熱水合同管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司熱水供應(yīng)合同的規(guī)范化管理，明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障熱水供應(yīng)服務(wù)的正常進(jìn)行，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與客戶簽訂的各類熱水供應(yīng)合同，包括但不限于居民用戶、商業(yè)用戶、工業(yè)用戶等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權(quán)益，不得損害任何一方的利益。3.誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)，不得擅自變更或解除合同。4.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：加強(qiáng)合同管理，有效防控合同風(fēng)險(xiǎn)，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂管理（一）合同主體資格審查1.在簽訂熱水供應(yīng)合同前，應(yīng)對客戶的主體資格進(jìn)行審查，包括客戶的營業(yè)執(zhí)照、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等相關(guān)證明文件。2.核實(shí)客戶的經(jīng)營狀況、信用記錄等情況，確?？蛻艟邆渎男泻贤哪芰托庞谩＃ǘ┖贤瑮l款制定1.合同應(yīng)明確雙方的基本信息，包括公司名稱、地址、聯(lián)系方式，客戶名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.詳細(xì)約定熱水供應(yīng)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保熱水供應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和客戶需求。3.明確熱水價(jià)格及計(jì)費(fèi)方式，包括單價(jià)、計(jì)費(fèi)周期、結(jié)算方式等，確保價(jià)格合理、計(jì)費(fèi)清晰。4.規(guī)定熱水供應(yīng)的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，確保供應(yīng)的及時(shí)性和穩(wěn)定性。5.明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，如公司的供應(yīng)義務(wù)、客戶的使用義務(wù)、維修維護(hù)責(zé)任等。6.約定違約責(zé)任，明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和賠償方式。7.規(guī)定爭議解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等，確保在合同履行過程中出現(xiàn)爭議時(shí)有明確的解決途徑。（三）合同審批1.合同初稿擬定后，應(yīng)提交相關(guān)部門進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性、合理性等。2.涉及重大合同或復(fù)雜合同的，應(yīng)組織相關(guān)部門和專業(yè)人員進(jìn)行會審，充分聽取各方意見，確保合同風(fēng)險(xiǎn)可控。3.合同審核通過后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋公司合同專用章。（四）合同簽訂1.合同簽訂應(yīng)采用書面形式，確保合同內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確、完整。2.簽訂合同前，應(yīng)向客戶詳細(xì)說明合同條款的內(nèi)容，確保客戶充分理解并同意合同條款。3.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本歸檔保存，以便日后查閱和管理。三、合同履行管理（一）熱水供應(yīng)管理1.按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)、方式等向客戶供應(yīng)熱水，確保供應(yīng)的及時(shí)性和穩(wěn)定性。2.建立熱水供應(yīng)質(zhì)量監(jiān)控體系，定期對熱水質(zhì)量進(jìn)行檢測，確保熱水質(zhì)量符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同約定。3.加強(qiáng)熱水供應(yīng)設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行，避免因設(shè)備故障影響熱水供應(yīng)。（二）客戶使用管理1.向客戶提供熱水使用指南，告知客戶正確的使用方法和注意事項(xiàng)。2.定期對客戶進(jìn)行回訪，了解客戶的使用情況和需求，及時(shí)解決客戶提出的問題。3.監(jiān)督客戶按照合同約定使用熱水，防止客戶擅自改變熱水用途或超量使用熱水。（三）費(fèi)用結(jié)算管理1.按照合同約定的計(jì)費(fèi)方式和結(jié)算周期，及時(shí)向客戶開具熱水費(fèi)用發(fā)票。2.建立費(fèi)用結(jié)算臺賬，詳細(xì)記錄客戶的熱水使用量、費(fèi)用金額、結(jié)算時(shí)間等信息，確保費(fèi)用結(jié)算準(zhǔn)確無誤。3.加強(qiáng)與客戶的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)催繳欠費(fèi)，確保公司的資金回籠。（四）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、客戶需求變化等原因需要變更合同條款的，應(yīng)及時(shí)與客戶協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、生效時(shí)間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等，確保變更后的合同條款合法合規(guī)、公平公正。3.合同變更后，應(yīng)及時(shí)將變更協(xié)議副本歸檔保存，并對相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)整。（五）合同終止管理1.合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，應(yīng)按照合同約定辦理終止手續(xù)。2.合同終止后，雙方應(yīng)按照合同約定進(jìn)行結(jié)算和清理，確保雙方的權(quán)利和義務(wù)得到妥善處理。3.對合同終止后的客戶信息、業(yè)務(wù)資料等進(jìn)行整理歸檔，以備日后查閱和審計(jì)。四、合同風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.建立合同風(fēng)險(xiǎn)識別與評估機(jī)制，定期對合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估。2.風(fēng)險(xiǎn)識別應(yīng)涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個(gè)環(huán)節(jié)，包括法律風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)等。3.風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級管理，確定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.針對不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，如加強(qiáng)合同審查、完善合同條款、加強(qiáng)客戶信用管理、建立應(yīng)急預(yù)案等。2.對于重大風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)成立專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)管理小組，制定詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對方案，并跟蹤監(jiān)督方案的執(zhí)行情況。3.定期對風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施的有效性進(jìn)行評估，根據(jù)評估結(jié)果及時(shí)調(diào)整和完善風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)收集合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議等相關(guān)資料。2.收集與合同履行相關(guān)的文件、記錄、憑證等資料，如熱水供應(yīng)記錄、費(fèi)用結(jié)算憑證、客戶反饋意見等。（二）檔案整理1.對收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類型、簽訂時(shí)間、客戶名稱等進(jìn)行編號和歸檔。2.對合同檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案庫，方便查閱和管理。（三）檔案保管1.設(shè)立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保合同檔案的安全保管。2.制定檔案保管制度，明確檔案保管期限、保管要求、借閱流程等，確保合同檔案的完整性和保密性。（四）檔案查閱1.建立檔案查閱登記制度，嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限，確保檔案查閱的合法性和合規(guī)性。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀檔案資料。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.建立合同監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對合同簽訂、履行、變更、終止等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、熱水供應(yīng)質(zhì)量、費(fèi)用結(jié)算情況、客戶滿意度等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核評價(jià)1.制定合同管理考核評價(jià)指標(biāo)體系，對合同管理工作進(jìn)行量化考核。2.考核評價(jià)內(nèi)容包括合同簽訂的規(guī)范性、履行的有效性