物資催繳管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物資管理，規(guī)范物資催繳工作流程，確保公司物資的及時(shí)回收和有效利用，避免物資閑置、浪費(fèi)及丟失，保障公司資產(chǎn)安全，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部所有涉及物資采購、使用、保管及回收的部門和個(gè)人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：物資催繳工作必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保催繳行為合法合規(guī)。2.及時(shí)高效原則：對(duì)逾期未歸還或未按規(guī)定使用的物資，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行催繳，提高工作效率，減少物資占用時(shí)間。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在物資催繳工作中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保催繳工作順利開展。4.溝通協(xié)調(diào)原則：加強(qiáng)與相關(guān)部門和人員的溝通協(xié)調(diào)，積極解決催繳過程中出現(xiàn)的問題，避免矛盾激化。二、物資催繳管理職責(zé)分工（一）物資管理部門1.負(fù)責(zé)制定物資管理制度和流程，明確物資催繳的標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.定期對(duì)公司物資進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)掌握物資的使用和庫存情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題物資進(jìn)行梳理并確定催繳對(duì)象。3.組織實(shí)施物資催繳工作，向催繳對(duì)象發(fā)送催繳通知，跟蹤催繳進(jìn)展情況，協(xié)調(diào)解決催繳過程中的問題。4.建立物資催繳臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資催繳的相關(guān)信息，包括催繳對(duì)象、物資名稱、數(shù)量、催繳時(shí)間、催繳結(jié)果等，定期對(duì)臺(tái)賬進(jìn)行更新和分析。5.對(duì)催繳無果的物資，按照規(guī)定程序進(jìn)行進(jìn)一步處理，如采取法律手段等，并及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（二）使用部門1.負(fù)責(zé)本部門領(lǐng)用物資的使用和管理，確保物資按照規(guī)定用途使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或丟失。2.在物資使用期限屆滿或不再使用時(shí)，及時(shí)將物資歸還物資管理部門，并配合物資管理部門做好物資的驗(yàn)收工作。3.對(duì)物資管理部門發(fā)出的催繳通知進(jìn)行及時(shí)響應(yīng)，說明物資未及時(shí)歸還的原因，并制定歸還計(jì)劃，按時(shí)完成物資歸還工作。4.協(xié)助物資管理部門開展物資清查盤點(diǎn)工作，提供相關(guān)物資使用和保管情況的信息。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)對(duì)物資采購、使用及催繳過程中的財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行審核和監(jiān)督，確保物資管理工作符合財(cái)務(wù)規(guī)定。2.根據(jù)物資管理部門提供的物資催繳情況，對(duì)涉及費(fèi)用結(jié)算的物資進(jìn)行相應(yīng)處理，如暫停相關(guān)費(fèi)用報(bào)銷、扣除相應(yīng)款項(xiàng)等。3.協(xié)助物資管理部門對(duì)催繳無果的物資進(jìn)行財(cái)務(wù)核銷處理，并提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門1.定期對(duì)公司物資催繳管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查物資催繳制度的執(zhí)行情況、催繳流程的合規(guī)性以及相關(guān)部門和人員的履職情況。2.對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保物資催繳管理工作規(guī)范有序。三、物資催繳范圍及標(biāo)準(zhǔn)（一）物資催繳范圍1.公司采購的各類原材料、零部件、設(shè)備等物資，在規(guī)定使用期限屆滿后未歸還或未按規(guī)定使用的。2.員工因工作需要領(lǐng)用的辦公用品、工具、儀器設(shè)備等，在離職或崗位變動(dòng)時(shí)未按規(guī)定辦理交接和歸還手續(xù)的。3.借用外單位或個(gè)人的物資，在借用期限屆滿后未按時(shí)歸還的。4.其他應(yīng)歸還公司的物資。（二）物資催繳標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)于有明確使用期限的物資，使用期限屆滿后[X]個(gè)工作日內(nèi)，使用部門應(yīng)將物資歸還物資管理部門。如因特殊原因需要延期使用，需提前向物資管理部門提出書面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，但延期最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。2.員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)在辦理離職手續(xù)或崗位交接手續(xù)前，將所領(lǐng)用的全部物資歸還物資管理部門。如有未歸還物資，人力資源部門不予辦理離職手續(xù)。3.借用外單位或個(gè)人的物資，應(yīng)嚴(yán)格按照借用協(xié)議規(guī)定的期限歸還。如未能按時(shí)歸還，應(yīng)提前與出借方溝通協(xié)商，辦理延期手續(xù)。未經(jīng)出借方同意逾期未還的，按照協(xié)議約定承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、物資催繳工作流程（一）催繳通知發(fā)送1.物資管理部門在物資使用期限屆滿或發(fā)現(xiàn)物資存在逾期未歸還等情況后，應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)信息，確定催繳對(duì)象。2.根據(jù)催繳對(duì)象的具體情況，制定催繳通知，明確催繳物資的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、催繳原因、歸還期限等內(nèi)容。催繳通知應(yīng)采用書面形式，可通過郵件、紙質(zhì)文件等方式發(fā)送給催繳對(duì)象。3.在發(fā)送催繳通知時(shí)，應(yīng)同時(shí)抄送催繳對(duì)象所在部門負(fù)責(zé)人，告知其該部門員工的物資催繳情況，要求其協(xié)助督促員工按時(shí)歸還物資。（二）催繳跟進(jìn)與溝通1.催繳通知發(fā)出后，物資管理部門應(yīng)密切跟蹤催繳進(jìn)展情況，定期與催繳對(duì)象進(jìn)行溝通，了解物資未歸還的原因及存在的問題。2.對(duì)于催繳對(duì)象提出的合理訴求，如物資損壞需要維修、因工作需要暫時(shí)無法歸還等，物資管理部門應(yīng)進(jìn)行核實(shí)，并根據(jù)實(shí)際情況給予相應(yīng)的處理建議或解決方案。3.如催繳對(duì)象未能在規(guī)定期限內(nèi)歸還物資，物資管理部門應(yīng)再次發(fā)送催繳通知，強(qiáng)調(diào)逾期未還的后果，并要求其盡快制定歸還計(jì)劃，明確歸還時(shí)間節(jié)點(diǎn)。同時(shí)，將催繳情況及時(shí)反饋給催繳對(duì)象所在部門負(fù)責(zé)人，共同督促催繳對(duì)象履行歸還義務(wù)。（三）催繳結(jié)果處理1.催繳對(duì)象按照規(guī)定期限歸還物資的，物資管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，在物資催繳臺(tái)賬中記錄歸還情況，并將物資妥善保管。2.對(duì)于催繳無果的物資，物資管理部門應(yīng)進(jìn)行深入調(diào)查分析，查找原因。如因催繳對(duì)象故意拖延、拒不歸還等原因?qū)е麓呃U失敗，應(yīng)采取進(jìn)一步的措施，如發(fā)送律師函、通過法律途徑解決等。3.在采取法律措施前，物資管理部門應(yīng)收集整理相關(guān)證據(jù)，如物資采購合同、領(lǐng)用記錄、催繳通知及回復(fù)、溝通記錄等，確保證據(jù)充分、確鑿。同時(shí)，將相關(guān)情況及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)批準(zhǔn)后依法維護(hù)公司權(quán)益。4.物資管理部門應(yīng)定期對(duì)催繳無果的物資進(jìn)行清理和核銷處理。對(duì)于已通過法律途徑解決但仍無法收回的物資，按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理，并將處理結(jié)果存檔備案。五、物資催繳相關(guān)記錄與檔案管理（一）物資催繳臺(tái)賬物資管理部門應(yīng)建立詳細(xì)的物資催繳臺(tái)賬，對(duì)每一筆催繳業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括催繳對(duì)象、物資名稱、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、催繳原因、催繳時(shí)間、催繳通知發(fā)送記錄、催繳跟進(jìn)情況、歸還時(shí)間及方式、催繳結(jié)果等信息。臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（二）催繳通知及相關(guān)文件物資管理部門應(yīng)妥善保存催繳通知及相關(guān)文件的原件或復(fù)印件，包括催繳通知、催繳對(duì)象的回復(fù)、溝通記錄、律師函等。這些文件是物資催繳工作的重要依據(jù)，應(yīng)按照時(shí)間順序和類別進(jìn)行分類歸檔，便于查閱和追溯。（三）審計(jì)與檢查記錄審計(jì)部門和其他相關(guān)檢查部門對(duì)物資催繳管理工作進(jìn)行審計(jì)和檢查時(shí)，應(yīng)形成相應(yīng)的記錄，包括審計(jì)報(bào)告、檢查記錄、整改通知等。物資管理部門應(yīng)將這些記錄與物資催繳臺(tái)賬、催繳通知及相關(guān)文件一同歸檔保存，作為公司物資催繳管理工作的重要檔案資料。六、物資催繳工作的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司內(nèi)部設(shè)立物資催繳工作監(jiān)督小組，由物資管理部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對(duì)物資催繳管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督，確保催繳工作按照規(guī)定流程和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查物資催繳通知的發(fā)送情況、催繳跟進(jìn)工作的落實(shí)情況、催繳結(jié)果的處理情況等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.公司鼓勵(lì)員工對(duì)物資催繳工作中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核辦法1.建立物資催繳工作考核制度，將物資催繳工作納入各部門及相關(guān)人員的績(jī)效考核體系。考核指標(biāo)包括物資催繳及時(shí)率、催繳成功率、物資歸還質(zhì)量等。2.物資催繳及時(shí)率=按時(shí)發(fā)出催繳通知的次數(shù)/應(yīng)發(fā)出催繳通知的次數(shù)×100%。3.催繳成功率=成功收回物資的數(shù)量/應(yīng)收回物資的數(shù)量×100%。4.物資歸還質(zhì)量根據(jù)物資驗(yàn)收情況進(jìn)行評(píng)定，如物資完好率、功能正常率等。5.對(duì)