車輛管理辦法油卡車輛管理辦法之油卡管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強公司車輛管理，規(guī)范油卡使用，提高車輛使用效率，降低運營成本，確保公司車輛正常運行，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有配備車輛及相應(yīng)油卡的使用與管理。（三）基本原則1.嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保油卡使用合法合規(guī)。2.實行集中管理、統(tǒng)一調(diào)配，提高資源利用效率。3.明確職責，加強監(jiān)督，確保油卡使用安全、準確、透明。二、油卡管理職責（一）行政部門1.負責公司車輛油卡的統(tǒng)一申請、辦理、領(lǐng)取及保管。2.建立油卡管理臺賬，詳細記錄油卡的發(fā)放、使用、充值、掛失、解掛、注銷等信息。3.定期與加油站及財務(wù)部門核對油卡賬目，確保賬實相符。4.監(jiān)督檢查車輛油卡的使用情況，對違規(guī)行為進行糾正和處理。（二）財務(wù)部門1.負責審核油卡充值費用，確保費用支出合理合規(guī)。2.按照公司財務(wù)制度，及時記錄油卡充值及使用費用，進行賬務(wù)處理。3.協(xié)助行政部門進行油卡賬目核對，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持。（三）車輛使用部門1.負責本部門車輛油卡的日常使用管理，嚴格按照規(guī)定使用油卡。2.駕駛員應(yīng)妥善保管油卡，不得轉(zhuǎn)借他人或用于非公司車輛加油。3.每次加油后，駕駛員應(yīng)及時在車輛加油登記表上記錄加油時間、地點、金額、加油量等信息，并簽字確認。4.發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜，應(yīng)立即向行政部門報告，并協(xié)助辦理掛失手續(xù)。三、油卡辦理與領(lǐng)?。ㄒ唬┯涂ㄉ暾?.車輛使用部門根據(jù)車輛行駛里程及油耗情況，提前向行政部門提交油卡充值申請。2.申請內(nèi)容應(yīng)包括車輛車牌號、預(yù)計充值金額、充值周期等信息。（二）油卡辦理1.行政部門審核車輛使用部門提交的油卡充值申請，確認無誤后，統(tǒng)一向指定加油站申請辦理油卡。2.辦理油卡時，應(yīng)提供公司相關(guān)證明文件及車輛行駛證等資料，確保油卡信息與公司車輛信息一致。3.油卡辦理完成后，行政部門應(yīng)及時領(lǐng)取油卡，并妥善保管。（三）油卡領(lǐng)取1.行政部門領(lǐng)取油卡后，應(yīng)在油卡管理臺賬上詳細記錄油卡卡號、初始密碼、領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人等信息。2.油卡領(lǐng)取后，由行政部門統(tǒng)一發(fā)放給車輛使用部門的駕駛員。發(fā)放時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，雙方簽字確認。四、油卡使用（一）使用范圍公司油卡僅限用于公司所屬車輛在指定加油站加油，不得用于其他用途。（二）加油規(guī)定1.駕駛員應(yīng)優(yōu)先選擇公司指定的加油站加油，如遇特殊情況需要在其他加油站加油，應(yīng)提前向行政部門報告并說明原因。2.加油時，駕駛員應(yīng)要求加油站工作人員在加油憑證上注明加油車輛車牌號、加油時間、加油量、金額等信息，并加蓋加油站公章。3.駕駛員應(yīng)確保加油憑證上的信息準確無誤，如有錯誤應(yīng)及時與加油站工作人員溝通更正。4.加油后，駕駛員應(yīng)妥善保管加油憑證，作為報銷及核對油卡使用情況的依據(jù)。（三）油卡密碼管理1.油卡初始密碼由行政部門統(tǒng)一保管，領(lǐng)取油卡時告知駕駛員。2.駕駛員領(lǐng)取油卡后，應(yīng)及時修改油卡密碼，并妥善保管。密碼設(shè)置應(yīng)具有一定的復雜性，不得使用簡單易猜的數(shù)字組合。3.如因密碼泄露導致油卡被盜用，駕駛員應(yīng)承擔相應(yīng)責任，并及時向行政部門報告，協(xié)助辦理掛失及相關(guān)處理手續(xù)。五、油卡充值（一）充值申請1.車輛使用部門根據(jù)油卡使用情況及車輛行駛里程，定期向行政部門提交油卡充值申請。2.充值申請應(yīng)包括車輛車牌號、當前油卡余額、預(yù)計充值金額、充值原因等信息。（二）充值審核1.行政部門收到車輛使用部門提交的油卡充值申請后，應(yīng)進行審核。審核內(nèi)容包括申請金額是否合理、車輛近期油耗情況是否正常等。2.如審核通過，行政部門將充值申請?zhí)峤回攧?wù)部門進行費用審核。（三）充值操作1.財務(wù)部門審核通過油卡充值申請后，按照公司財務(wù)制度進行費用支付。2.行政部門根據(jù)財務(wù)部門提供的充值憑證，及時對油卡進行充值操作，并在油卡管理臺賬上記錄充值時間、充值金額、充值人等信息。六、油卡掛失與解掛（一）掛失1.駕駛員發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向行政部門報告。報告內(nèi)容包括油卡卡號、丟失時間、丟失地點等信息。2.行政部門接到駕駛員報告后，應(yīng)及時辦理油卡掛失手續(xù)。掛失時，需提供油卡卡號、持卡人姓名、有效身份證件等信息。3.油卡掛失后，該油卡將被凍結(jié)，無法進行加油操作。（二）解掛1.如油卡找回或被盜用情況已處理完畢，駕駛員可向行政部門申請油卡解掛。2.申請解掛時，駕駛員應(yīng)提交書面申請，說明解掛原因，并提供相關(guān)證明材料。3.行政部門審核通過駕駛員的解掛申請后，及時辦理解掛手續(xù)，恢復油卡正常使用。七、油卡注銷（一）注銷原因1.車輛報廢、轉(zhuǎn)讓或不再使用時，應(yīng)及時注銷相應(yīng)油卡。2.油卡丟失且無法找回，或被盜用造成較大經(jīng)濟損失，經(jīng)公司研究決定后可進行注銷。（二）注銷申請車輛使用部門應(yīng)向行政部門提交油卡注銷申請，申請內(nèi)容包括車輛車牌號、油卡卡號、注銷原因等信息。（三）注銷審核與操作1.行政部門收到油卡注銷申請后，進行審核。審核內(nèi)容包括車輛狀態(tài)、油卡使用情況、賬目核對等。2.審核通過后，行政部門將油卡注銷申請?zhí)峤回攧?wù)部門進行賬目核對。財務(wù)部門核對無誤后，辦理相關(guān)費用結(jié)算手續(xù)。3.行政部門根據(jù)財務(wù)部門提供的結(jié)算憑證，對油卡進行注銷操作，并在油卡管理臺賬上記錄注銷時間、注銷原因、注銷人等信息。八、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.行政部門定期對車輛油卡的使用情況進行檢查，檢查內(nèi)容包括加油記錄是否完整、準確，油卡是否存在轉(zhuǎn)借、冒用等違規(guī)行為。2.每月至少進行一次全面檢查，并形成檢查報告。檢查報告應(yīng)包括檢查時間、檢查范圍、發(fā)現(xiàn)問題及處理情況等內(nèi)容。（二）不定期抽查1.公司將不定期對車輛油卡使用情況進行抽查，抽查方式包括實地查看加油記錄、與加油站核實加油信息、檢查油卡使用軌跡等。2.對抽查中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，將按照本辦法及公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。（三）違規(guī)處理1.對于違反本辦法規(guī)定使用油卡的行為，如轉(zhuǎn)借他人、用于非公司車輛加油、虛報加油費用等，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將責令其立即改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。2.對因違規(guī)使用油卡給公司