福州檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)福州地區(qū)各類檔案的科學(xué)管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，提高檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合福州實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于福州市行政區(qū)域內(nèi)各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各類檔案應(yīng)實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.依法管理原則檔案管理活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，依法進(jìn)行收集、整理、保管、利用和處置。3.服務(wù)為本原則檔案管理工作要以服務(wù)社會、服務(wù)單位發(fā)展為宗旨，充分發(fā)揮檔案的作用。4.與時俱進(jìn)原則適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展和檔案工作新形勢，不斷創(chuàng)新檔案管理方式方法，提高管理效率和質(zhì)量。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與人員（一）機(jī)構(gòu)設(shè)置1.各單位應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中管理。2.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)保持相對穩(wěn)定，確需調(diào)整的，應(yīng)報上級主管部門備案。（二）人員配備1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。2.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）職責(zé)分工1.檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)-貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策。-制定本單位檔案管理制度和工作流程。-負(fù)責(zé)本單位各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。-指導(dǎo)和監(jiān)督本單位各部門的檔案管理工作。-組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案資源數(shù)字化。-定期向上級主管部門報送檔案工作情況。2.檔案管理人員職責(zé)-負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，確保檔案的安全與完整。-按照檔案管理規(guī)范，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作。-做好檔案的收集、接收和移交工作，及時將應(yīng)歸檔的文件材料收集齊全。-負(fù)責(zé)檔案的保管和保護(hù)，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失和泄密。-積極開展檔案利用工作，為單位各項工作提供檔案信息支持。-參與檔案的鑒定和銷毀工作，確保檔案的真實性和有效性。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各單位應(yīng)按照國家和地方有關(guān)規(guī)定，確定檔案收集范圍，確保各類文件材料應(yīng)歸盡歸。2.收集范圍包括但不限于以下方面：-本單位形成的各類公文、會議文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。-本單位開展業(yè)務(wù)活動形成的合同、協(xié)議、項目文件、技術(shù)資料等。-本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任免、獎懲等方面的文件材料。-本單位資產(chǎn)登記、財務(wù)管理等方面的文件材料。-本單位對外交流與合作形成的文件材料。-本單位下屬機(jī)構(gòu)報送的重要文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集。2.收集的文件材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署齊全。3.對電子文件的收集，應(yīng)確保其原始性、真實性和完整性，按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行存儲。（三）整理原則1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類整理。3.整理后的檔案應(yīng)便于保管和利用。（四）整理方法1.分類檔案應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類。2.編號對每一類檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)科學(xué)、規(guī)范、便于查找。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確。四、檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜等要求。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度、濕度應(yīng)符合規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序排列上架，便于查找和利用。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。2.永久保管的檔案應(yīng)長期保存，定期保管的檔案期限分為30年、10年。3.各單位應(yīng)根據(jù)國家和地方有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位實際情況，確定各類檔案的保管期限。（四）檔案鑒定1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)部門和人員共同進(jìn)行。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成鑒定報告，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。（五）檔案銷毀1.對確無保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)編制銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。3.銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息無法恢復(fù)，防止檔案信息泄露。五、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、保密的原則。2.嚴(yán)格履行檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的安全與完整。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要可查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理機(jī)構(gòu)辦理手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案管理機(jī)構(gòu)提交查閱、借閱申請函，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容和期限等，經(jīng)本單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理手續(xù)。3.查閱、借閱檔案時，應(yīng)在檔案管理機(jī)構(gòu)指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、污損、轉(zhuǎn)借檔案。（四）利用登記1.檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)1.推進(jìn)檔案管理信息化，實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、管理過程電子化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。2.提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，提升檔案服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合本單位的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息安全。（三）數(shù)據(jù)管理1.電子檔案數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。2.定期對電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.加強(qiáng)對電子檔案數(shù)據(jù)的安全管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體1.各級檔案行政管理部門負(fù)責(zé)對本行政區(qū)域內(nèi)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.各單位應(yīng)加強(qiáng)對本單位檔案管理工作的內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員配備情況。2.檔案管理制度和工作流程執(zhí)行情況。3.檔案收集、整理、保管、利用等工作情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查方式1.定期檢查與不定期檢查相結(jié)合。2.實地檢查與書面檢查相結(jié)合。（四）問