電腦采購管理辦法一、總則（一）目的為規(guī)范公司電腦采購管理工作，確保所采購的電腦設備滿足公司業(yè)務需求，提高設備使用效率，合理控制采購成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門因工作需要進行的電腦采購活動，包括臺式電腦、筆記本電腦及相關配件。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)各部門實際工作需求，合理確定電腦采購數(shù)量、配置和規(guī)格，避免盲目采購。2.性價比優(yōu)先原則：在滿足業(yè)務需求的前提下，綜合考慮產品性能、價格、售后服務等因素，選擇性價比高的電腦設備。3.合規(guī)采購原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。二、采購需求管理（一）需求提出1.各部門根據(jù)工作任務和業(yè)務發(fā)展需要，填寫《電腦采購申請表》，詳細說明采購電腦的用途、數(shù)量、配置要求、預計使用時間等信息。2.申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司采購管理部門。（二）需求審核1.采購管理部門收到《電腦采購申請表》后，對需求的合理性、必要性進行審核。2.審核內容包括：是否符合公司業(yè)務發(fā)展規(guī)劃、現(xiàn)有設備能否滿足工作需求、采購預算是否合理等。3.對于審核通過的申請，采購管理部門將其納入采購計劃；對于審核不通過的申請，及時反饋給申請部門并說明原因。（三）需求變更1.在采購過程中，如因業(yè)務調整等原因需要變更采購需求，申請部門應及時填寫《電腦采購需求變更申請表》，說明變更的內容和原因。2.需求變更申請表需經(jīng)部門負責人和采購管理部門審核同意后，方可進行變更。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購管理部門根據(jù)審核通過的采購需求，結合市場價格行情，編制電腦采購預算。2.預算內容包括設備購置費用、運輸費用、安裝調試費用、售后服務費用等。3.采購預算需經(jīng)公司財務部門審核，并報公司領導審批后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購活動應嚴格按照批準的預算執(zhí)行，不得超預算采購。2.如因特殊情況需要調整預算，采購管理部門應及時填寫《電腦采購預算調整申請表》，說明調整的原因和金額。3.預算調整申請表需經(jīng)公司財務部門審核，報公司領導審批后實施。四、采購流程管理（一）采購申請審批1.各部門提交的《電腦采購申請表》經(jīng)部門負責人審核簽字后，報采購管理部門。2.采購管理部門對申請表進行匯總整理，提交至公司分管領導審批。3.分管領導根據(jù)公司實際情況和采購預算，對采購申請進行審批，審批通過后交采購管理部門組織采購。（二）采購方式選擇1.根據(jù)采購金額和采購需求的特點，選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.對于采購金額較大、技術復雜的電腦設備，原則上采用公開招標或邀請招標的方式進行采購；對于采購金額較小、技術規(guī)格簡單的電腦設備，可采用競爭性談判、單一來源采購或詢價采購的方式進行采購。（三）供應商選擇與管理1.采購管理部門根據(jù)采購方式，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商庫。2.對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估，選擇合格的供應商參與采購活動。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括設備規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。4.定期對供應商進行評估和考核，對于表現(xiàn)不佳的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。（四）采購合同簽訂1.采購管理部門根據(jù)采購審批結果和供應商選定情況，起草采購合同。2.采購合同需經(jīng)公司法律部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。3.采購合同經(jīng)公司領導簽字蓋章后生效，雙方應嚴格按照合同約定履行各自的義務。（五）采購驗收1.電腦設備到貨前，采購管理部門應通知使用部門和相關技術人員做好驗收準備工作。2.設備到貨后，由采購管理部門組織使用部門和相關技術人員按照合同要求進行驗收。3.驗收內容包括設備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀、性能、質量等方面。4.驗收合格后，填寫《電腦采購驗收報告》，由驗收人員簽字確認；對于驗收不合格的設備，采購管理部門應及時與供應商溝通，要求其限期整改或更換設備。（六）采購付款1.采購管理部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫《電腦采購付款申請表》，附上相關憑證，提交至公司財務部門。2.財務部門對付款申請進行審核，審核通過后按照合同約定的付款方式和時間進行付款。3.對于分期付款的采購項目，財務部門應嚴格按照合同約定的付款節(jié)點進行付款，并做好相關記錄。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購管理部門對電腦采購過程中可能存在的風險進行識別，包括市場價格波動風險、供應商違約風險、產品質量風險、驗收風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，分析其產生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.采用定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和優(yōu)先級。2.風險評估結果作為制定風險應對措施的依據(jù)。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。2.對于市場價格波動風險，可通過與供應商簽訂價格調整條款、關注市場動態(tài)等方式進行應對；對于供應商違約風險，可在合同中約定違約責任、加強對供應商的監(jiān)督管理等方式進行防范；對于產品質量風險，可加強驗收環(huán)節(jié)的管理、要求供應商提供質量保證等措施進行控制；對于驗收風險，可明確驗收標準和流程、組織專業(yè)人員進行驗收等方式進行規(guī)避；對于付款風險，可嚴格審核付款申請、按照合同約定付款等方式進行防范。六、采購檔案管理（一）檔案內容1.電腦采購活動中形成的各類文件和資料，包括采購申請表、需求變更申請表、預算調整申請表、采購合同、驗收報告、付款憑證等，均應作為采購檔案進行管理。2.采購檔案應按照時間順序和類別進行整理，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案保管1.采購管理部門指定專人負責采購檔案的保管工作，建立采購檔案臺賬，記錄檔案的編號、名稱、存放位置、保管期限等信息。2.采購檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所。3.電子檔案應進行備份，并存儲在不同的介質上，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱采購檔案時，應填寫《電腦采購檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人和采購管理部門負責人批準后，方可查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、標記、損壞。（四）檔案銷毀1.采購檔案保管期限屆滿后，由采購管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司領導批準后進行銷毀。2.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.公司審計部門定期對電腦采購管理工作進行審計監(jiān)督，檢查采購活動是否符合本辦法及公司相關規(guī)定。2.審計部門有權查閱采購檔案、合同文件、財務憑證等資料，對采購過程中的違規(guī)行為提出整改意見，并追