維系禮品管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品管理，規(guī)范禮品的采購、使用、贈(zèng)送等行為，確保禮品使用的合理性、合規(guī)性和有效性，提升公司形象，促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司本部及所屬各部門、子公司在業(yè)務(wù)往來、商務(wù)活動(dòng)、員工福利等方面涉及的禮品管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)行為合法合規(guī)。2.合理性原則：禮品的選擇、贈(zèng)送應(yīng)基于合理的目的，與業(yè)務(wù)活動(dòng)、員工福利等相適應(yīng)，避免過度或不當(dāng)贈(zèng)送。3.預(yù)算控制原則：建立禮品預(yù)算管理制度，嚴(yán)格控制禮品費(fèi)用支出，確保在預(yù)算范圍內(nèi)使用禮品。4.審批流程原則：明確禮品采購、贈(zèng)送等環(huán)節(jié)的審批流程，確保禮品使用的規(guī)范和透明。二、禮品采購管理（一）采購計(jì)劃1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定禮品采購計(jì)劃，明確禮品的種類、數(shù)量、預(yù)算等信息。采購計(jì)劃應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對(duì)于臨時(shí)性、突發(fā)性的禮品采購需求，應(yīng)及時(shí)填寫《禮品采購申請表》，說明采購原因、禮品詳情及預(yù)算等，按審批流程辦理。（二）供應(yīng)商選擇1.建立禮品供應(yīng)商庫，由采購部門負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行篩選、評(píng)估和管理。供應(yīng)商應(yīng)具備良好的商業(yè)信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善等條件。2.采購部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰，補(bǔ)充優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（三）采購流程1.采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃或申請表，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間等要求。2.供應(yīng)商應(yīng)按照采購訂單要求及時(shí)供貨，采購部門負(fù)責(zé)對(duì)到貨禮品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的禮品，采購部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的禮品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨等。三、禮品使用管理（一）業(yè)務(wù)往來禮品1.在業(yè)務(wù)往來中，如需贈(zèng)送禮品，應(yīng)遵循適度、必要的原則，不得變相賄賂或謀取不正當(dāng)利益。2.業(yè)務(wù)往來禮品的贈(zèng)送應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。審批時(shí)應(yīng)說明贈(zèng)送對(duì)象、禮品價(jià)值、贈(zèng)送目的等情況。3.業(yè)務(wù)往來禮品的價(jià)值應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)規(guī)模、合作關(guān)系等因素合理確定，一般不得超過規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)由公司另行制定。（二）商務(wù)活動(dòng)禮品1.商務(wù)活動(dòng)中贈(zèng)送的禮品應(yīng)與活動(dòng)主題、目的相契合，能夠體現(xiàn)公司形象和文化。2.商務(wù)活動(dòng)禮品的采購、贈(zèng)送等應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行審批流程，確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行和禮品使用的規(guī)范。3.對(duì)于商務(wù)活動(dòng)中收到的禮品，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行妥善處理，如登記入庫、上交等，不得私自留存或挪用。（三）員工福利禮品1.員工福利禮品的發(fā)放應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，根據(jù)公司實(shí)際情況和員工需求合理確定禮品種類和標(biāo)準(zhǔn)。2.員工福利禮品的采購計(jì)劃由人力資源部門制定，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。采購過程應(yīng)嚴(yán)格按照本辦法的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。3.員工福利禮品應(yīng)及時(shí)發(fā)放到員工手中，確保員工能夠切實(shí)享受到公司的福利。發(fā)放過程中應(yīng)做好記錄，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。四、禮品贈(zèng)送管理（一）贈(zèng)送對(duì)象1.業(yè)務(wù)往來禮品的贈(zèng)送對(duì)象主要包括客戶、合作伙伴、供應(yīng)商等與公司有業(yè)務(wù)關(guān)系的單位或個(gè)人。2.商務(wù)活動(dòng)禮品的贈(zèng)送對(duì)象根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)和目的確定，一般為活動(dòng)參與者、嘉賓等。3.員工福利禮品的贈(zèng)送對(duì)象為公司全體員工。（二）贈(zèng)送方式1.業(yè)務(wù)往來禮品和商務(wù)活動(dòng)禮品可采用當(dāng)面贈(zèng)送、郵寄、快遞等方式進(jìn)行。當(dāng)面贈(zèng)送時(shí)，應(yīng)注意禮儀規(guī)范，確保贈(zèng)送過程得體、恰當(dāng)。2.員工福利禮品可根據(jù)實(shí)際情況選擇集中發(fā)放、部門發(fā)放或郵寄等方式，確保員工能夠方便、快捷地領(lǐng)取到禮品。（三）贈(zèng)送記錄1.對(duì)于每次禮品贈(zèng)送，應(yīng)詳細(xì)記錄贈(zèng)送對(duì)象、禮品名稱、數(shù)量、價(jià)值、贈(zèng)送時(shí)間、贈(zèng)送方式等信息，形成禮品贈(zèng)送臺(tái)賬。2.禮品贈(zèng)送臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行核對(duì)和更新，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，應(yīng)妥善保管相關(guān)憑證和資料，以備查詢和審計(jì)。五、禮品保管管理（一）倉庫管理1.設(shè)立專門的禮品倉庫，負(fù)責(zé)禮品的存放和保管。倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，確保禮品的安全和完好。2.倉庫管理人員應(yīng)定期對(duì)禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。對(duì)于盤盈、盤虧等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。（二）庫存控制1.根據(jù)禮品采購計(jì)劃和使用情況，合理控制禮品庫存水平，避免庫存積壓或缺貨現(xiàn)象的發(fā)生。2.對(duì)于長期積壓或不再使用的禮品，應(yīng)及時(shí)清理和處理，可采取降價(jià)銷售、捐贈(zèng)等方式，減少庫存占用和浪費(fèi)。六、禮品監(jiān)督與審計(jì)（一）監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)部門定期對(duì)禮品管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點(diǎn)檢查禮品采購、使用、贈(zèng)送、保管等環(huán)節(jié)是否符合本辦法規(guī)定，是否存在違規(guī)行為。2.各部門應(yīng)積極配合審計(jì)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。對(duì)于審計(jì)部門提出的問題和整改要求，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)。（二）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)不定期對(duì)禮品管理進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，深入審查禮品管理的內(nèi)部控制制度是否健全、有效，禮品費(fèi)用支出是否合理、合規(guī)等。2.專項(xiàng)審計(jì)結(jié)束后，審計(jì)機(jī)構(gòu)應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出審計(jì)意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括批評(píng)教育、責(zé)令整改、經(jīng)濟(jì)處罰、紀(jì)律處分等。2.對(duì)于因禮品管理違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成違法犯罪的，將依法追究法律責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本辦法由公司[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止