結(jié)算憑證管理辦法一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司結(jié)算憑證的管理，規(guī)范結(jié)算行為，保障公司資金安全，提高財務(wù)管理效率，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部涉及各類結(jié)算憑證的制作、使用、傳遞、保管等相關(guān)活動，包括但不限于財務(wù)收支結(jié)算、物資采購結(jié)算、銷售結(jié)算等業(yè)務(wù)場景。（三）基本原則1.合法性原則結(jié)算憑證的管理必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和財經(jīng)紀(jì)律，確保各項(xiàng)結(jié)算活動合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則結(jié)算憑證所記錄的信息應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，能夠準(zhǔn)確反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)質(zhì)和資金流向。3.及時性原則及時制作、傳遞和處理結(jié)算憑證，保證結(jié)算業(yè)務(wù)的順利進(jìn)行，避免因憑證延誤導(dǎo)致財務(wù)風(fēng)險和業(yè)務(wù)糾紛。4.安全性原則加強(qiáng)結(jié)算憑證的保管和保密工作，防止憑證丟失、損壞、被盜用或泄露公司財務(wù)信息。二、結(jié)算憑證的種類及定義（一）發(fā)票發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動中，開具、收取的收付款憑證。包括增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。（二）收據(jù)收據(jù)是公司在收到款項(xiàng)時開具給付款方的收款證明，分為內(nèi)部收據(jù)和外部收據(jù)。內(nèi)部收據(jù)用于公司內(nèi)部各部門之間的資金往來；外部收據(jù)用于向公司外部單位或個人收取款項(xiàng)。（三）支票支票是出票人簽發(fā)的，委托辦理支票存款業(yè)務(wù)的銀行或者其他金融機(jī)構(gòu)在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。包括現(xiàn)金支票、轉(zhuǎn)賬支票和普通支票。（四）匯票匯票是由出票人簽發(fā)，委托付款人在見票時或者在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。分為銀行匯票和商業(yè)匯票，商業(yè)匯票又可分為商業(yè)承兌匯票和銀行承兌匯票。（五）本票本票是出票人簽發(fā)的，承諾自己在見票時無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據(jù)。在我國，本票僅限于銀行本票。（六）其他結(jié)算憑證如銀行進(jìn)賬單、電匯憑證、托收承付憑證、委托收款憑證等，用于辦理各種資金結(jié)算業(yè)務(wù)。三、結(jié)算憑證的制作（一）制作要求1.內(nèi)容完整結(jié)算憑證應(yīng)包含日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、金額、收付款單位名稱及賬號、開戶行等必要信息，確保憑證能夠清晰、準(zhǔn)確地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全貌。2.字跡清晰填寫結(jié)算憑證時，應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，字跡要工整、清晰，不得潦草、涂改。3.簽章齊全結(jié)算憑證必須加蓋公司財務(wù)專用章、法定代表人或其授權(quán)代理人的簽章，確保憑證的真實(shí)性和有效性。（二）發(fā)票開具規(guī)定1.發(fā)票開具應(yīng)按照實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)如實(shí)開具，不得虛開、代開發(fā)票。2.開具發(fā)票時，應(yīng)準(zhǔn)確填寫購貨單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息，確保發(fā)票內(nèi)容與實(shí)際交易相符。3.發(fā)票開具后，應(yīng)及時交付給購貨方，并做好簽收記錄。如發(fā)生發(fā)票作廢或紅沖情況，應(yīng)按照國家稅務(wù)總局相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）收據(jù)開具規(guī)定1.收據(jù)開具應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行填寫，確保收據(jù)信息真實(shí)、準(zhǔn)確。2.內(nèi)部收據(jù)僅限于公司內(nèi)部使用，不得對外開具；外部收據(jù)應(yīng)在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓或代開。3.收據(jù)開具后，應(yīng)加蓋公司財務(wù)專用章，并由收款人簽字確認(rèn)。（四）支票填寫規(guī)定1.支票填寫應(yīng)使用碳素墨水或墨汁填寫，不得使用圓珠筆填寫。2.支票上的各項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、準(zhǔn)確，不得遺漏或涂改。如發(fā)生填寫錯誤，應(yīng)重新開具支票，并在原支票上加蓋“作廢”戳記。3.支票金額的填寫應(yīng)規(guī)范，大寫金額與小寫金額必須一致。支票的出票日期應(yīng)使用中文大寫，填寫規(guī)范，防止變造。（五）匯票、本票填寫規(guī)定1.匯票、本票的填寫要求與支票類似，應(yīng)嚴(yán)格按照票據(jù)法及相關(guān)規(guī)定進(jìn)行填寫。2.填寫匯票、本票時，應(yīng)注意出票金額、出票日期、收款人名稱等關(guān)鍵信息的準(zhǔn)確性和完整性，不得更改。如因特殊原因需要更改，應(yīng)由原記載人在更改處簽章證明。四、結(jié)算憑證的傳遞（一）傳遞流程1.業(yè)務(wù)部門在辦理結(jié)算業(yè)務(wù)時，應(yīng)及時將相關(guān)原始憑證整理齊全，并填寫結(jié)算憑證傳遞單，注明業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、收付款單位等信息，連同原始憑證一并提交給財務(wù)部門。2.財務(wù)部門收到業(yè)務(wù)部門提交的結(jié)算憑證傳遞單及原始憑證后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。審核無誤后，按照規(guī)定的流程制作結(jié)算憑證，并將結(jié)算憑證及相關(guān)原始憑證傳遞給相應(yīng)的會計崗位進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對于涉及資金收付的結(jié)算憑證，財務(wù)部門應(yīng)及時傳遞給資金管理崗位，由資金管理崗位根據(jù)結(jié)算憑證辦理資金收付業(yè)務(wù)。資金收付完成后，資金管理崗位應(yīng)將相關(guān)回單傳遞給財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)核對。（二）傳遞要求1.結(jié)算憑證傳遞應(yīng)遵循及時、準(zhǔn)確、安全的原則，確保憑證在規(guī)定的時間內(nèi)傳遞到相關(guān)部門和崗位，避免因傳遞延誤影響結(jié)算業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行。2.傳遞過程中，應(yīng)做好交接記錄，明確交接雙方的責(zé)任，確保結(jié)算憑證的完整性和準(zhǔn)確性。交接記錄應(yīng)包括憑證名稱、數(shù)量、傳遞時間、交接雙方簽字等信息。3.對于重要的結(jié)算憑證，如大額支票、匯票等，應(yīng)采用專人傳遞或加密傳輸?shù)确绞?，確保憑證的安全傳遞。五、結(jié)算憑證的審核（一）審核內(nèi)容1.真實(shí)性審核審核結(jié)算憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否真實(shí)發(fā)生，相關(guān)原始憑證是否真實(shí)、有效，是否與實(shí)際交易相符。2.合法性審核審核結(jié)算憑證的制作和使用是否符合國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，是否存在違法違規(guī)行為。3.準(zhǔn)確性審核審核結(jié)算憑證的內(nèi)容填寫是否準(zhǔn)確、完整，金額計算是否正確，大小寫金額是否一致，收付款單位信息是否準(zhǔn)確無誤。4.完整性審核審核結(jié)算憑證是否按照規(guī)定加蓋了財務(wù)專用章、法定代表人或其授權(quán)代理人的簽章，相關(guān)附件是否齊全。（二）審核流程1.業(yè)務(wù)部門提交結(jié)算憑證傳遞單及原始憑證后，財務(wù)部門的審核人員應(yīng)首先對憑證的完整性進(jìn)行審核，檢查憑證是否齊全、簽章是否完備。2.對憑證的真實(shí)性、合法性進(jìn)行初步審核，查看原始憑證是否符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況，是否存在明顯的違規(guī)跡象。3.對憑證的準(zhǔn)確性進(jìn)行詳細(xì)審核，重點(diǎn)核對金額、日期、收付款單位等關(guān)鍵信息，確保憑證內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.審核人員在審核過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與業(yè)務(wù)部門溝通核實(shí)，并要求業(yè)務(wù)部門進(jìn)行更正或補(bǔ)充相關(guān)資料。審核無誤后，審核人員應(yīng)在結(jié)算憑證傳遞單上簽字確認(rèn)，并將憑證傳遞給下一環(huán)節(jié)進(jìn)行處理。（三）審核責(zé)任1.審核人員應(yīng)認(rèn)真履行審核職責(zé)，對審核結(jié)果負(fù)責(zé)。如因?qū)徍瞬粐?yán)導(dǎo)致結(jié)算憑證出現(xiàn)問題，給公司造成損失的，審核人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)對提交的結(jié)算憑證及原始憑證的真實(shí)性、合法性負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門提供虛假憑證或故意隱瞞重要信息，應(yīng)追究業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員的責(zé)任。六、結(jié)算憑證的保管（一）保管期限1.結(jié)算憑證的保管期限應(yīng)按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，會計憑證的保管期限為30年，其他結(jié)算憑證的保管期限根據(jù)其重要性和性質(zhì)確定，但不得少于規(guī)定的最短期限。2.對于涉及稅務(wù)、審計等重要事項(xiàng)的結(jié)算憑證，應(yīng)按照稅務(wù)機(jī)關(guān)和審計部門的要求延長保管期限。（二）保管方式1.結(jié)算憑證應(yīng)按照類別、年度、月份等進(jìn)行分類整理，并裝訂成冊。裝訂成冊的結(jié)算憑證應(yīng)加具封面，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等信息，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽字或蓋章。2.結(jié)算憑證應(yīng)存放在專門的檔案柜中，并按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和查閱。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保結(jié)算憑證的安全保管。3.對于電子形式的結(jié)算憑證，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。電子備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱結(jié)算憑證時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱。查閱人員不得擅自將結(jié)算憑證帶出查閱地點(diǎn)，不得在結(jié)算憑證上涂改、標(biāo)記或抽取憑證。2.外部單位或個人因?qū)徲?、稅?wù)檢查等原因需要查閱公司結(jié)算憑證時，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過程中，公司應(yīng)安排專人陪同，并對查閱情況進(jìn)行記錄。3.結(jié)算憑證一般不得外借。如因特殊情況確需外借的，應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借閱手續(xù)。借閱期限不得超過規(guī)定時間，借閱人員應(yīng)妥善保管所借結(jié)算憑證，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非規(guī)定用途。（四）銷毀1.結(jié)算憑證保管期滿后，由財務(wù)部門提出銷毀申請，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀結(jié)算憑證時，應(yīng)編制銷毀清單，注明憑證名稱、年度、月份、數(shù)量等信息，并由財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)人員共同監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)。3.銷毀后的結(jié)算憑證應(yīng)妥善保存銷毀記錄，以備查考。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、地點(diǎn)、憑證名稱、數(shù)量、監(jiān)銷人員等信息。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對結(jié)算憑證的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查結(jié)算憑證的制作、傳遞、審核、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)操作和風(fēng)險隱患。2.財務(wù)部門應(yīng)建立健全內(nèi)部結(jié)算憑證管理制度，加強(qiáng)對結(jié)算憑證管理工作的日常監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（