蚌埠文件管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)蚌埠地區(qū)文件管理工作，確保文件的規(guī)范生成、流轉(zhuǎn)、存儲與使用，提高工作效率，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于蚌埠地區(qū)公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)所產(chǎn)生、接收、傳遞、使用和保管的各類文件，包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、電子數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.合法性原則：文件管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)主管部門的相關(guān)規(guī)定，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：文件信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤的表述，以保障文件的有效傳達(dá)和執(zhí)行。3.完整性原則：文件應(yīng)涵蓋從起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)到歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保文件的生命周期完整，不遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：文件的處理和流轉(zhuǎn)應(yīng)及時(shí)高效，避免因延誤導(dǎo)致工作受阻或信息滯后。5.保密性原則：對于涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密、敏感信息的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司/組織的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政事務(wù)通知等，用于規(guī)范內(nèi)部管理和行政事務(wù)處理。2.業(yè)務(wù)文件：與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)直接相關(guān)的文件，如項(xiàng)目方案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)文檔、市場調(diào)研報(bào)告等，是開展業(yè)務(wù)工作的重要依據(jù)。3.財(cái)務(wù)文件：涉及公司/組織財(cái)務(wù)收支、預(yù)算決算、審計(jì)報(bào)告等方面的文件，對財(cái)務(wù)管理和決策具有重要意義。4.人事文件：關(guān)于員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、人事任免等方面的文件，是人力資源管理的重要載體。（二）文件編號1.編號規(guī)則采用統(tǒng)一的編號體系，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。編號由字母和數(shù)字組成，例如：[部門代碼][年份][流水號]。部門代碼：根據(jù)公司/組織內(nèi)部各部門的職能和分工，設(shè)定相應(yīng)的兩位字母代碼，如行政部為“AD”，業(yè)務(wù)部為“BD”等。年份：取文件生成年份的后兩位數(shù)字，如2023年生成的文件編號中年份部分為“23”。流水號：按照文件生成的先后順序，為每個(gè)文件分配一個(gè)四位數(shù)字的流水號，從“0001”開始遞增。2.編號示例行政部2023年第5號文件的編號為：AD230005業(yè)務(wù)部2024年第12號文件的編號為：BD240012三、文件起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容要求文件起草應(yīng)圍繞明確的主題和目的，內(nèi)容詳實(shí)、邏輯清晰，具有可操作性。引用的數(shù)據(jù)、案例等應(yīng)真實(shí)可靠，并注明出處。語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了，避免使用生僻詞匯和復(fù)雜句式，確保文件易于理解。2.格式要求采用統(tǒng)一的文件格式模板，包括標(biāo)題、正文、附件、落款等部分。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件核心內(nèi)容，字體、字號應(yīng)符合規(guī)范要求。正文應(yīng)分段表述，層次分明，每段開頭空兩格。附件應(yīng)在正文后注明附件名稱及序號，并按照順序依次列出。落款應(yīng)注明起草部門、起草人及日期。（二）審核流程1.初審文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合部門工作實(shí)際、邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)、格式是否規(guī)范等。初審?fù)ㄟ^后，起草部門負(fù)責(zé)人在文件上簽署初審意見，并提交至審核部門。2.審核審核部門收到文件后，應(yīng)組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等方面。對于涉及多個(gè)部門或重要業(yè)務(wù)的文件，審核部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，充分聽取各方面意見，確保文件質(zhì)量。審核過程中，審核人員應(yīng)詳細(xì)記錄審核意見，并及時(shí)反饋給起草部門進(jìn)行修改完善。3.終審文件經(jīng)修改完善后，再次提交至審核部門進(jìn)行終審。終審由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行，重點(diǎn)審核文件是否符合公司/組織整體戰(zhàn)略和政策要求，是否具備發(fā)布實(shí)施的條件。終審?fù)ㄟ^后，領(lǐng)導(dǎo)在文件上簽署終審意見，并確定文件的印發(fā)范圍和發(fā)布方式。四、文件簽發(fā)與印發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.行政文件一般性行政事務(wù)通知、會(huì)議紀(jì)要等，由行政部負(fù)責(zé)人簽發(fā)。涉及公司/組織重要決策、規(guī)章制度等文件，由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。2.業(yè)務(wù)文件項(xiàng)目方案、業(yè)務(wù)合同等文件，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)和重要程度，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重大業(yè)務(wù)項(xiàng)目文件或涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)的文件，由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.財(cái)務(wù)文件日常財(cái)務(wù)報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷審批等文件，由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人簽發(fā)。年度預(yù)算決算報(bào)告、重大財(cái)務(wù)決策文件等，由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。4.人事文件員工日常人事變動(dòng)、考勤記錄等文件，由人力資源部負(fù)責(zé)人簽發(fā)。員工薪酬調(diào)整方案、人事任免文件等，由公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。（二）印發(fā)流程1.文件排版審核通過的文件由行政部或指定的文件管理部門按照統(tǒng)一的排版格式進(jìn)行排版，確保文件格式規(guī)范、美觀。2.編號登記對排版后的文件進(jìn)行編號登記，記錄文件編號、名稱、起草部門、審核意見、簽發(fā)人、印發(fā)日期等信息，建立文件管理臺賬。3.印發(fā)份數(shù)確定根據(jù)文件的印發(fā)范圍和工作需要，確定文件的印發(fā)份數(shù)。印發(fā)份數(shù)應(yīng)合理控制，避免浪費(fèi)。4.印刷分發(fā)將文件交由指定的印刷部門進(jìn)行印刷。印刷完成后，按照預(yù)定的分發(fā)名單進(jìn)行分發(fā)，確保文件及時(shí)、準(zhǔn)確地送達(dá)相關(guān)部門和人員手中。5.存檔備份文件印發(fā)后，應(yīng)及時(shí)將文件的紙質(zhì)版和電子版進(jìn)行存檔備份。紙質(zhì)版文件按照檔案管理要求進(jìn)行分類裝訂，電子版文件存儲在指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備中，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和檢索。五、文件流轉(zhuǎn)與傳遞（一）流轉(zhuǎn)方式1.紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)對于需要紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的情況，應(yīng)采用專人傳遞、內(nèi)部郵件、文件交換站等方式進(jìn)行。傳遞過程中應(yīng)做好文件的簽收、登記工作，確保文件安全、及時(shí)送達(dá)。涉及機(jī)密文件的傳遞，應(yīng)采用機(jī)要通信或?qū)Ｈ俗o(hù)送的方式，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.電子文件流轉(zhuǎn)利用公司/組織內(nèi)部的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）、電子郵件等平臺進(jìn)行電子文件的流轉(zhuǎn)。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和權(quán)限進(jìn)行上傳、下載和共享，確保文件流轉(zhuǎn)的便捷性和安全性。在電子文件流轉(zhuǎn)過程中，應(yīng)設(shè)置必要的審批流程，確保文件的流轉(zhuǎn)經(jīng)過授權(quán)人員的審核和批準(zhǔn)。（二）傳遞要求1.及時(shí)傳遞：文件接收部門或人員應(yīng)及時(shí)接收文件，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成文件的處理和反饋。對于緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，確保文件的時(shí)效性。2.準(zhǔn)確傳遞：傳遞過程中應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，避免因傳遞錯(cuò)誤導(dǎo)致工作失誤。文件交接時(shí)，雙方應(yīng)認(rèn)真核對文件的名稱、編號、內(nèi)容等信息，確認(rèn)無誤后簽字確認(rèn)。3.安全傳遞：無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，在傳遞過程中都應(yīng)注意安全保密。防止文件丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生，對于涉及公司/組織機(jī)密的文件，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。六、文件存儲與保管（一）存儲方式1.紙質(zhì)文件存儲設(shè)立專門的檔案室或文件柜，對紙質(zhì)文件進(jìn)行分類存放。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件存儲環(huán)境安全。按照文件類別、年份、保管期限等進(jìn)行分類整理，建立清晰的檔案索引目錄，便于查找和借閱。2.電子文件存儲建立電子文件存儲服務(wù)器，對電子文件進(jìn)行集中存儲。服務(wù)器應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、安全防護(hù)等功能，確保電子文件的安全性和完整性。按照電子文件的分類和編號規(guī)則，建立電子文件目錄結(jié)構(gòu)，對電子文件進(jìn)行命名和存儲，便于管理和檢索。定期對電子文件進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.短期文件：保管期限為13年的文件，主要包括一般性的行政事務(wù)文件、臨時(shí)性的業(yè)務(wù)文件等。短期文件在保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確認(rèn)無保存價(jià)值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.中期文件：保管期限為310年的文件，如重要的業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。中期文件在保管期限屆滿后，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的鑒定和審查，根據(jù)實(shí)際情況決定是否繼續(xù)保存或銷毀。3.長期文件：保管期限為10年以上的文件，包括公司/組織的規(guī)章制度、重大項(xiàng)目檔案、歷史資料等。長期文件應(yīng)永久保存，作為公司/組織的重要資產(chǎn)和歷史記錄。（三）保管要求1.定期盤點(diǎn)：定期對紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行盤點(diǎn)，核對文件數(shù)量、存儲位置等信息，確保文件存儲的準(zhǔn)確性和完整性。2.維護(hù)更新：及時(shí)對文件存儲環(huán)境進(jìn)行維護(hù)，如檢查檔案室的溫濕度、電子文件存儲服務(wù)器的運(yùn)行狀況等，確保文件存儲安全。同時(shí)，根據(jù)文件的保管期限和實(shí)際情況，及時(shí)對文件進(jìn)行整理、歸檔和銷毀，保證文件管理的時(shí)效性。3.安全保密：加強(qiáng)對文件存儲場所的安全管理，限制無關(guān)人員進(jìn)入。對于涉及公司/組織機(jī)密的文件，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等措施，防止文件泄露。七、文件查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。將申請表提交至文件管理部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過后，由文件管理人員協(xié)助查閱，并做好查閱記錄。2.外部查閱因工作需要向公司/組織外部提供文件查閱服務(wù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的對外信息披露管理規(guī)定進(jìn)行審批。外部查閱人員需提供有效身份證明和查閱授權(quán)文件，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)督。查閱完畢后，及時(shí)收回查閱的文件，并做好記錄。（二）借閱流程1.內(nèi)部借閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息。將申請表提交至文件管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。審批通過后，文件管理人員按照申請表上的要求提供文件，并與借閱人辦理借閱登記手續(xù)，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.外部借閱原則上不允許向公司/組織外部借閱文件。如因特殊情況確需外部借閱的，應(yīng)按照公司/組織的對外合作管理規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審批，并與借閱方簽訂保密協(xié)議。外部借閱文件的期限、歸還方式等應(yīng)在協(xié)議中明確規(guī)定，借閱過程中應(yīng)加強(qiáng)跟蹤和監(jiān)督，確保文件按時(shí)歸還且不發(fā)生泄露等情況。（三）查閱借閱要求1.查閱借閱范圍：查閱借閱文件應(yīng)嚴(yán)格限定在工作需要的范圍內(nèi)，不得擅自擴(kuò)大查閱借閱范圍或用于其他非工作目的。2.查閱借閱記錄：文件管理部門應(yīng)建立完善的查閱借閱記錄臺賬，詳細(xì)記錄查閱借閱人員的姓名、部門、查閱借閱文件名稱、編號、時(shí)間、期限等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。3.文件保護(hù)：查閱借閱人員應(yīng)妥善保管查閱借閱的文件，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告文件管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。八、文件保密與安全（一）保密制度1.保密責(zé)任：明確公司/組織內(nèi)部各部門和人員在文件保密工作中的職責(zé)，將保密責(zé)任落實(shí)到具體崗位和個(gè)人。2.保密措施對涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密、敏感信息的文件，應(yīng)進(jìn)行加密存儲和傳輸，并嚴(yán)格限制訪問權(quán)限。在文件起草、審核、印發(fā)、流轉(zhuǎn)、存儲、查閱借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，如專人負(fù)責(zé)、設(shè)置密碼、簽訂保密協(xié)議等。加強(qiáng)對員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能，確保員工了解并遵守公司/組織的保密制度。（二）安全管理1.安全設(shè)施：文件存儲場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防雷等設(shè)備，確保文件存儲環(huán)境安全可靠。2.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對電子文件進(jìn)行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的物理位置。制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)，保證工作的連續(xù)性。3.應(yīng)急處理：制定文件安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處理措施和流程。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。九、文件清理與銷毀（一）清理原則1.定期清理：根據(jù)文件的保管期限和實(shí)際使用情況，定期對文件進(jìn)行清理，確保文件存儲的時(shí)效性和有效性。2.價(jià)值鑒定：在清理文件前，應(yīng)對文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定文件是否仍具有保存價(jià)值。對于已失去保存價(jià)值的文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行清理和銷毀。（二）銷毀流程1.編制清單：由文件管理部門或相關(guān)部門對擬銷毀的文件進(jìn)行梳理，編制《文件銷毀清單》，詳細(xì)列出文件的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批備案：《文件銷毀清單》經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，將《文件銷毀清單》報(bào)上級主管部門備案。3.銷毀實(shí)施：根據(jù)審批后的《