編制合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司及所屬各部門在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中所簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務(wù)合同、技術(shù)合同、借款合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合同的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，確保合同合法有效。2.平等自愿原則合同雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會(huì)公共利益和對方合法權(quán)益。4.誠實(shí)守信原則合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。（四）職責(zé)分工1.合同管理部門負(fù)責(zé)制定和完善合同管理制度，審核合同文本，參與合同談判，監(jiān)督合同履行，處理合同糾紛等工作。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的起草、發(fā)起，組織合同談判，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料，履行合同約定的義務(wù)等工作。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合同中的財(cái)務(wù)條款，監(jiān)督合同款項(xiàng)的收付，提供財(cái)務(wù)咨詢服務(wù)等工作。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)審查合同的合法性，提供法律意見，處理合同糾紛等工作。5.其他相關(guān)部門按照各自職責(zé)，協(xié)同做好合同管理工作。二、合同的簽訂（一）合同的起草1.合同文本應(yīng)使用國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的合同示范文本，如無標(biāo)準(zhǔn)文本，可參照類似合同文本起草。2.合同內(nèi)容應(yīng)明確、具體、完整，包括但不限于合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式，合同標(biāo)的，數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬，履行期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任，解決爭議的方法等條款。3.合同中的條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司政策要求，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或違法違規(guī)的內(nèi)容。（二）合同的審核1.業(yè)務(wù)部門起草的合同應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性、嚴(yán)謹(jǐn)性等方面進(jìn)行審核，并提出審核意見。2.涉及重大合同或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，合同管理部門應(yīng)組織業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員進(jìn)行會(huì)審，共同研究合同條款，提出修改意見。3.審核通過的合同，由合同管理部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；審核未通過的合同，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)審核意見進(jìn)行修改，修改后重新提交審核。（三）合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽訂。授權(quán)代理人簽訂合同的，應(yīng)出具法定代表人的授權(quán)委托書。2.簽訂合同前，雙方應(yīng)仔細(xì)核對合同條款，確保合同內(nèi)容與雙方協(xié)商一致的內(nèi)容相符。3.合同簽訂后，應(yīng)加蓋公司合同專用章或公章。合同專用章或公章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司印章管理制度執(zhí)行。三、合同的履行（一）履行計(jì)劃1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定，制定詳細(xì)的合同履行計(jì)劃，明確各階段的工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。2.合同履行計(jì)劃應(yīng)報(bào)合同管理部門備案。合同管理部門應(yīng)對履行計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。（二）履行通知1.合同履行過程中，雙方應(yīng)及時(shí)通知對方有關(guān)合同履行的情況，包括但不限于發(fā)貨通知、付款通知、驗(yàn)收通知等。2.通知應(yīng)采用書面形式，并按照合同約定的方式送達(dá)對方。如合同未約定通知方式，應(yīng)采用掛號信、特快專遞等能夠證明送達(dá)的方式。（三）履行監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同管理部門應(yīng)定期對合同履行情況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查合同履行進(jìn)度、質(zhì)量、款項(xiàng)收付等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)督促業(yè)務(wù)部門進(jìn)行整改。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對合同款項(xiàng)收付的管理，嚴(yán)格按照合同約定的時(shí)間和金額進(jìn)行收付，確?？铐?xiàng)收付的安全和準(zhǔn)確。（四）變更與解除1.合同履行過程中，如需變更或解除合同，應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面協(xié)議。2.變更或解除合同的協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。3.變更或解除合同的，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并辦理相關(guān)手續(xù)，如調(diào)整合同臺(tái)賬、修改財(cái)務(wù)記錄等。四、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同及其相關(guān)文件，包括合同文本、合同審批表、授權(quán)委托書、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、往來函件、驗(yàn)收報(bào)告、付款憑證等，均應(yīng)歸檔保存。（二）歸檔要求1.合同歸檔應(yīng)按照合同類別、簽訂時(shí)間、項(xiàng)目名稱等進(jìn)行分類整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.合同檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，編制檔案目錄，注明檔案編號、合同名稱、簽訂時(shí)間、保管期限等信息；電子檔案應(yīng)按照檔案管理系統(tǒng)的要求進(jìn)行錄入和存儲(chǔ)，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.合同檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，合同檔案的保管期限為[X]年，重要合同檔案的保管期限為[X]年。（三）保管責(zé)任1.合同管理部門負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保合同檔案的安全和保密。未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制合同檔案。3.因工作需要查閱、借閱合同檔案的，應(yīng)按照檔案借閱審批程序辦理相關(guān)手續(xù)，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還。查閱、借閱人員應(yīng)妥善保管合同檔案，不得擅自涂改、損毀、丟失合同檔案。五、合同糾紛的處理（一）糾紛預(yù)防1.合同簽訂前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)充分了解對方的主體資格、經(jīng)營狀況、信譽(yù)等情況，對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，并采取相應(yīng)的防范措施。2.合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，及時(shí)與對方溝通協(xié)調(diào)，避免因履行不當(dāng)引發(fā)糾紛。3.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)對合同履行情況的監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的糾紛隱患。（二）糾紛處理1.合同發(fā)生糾紛時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)證據(jù)材料。合同管理部門應(yīng)會(huì)同法務(wù)部門等相關(guān)人員對糾紛進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案。2.糾紛處理方案應(yīng)根據(jù)糾紛的性質(zhì)、情節(jié)、影響等因素，選擇合適的處理方式，如協(xié)商解決、仲裁、訴訟等。3.協(xié)商解決合同糾紛的，雙方應(yīng)在平等、自愿的基礎(chǔ)上進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂書面協(xié)議。4.如需仲裁或訴訟解決合同糾紛的，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，及時(shí)向仲裁機(jī)構(gòu)或人民法院提起仲裁或訴訟，并配合做好相關(guān)工作。六、合同管理的信息化建設(shè)（一）建立合同管理信息系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立合同管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同從起草、審核、簽訂、履行、變更、解除到歸檔等全過程的信息化管理。2.合同管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備合同模板管理、合同審批流程管理、合同臺(tái)賬管理、合同履行跟蹤、合同糾紛處理等功能，提高合同管理的效率和水平。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與安全管理1.合同管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.加強(qiáng)合同管理信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)定期對合同管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查合同管理制度的執(zhí)行情況、合同簽訂與履行情況、合同檔案管理情況等。2.監(jiān)督檢查可采用自查、互查、專項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.建立合同管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對各部門的合同管理工作進(jìn)行考核評價(jià)?？己嗽u價(jià)指標(biāo)包括合同簽訂數(shù)量、合同履行率、合同糾紛發(fā)生率、合同檔案管理質(zhì)量等。2.