空運艙單管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司空運艙單管理，規(guī)范艙單信息的傳輸、審核與保存，確?？者\貨物運輸?shù)陌踩?、?zhǔn)確和高效，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有涉及空運艙單管理的部門、崗位及相關(guān)業(yè)務(wù)流程。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)、民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保艙單管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時原則保證艙單信息的準(zhǔn)確性和完整性，及時傳輸和處理艙單數(shù)據(jù)，避免因信息錯誤或延誤影響貨物運輸。3.安全保密原則加強(qiáng)艙單信息的安全管理，防止信息泄露，確保貨物運輸信息的保密性和安全性。二、管理職責(zé)（一）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)收集、整理和提供準(zhǔn)確的空運貨物信息，包括貨物名稱、數(shù)量、重量、體積、收發(fā)貨人信息等。2.在規(guī)定時間內(nèi)將貨物信息提交給艙單管理部門，確保信息的及時性和完整性。3.配合艙單管理部門進(jìn)行艙單信息的審核和修改，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行處理。（二）艙單管理部門1.負(fù)責(zé)空運艙單的制作、審核、傳輸和保存工作。2.依據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的貨物信息，按照民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，準(zhǔn)確制作艙單。3.對艙單信息進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性，對審核通過的艙單進(jìn)行傳輸。4.負(fù)責(zé)艙單數(shù)據(jù)的備份和存儲，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。（三）財務(wù)部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)艙單信息進(jìn)行運費結(jié)算和賬務(wù)處理。2.對艙單信息中的運費金額、支付方式等進(jìn)行核對，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。3.配合艙單管理部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行運費相關(guān)問題的溝通和協(xié)調(diào)。（四）信息技術(shù)部門1.負(fù)責(zé)提供艙單管理系統(tǒng)的技術(shù)支持和維護(hù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.對艙單管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展和法規(guī)要求的變化。3.保障艙單數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性和穩(wěn)定性，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。三、艙單制作（一）信息收集1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)在貨物訂艙時，向客戶收集完整準(zhǔn)確的貨物信息，并填寫相關(guān)的貨物托運單。2.貨物信息包括但不限于：貨物名稱、HS編碼、數(shù)量、重量、體積、包裝形式、收發(fā)貨人名稱、地址、聯(lián)系方式、運輸要求等。（二）艙單錄入1.艙單管理部門根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的貨物托運單，在艙單管理系統(tǒng)中準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息。2.錄入人員應(yīng)仔細(xì)核對每一項信息，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性，避免錄入錯誤。3.對于特殊貨物，如危險貨物、貴重貨物等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定在艙單中進(jìn)行特殊標(biāo)注。（三）艙單審核1.艙單錄入完成后，由專人進(jìn)行審核。審核人員應(yīng)按照民航行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，對艙單信息進(jìn)行全面審核。2.審核內(nèi)容包括：貨物信息的準(zhǔn)確性、一致性，收發(fā)貨人信息的完整性，運輸要求的合理性，特殊貨物標(biāo)注的正確性等。3.如發(fā)現(xiàn)艙單信息存在問題，審核人員應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改，并跟蹤修改情況，直至審核通過。（四）艙單生成1.經(jīng)審核通過的艙單信息，由艙單管理系統(tǒng)自動生成正式的空運艙單。2.艙單生成后，應(yīng)進(jìn)行編號管理，確保每份艙單具有唯一的標(biāo)識，便于查詢和追溯。3.生成的艙單應(yīng)包含紙質(zhì)和電子兩種形式，紙質(zhì)艙單應(yīng)加蓋公司業(yè)務(wù)章，并按照規(guī)定進(jìn)行存檔。四、艙單傳輸（一）傳輸時間1.艙單管理部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將艙單信息傳輸給航空公司或相關(guān)監(jiān)管部門。2.一般情況下，貨物裝機(jī)前[X]小時應(yīng)完成艙單傳輸，確保航空公司有足夠的時間進(jìn)行貨物配載和相關(guān)操作。（二）傳輸方式1.艙單信息應(yīng)通過電子數(shù)據(jù)交換（EDI）系統(tǒng)或航空公司指定的其他電子傳輸方式進(jìn)行傳輸。2.在傳輸過程中，應(yīng)確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，避免數(shù)據(jù)丟失或錯誤傳輸。3.傳輸完成后，應(yīng)及時與接收方進(jìn)行確認(rèn)，確保接收方已成功接收艙單信息。（三）傳輸記錄1.建立艙單傳輸記錄臺賬，詳細(xì)記錄艙單傳輸?shù)臅r間、方式、接收方、傳輸結(jié)果等信息。2.傳輸記錄應(yīng)保存至少[X]年，以便在需要時進(jìn)行查詢和追溯。五、艙單變更（一）變更原因1.在貨物運輸過程中，如因貨物信息變更、運輸計劃調(diào)整等原因，需要對艙單進(jìn)行變更。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知艙單管理部門變更原因和變更內(nèi)容。（二）變更流程1.業(yè)務(wù)部門填寫艙單變更申請表，詳細(xì)說明變更原因和變更內(nèi)容，并提交給艙單管理部門。2.艙單管理部門對變更申請表進(jìn)行審核，審核通過后，在艙單管理系統(tǒng)中對相關(guān)信息進(jìn)行修改。3.修改完成后，按照艙單傳輸?shù)囊螅匦逻M(jìn)行審核和傳輸，并更新艙單傳輸記錄臺賬。（三）變更記錄1.對艙單變更的過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括變更申請表、審核記錄、修改記錄、傳輸記錄等。2.變更記錄應(yīng)與原艙單記錄一同保存，確保艙單信息的完整性和可追溯性。六、艙單保存（一）保存期限1.艙單信息應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求進(jìn)行保存，保存期限不少于[X]年。2.對于涉及海關(guān)監(jiān)管等特殊情況的艙單信息，應(yīng)按照海關(guān)規(guī)定的期限進(jìn)行保存。（二）保存方式1.艙單信息應(yīng)采用電子和紙質(zhì)兩種方式進(jìn)行保存。電子艙單數(shù)據(jù)應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)安全可靠，便于查詢和恢復(fù)。2.紙質(zhì)艙單應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、裝訂和存檔，確保檔案的完整性和安全性。（三）保存地點1.電子艙單數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在公司內(nèi)部的服務(wù)器或?qū)I(yè)的數(shù)據(jù)存儲中心，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。2.紙質(zhì)艙單應(yīng)存放在公司指定的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等條件。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督檢查崗位或小組，定期對空運艙單管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：艙單制作的準(zhǔn)確性、傳輸?shù)募皶r性、變更的合規(guī)性、保存的完整性等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部檢查1.積極配合民航監(jiān)管部門、海關(guān)等相關(guān)部門的檢查，提供真實、準(zhǔn)確的艙單信息和相關(guān)資料。2.對于外部檢查中提出的問題，應(yīng)認(rèn)真分析原因，制定整改措施，及時進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給相關(guān)部門。八、責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.在空運艙單管理工作中，如因業(yè)務(wù)部門提供信息錯誤、艙單管理部門審核不嚴(yán)、信息技術(shù)部門系統(tǒng)故障等原因?qū)е屡搯涡畔⒊霈F(xiàn)問題，造成公司損失或違反法律法規(guī)的，將追究相關(guān)部門和人員的責(zé)任。2.責(zé)任界定應(yīng)根據(jù)問題的性質(zhì)、影響程度和責(zé)任主體進(jìn)行綜合判斷。（二）責(zé)任追究方式1.對于因工作失誤導(dǎo)致艙單信息問題的責(zé)任人，