線調(diào)查、意見箱等,收集參會(huì)者的意見和建議,用于改進(jìn)未來的會(huì)議。
10.法律法規(guī)遵守:確保所有信息發(fā)布遵守相關(guān)法律法規(guī),如個(gè)人信息保護(hù)法等,保護(hù)參會(huì)者的隱私權(quán)益。
六、持續(xù)改進(jìn)
持續(xù)改進(jìn)是會(huì)務(wù)管理制度中的一個(gè)核心原則,它強(qiáng)調(diào)通過不斷的反思和調(diào)整,提升會(huì)務(wù)活動(dòng)的質(zhì)量和服務(wù)水平。以下是一些實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)的策略和方法:
1.反饋收集:通過問卷調(diào)查、口頭交流、在線反饋等形式,收集參會(huì)者和工作人員對(duì)會(huì)務(wù)活動(dòng)的反饋意見。
2.數(shù)據(jù)分析:對(duì)收集到的反饋數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)分析,識(shí)別出會(huì)務(wù)活動(dòng)中的優(yōu)勢(shì)和不足。
3.問題解決:針對(duì)分析中發(fā)現(xiàn)的問題,制定具體的解決方案,并采取行動(dòng)進(jìn)行改進(jìn)。
4.經(jīng)驗(yàn)總結(jié):定期總結(jié)會(huì)務(wù)活動(dòng)的成功經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),形成文檔,供未來參考。
5.流程優(yōu)化:根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和反饋,對(duì)會(huì)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化,簡(jiǎn)化不必要的步驟,提高工作效率。
6.技術(shù)更新:關(guān)注最新的會(huì)務(wù)技術(shù)和服務(wù),如移動(dòng)應(yīng)用、在線會(huì)議平臺(tái)等,提升會(huì)務(wù)活動(dòng)的科技含量。
7.培訓(xùn)提升:為工作人員提供培訓(xùn),提升他們的專業(yè)技能和服務(wù)意識(shí),確保會(huì)務(wù)活動(dòng)的高質(zhì)量執(zhí)行。
8.模式創(chuàng)新:探索新的會(huì)務(wù)模式,如虛擬會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)研討會(huì)等,以滿足不同參會(huì)者的需求。
9.持續(xù)監(jiān)督:建立監(jiān)督機(jī)制,對(duì)會(huì)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行持續(xù)監(jiān)督,確保改進(jìn)措施得到有效實(shí)施。
10.長(zhǎng)期規(guī)劃:制定長(zhǎng)期的會(huì)務(wù)發(fā)展規(guī)劃,設(shè)定明確的目標(biāo)和里程碑,引導(dǎo)會(huì)務(wù)活動(dòng)向更高水平發(fā)展。
七、安全防范
安全防范是會(huì)務(wù)管理制度中的一項(xiàng)重要原則,旨在確保會(huì)務(wù)活動(dòng)在安全的環(huán)境中順利進(jìn)行。以下是一些安全防范的具體措施和實(shí)施細(xì)節(jié):
1.會(huì)場(chǎng)安全檢查:在會(huì)前對(duì)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行全面的安全檢查,包括消防設(shè)施、電氣系統(tǒng)、疏散通道等,確保符合安全標(biāo)準(zhǔn)。
2.消防安全措施:配備足夠的消防器材,如滅火器、消防栓等,并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。同時(shí),制定緊急疏散計(jì)劃和消防演練。
3.人員出入管理:設(shè)置入口安檢,對(duì)參會(huì)者進(jìn)行身份驗(yàn)證,嚴(yán)格控制無關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng),防止?jié)撛诘陌踩L(fēng)險(xiǎn)。
4.安全警示標(biāo)志:在會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志,提醒參會(huì)者注意安全,如緊急出口指示、禁止吸煙標(biāo)識(shí)等。
5.醫(yī)療急救準(zhǔn)備:配備專業(yè)醫(yī)療人員或急救箱,以便在緊急情況下能夠迅速提供醫(yī)療援助。
6.交通安全管理:會(huì)務(wù)期間,對(duì)會(huì)場(chǎng)的周邊交通進(jìn)行合理規(guī)劃,確保參會(huì)者能夠安全到達(dá)和離開會(huì)場(chǎng)。
7.食品安全監(jiān)管:對(duì)于會(huì)議期間的餐飲服務(wù),嚴(yán)格監(jiān)督食品采購(gòu)、加工、儲(chǔ)存和分發(fā)過程,確保食品安全。
8.技術(shù)安全措施:對(duì)于電子設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等,采取必要的安全防護(hù)措施,防止數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊。
9.應(yīng)急預(yù)案制定:針對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)事件,如自然災(zāi)害、意外傷害等,制定詳細(xì)的應(yīng)急預(yù)案,并進(jìn)行演練。
10.安全意識(shí)培訓(xùn):對(duì)會(huì)務(wù)工作人員和參會(huì)者進(jìn)行安全意識(shí)培訓(xùn),提高他們對(duì)安全問題的認(rèn)識(shí)和應(yīng)對(duì)能力。
八、成本控制
成本控制是會(huì)務(wù)管理制度中的一項(xiàng)重要內(nèi)容,它要求在保證會(huì)務(wù)質(zhì)量的前提下,合理規(guī)劃和控制各項(xiàng)費(fèi)用,提高資金使用效率。以下是一些實(shí)施成本控制的策略和措施:
1.預(yù)算編制:在會(huì)前制定詳細(xì)的會(huì)務(wù)預(yù)算,包括場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、人員費(fèi)用、餐飲住宿、宣傳推廣等各項(xiàng)支出。
2.資源整合:通過整合資源,如與合作伙伴共同使用場(chǎng)地或設(shè)備,減少重復(fù)投入,降低成本。
3.價(jià)格談判:與供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判,爭(zhēng)取獲得更優(yōu)惠的價(jià)格,或?qū)ふ倚詢r(jià)比更高的替代品。
4.避免浪費(fèi):在會(huì)務(wù)準(zhǔn)備過程中,注意避免不必要的浪費(fèi),如合理使用紙張、控制印刷數(shù)量等。
5.靈活安排:根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整會(huì)務(wù)規(guī)模和內(nèi)容,避免過度豪華或不必要的開銷。
6.餐飲管理:合理安排餐飲服務(wù),提供多種選擇,滿足不同參會(huì)者的需求,同時(shí)控制成本。
7.住宿安排:根據(jù)參會(huì)者的需求和經(jīng)濟(jì)承受能力,提供合理的住宿選擇,避免過高或過低的住宿標(biāo)準(zhǔn)。
8.宣傳推廣:選擇合適的宣傳渠道,如社交媒體、專業(yè)網(wǎng)站等,以較低的成本達(dá)到良好的宣傳效果。
9.技術(shù)利用:利用現(xiàn)代信息技術(shù),如電子簽到、在線報(bào)名等,減少紙質(zhì)材料的使用,降低成本。
10.后期審計(jì):會(huì)務(wù)結(jié)束后,進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì),對(duì)實(shí)際支出與預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析,總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為未來的會(huì)務(wù)活動(dòng)提供成本控制的參考。
九、團(tuán)隊(duì)協(xié)作
團(tuán)隊(duì)協(xié)作是會(huì)務(wù)管理制度中的一項(xiàng)關(guān)鍵原則,它要求會(huì)務(wù)組織者通過有效的團(tuán)隊(duì)協(xié)作,確保會(huì)務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。以下是一些促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作的具體措施和策略:
1.明確分工:根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的特長(zhǎng)和職責(zé),合理分配工作任務(wù),確保每個(gè)人都知道自己的角色和責(zé)任。
2.溝通渠道:建立暢通的溝通渠道,如定期會(huì)議、即時(shí)通訊工具等,確保信息能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)。
3.團(tuán)隊(duì)培訓(xùn):組織團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)和專業(yè)培訓(xùn),提高團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作能力和專業(yè)技能。
4.協(xié)作工具:使用協(xié)作工具,如項(xiàng)目管理軟件、共享文檔平臺(tái)等,提高團(tuán)隊(duì)工作效率。
5.解決沖突:建立沖突解決機(jī)制,鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員在遇到分歧時(shí),通過對(duì)話和協(xié)商找到解決問題的方法。
6.鼓勵(lì)反饋:鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員提供反饋,無論是關(guān)于工作流程還是個(gè)人表現(xiàn),以促進(jìn)持續(xù)改進(jìn)。
7.共同目標(biāo):確保所有團(tuán)隊(duì)成員都清楚會(huì)務(wù)活動(dòng)的目標(biāo)和預(yù)期成果,以此作為團(tuán)隊(duì)協(xié)作的共同方向。
8.跨部門合作:促進(jìn)不同部門之間的合作,打破部門壁壘,實(shí)現(xiàn)資源共享和優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。
9.贊賞與認(rèn)可:對(duì)在團(tuán)隊(duì)協(xié)作中表現(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)給予適當(dāng)?shù)馁澷p和認(rèn)可,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力。
10.持續(xù)溝通:保持持續(xù)的溝通,確保團(tuán)隊(duì)成員之間保持良好的工作關(guān)系,增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的整體協(xié)作能力。
十、服務(wù)至上
服務(wù)至上是會(huì)務(wù)管理制度中的基本原則之一,它強(qiáng)調(diào)在會(huì)務(wù)活動(dòng)中,服務(wù)質(zhì)量是衡量成功的關(guān)鍵因素。以下是一些確保服務(wù)至上的具體實(shí)施策略:
1.客戶導(dǎo)向:將參會(huì)者的需求作為服務(wù)的出發(fā)點(diǎn),確保所有服務(wù)都圍繞提升參會(huì)者的體驗(yàn)和滿意度展開。
2.員工培訓(xùn):對(duì)會(huì)務(wù)工作人員進(jìn)行專業(yè)的服務(wù)培訓(xùn),包括溝通技巧、客戶服務(wù)規(guī)范、應(yīng)急處理能力等。
3.服務(wù)個(gè)性化:根據(jù)參會(huì)者的不同需求,提供個(gè)性化的服務(wù)方案,如VIP接待、定制化餐飲等。
4.快速響應(yīng):建立快速響應(yīng)機(jī)制,對(duì)于參會(huì)者的咨詢、投
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