電梯合同管理辦法一、總則（一）目的為加強公司電梯合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司與電梯供應(yīng)商、安裝單位、維保單位等簽訂的各類電梯合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求。2.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。3.風險防范原則：加強合同風險評估與防控，確保公司利益不受損害。4.統(tǒng)一管理原則：公司對電梯合同實行統(tǒng)一管理，明確各部門職責。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.需求部門提出電梯采購、安裝、維保等需求，填寫《電梯合同需求申請表》，詳細說明電梯規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求、服務(wù)內(nèi)容、預(yù)算等信息，并提交相關(guān)部門審核。2.法務(wù)部門對合同條款進行合法性審查，重點審查合同主體資格、合同內(nèi)容的合法性、違約責任等條款，確保合同符合法律法規(guī)要求。3.財務(wù)部門對合同預(yù)算及付款方式進行審核，確保合同費用合理、付款安排符合公司財務(wù)規(guī)定。4.采購部門根據(jù)審核通過的需求，進行供應(yīng)商篩選與招標（如有必要），選擇合適的供應(yīng)商，并與其進行商務(wù)談判，擬定合同草案。5.合同草案經(jīng)需求部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、采購部門等相關(guān)部門會簽后，提交公司主管領(lǐng)導審批。6.公司主管領(lǐng)導審批通過后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式合同。（二）合同主體資格審查1.審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書，確保其具備合法經(jīng)營資格。2.核實供應(yīng)商的電梯生產(chǎn)許可證、安裝許可證、維保資質(zhì)證書等專業(yè)資質(zhì)，確保其具備從事電梯相關(guān)業(yè)務(wù)的能力。3.了解供應(yīng)商的信譽狀況，通過查詢信用記錄、行業(yè)評價等方式，評估其是否存在不良信用記錄或違約行為。（三）合同條款審查1.合同標的條款：明確電梯的品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)等詳細信息，確保與需求一致。2.價格條款：明確合同總價、單價、付款方式、付款期限等，確保價格合理，付款安排符合公司利益。3.質(zhì)量條款：約定電梯的質(zhì)量標準、驗收標準及驗收方式，明確質(zhì)量保證期限及售后服務(wù)內(nèi)容。4.交貨及安裝條款：確定交貨時間、地點、安裝時間、安裝地點等，明確雙方在交貨及安裝過程中的權(quán)利義務(wù)。5.維保條款：規(guī)定維保期限、維保內(nèi)容、維保費用、維保響應(yīng)時間等，確保電梯得到及時有效的維護。6.違約責任條款：明確雙方在合同履行過程中如出現(xiàn)違約行為應(yīng)承擔的違約責任，包括違約金、賠償損失等方式。7.爭議解決條款：約定合同爭議的解決方式，如協(xié)商、仲裁或訴訟等。三、合同履行管理（一）合同執(zhí)行跟蹤1.采購部門負責跟蹤合同執(zhí)行情況，定期與供應(yīng)商溝通，了解電梯生產(chǎn)進度、交貨時間、安裝進度等信息，并及時向相關(guān)部門反饋。2.需求部門負責監(jiān)督電梯的安裝質(zhì)量及進度，確保安裝工作符合合同要求及相關(guān)標準。3.維保部門負責按照合同約定對電梯進行日常維護保養(yǎng)，確保電梯安全運行。（二）驗收管理1.電梯安裝完成后，由需求部門組織相關(guān)部門及專業(yè)人員進行驗收。驗收內(nèi)容包括電梯的外觀、運行性能、安全裝置等方面。2.驗收合格后，需求部門應(yīng)出具《電梯驗收報告》。如驗收不合格，應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改，直至驗收合格為止。3.驗收合格的電梯，方可正式投入使用，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（三）付款管理1.財務(wù)部門按照合同約定的付款方式及期限進行付款審核與支付。付款前，需審核相關(guān)部門提交的付款申請及發(fā)票等憑證。2.對于分期付款的合同，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合同約定及實際執(zhí)行情況，合理安排每期付款金額及時間。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤男醒舆t或出現(xiàn)質(zhì)量問題，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定及合同約定，暫停付款或扣除相應(yīng)款項。四、合同變更管理（一）變更情形1.因業(yè)務(wù)需求變化，需要調(diào)整電梯的規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)要求等合同標的。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，需要變更合同履行期限、地點等條款。3.因法律法規(guī)、政策變化等原因，需要對合同條款進行調(diào)整。（二）變更流程1.提出變更申請：由需求部門或其他相關(guān)部門填寫《電梯合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對合同履行的影響等，并提交相關(guān)部門審核。2.審核：法務(wù)部門對變更條款進行合法性審查，財務(wù)部門對變更后的費用及付款方式進行審核，采購部門對變更的可行性及對供應(yīng)商的影響進行評估。3.協(xié)商：采購部門與供應(yīng)商就合同變更事宜進行協(xié)商，達成一致意見后，擬定合同變更協(xié)議草案。4.審批：合同變更協(xié)議草案經(jīng)相關(guān)部門會簽后，提交公司主管領(lǐng)導審批。5.簽訂變更協(xié)議：公司主管領(lǐng)導審批通過后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式的合同變更協(xié)議。五、合同終止管理（一）終止情形1.合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實現(xiàn)。2.合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同。3.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導致合同無法繼續(xù)履行。4.一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）終止流程1.提出終止申請：由合同執(zhí)行部門或其他相關(guān)部門填寫《電梯合同終止申請表》，詳細說明合同終止的原因及對后續(xù)工作的安排等，并提交相關(guān)部門審核。2.審核：法務(wù)部門對合同終止的合法性進行審查，財務(wù)部門對合同終止后的費用結(jié)算及資產(chǎn)清理等進行審核，采購部門對合同終止后的供應(yīng)商處理等進行協(xié)調(diào)。3.協(xié)商：采購部門與供應(yīng)商就合同終止事宜進行協(xié)商，達成一致意見后，擬定合同終止協(xié)議草案。4.審批：合同終止協(xié)議草案經(jīng)相關(guān)部門會簽后，提交公司主管領(lǐng)導審批。5.簽訂終止協(xié)議：公司主管領(lǐng)導審批通過后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂正式的合同終止協(xié)議。6.后續(xù)處理：合同終止后，相關(guān)部門應(yīng)按照合同終止協(xié)議的約定，及時辦理費用結(jié)算、資產(chǎn)交接、資料歸檔等后續(xù)工作。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂過程中形成的各類文件，包括合同需求申請表、合同草案、會簽意見、審批文件、合同正本等，由采購部門負責收集整理。2.合同履行過程中產(chǎn)生的相關(guān)文件，如驗收報告、付款憑證、變更協(xié)議、終止協(xié)議等，由各相關(guān)部門負責收集整理，并定期移交采購部門。（二）檔案整理與歸檔1.采購部門對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間等順序進行編號，并編制檔案目錄。2.整理后的合同檔案應(yīng)及時歸檔，存放于公司指定的檔案管理部門，確保檔案的安全與完整。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.因特殊情況需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人及檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.查閱與借閱合同檔案時，應(yīng)嚴格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對電梯合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同執(zhí)行情況、風險防控措施落實情況等。2.法務(wù)部門負責對合同的合法性進行監(jiān)督檢查，財務(wù)部門負責對合同的付款情況進行監(jiān)督檢查，采購部門負責對合同的整體執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）考核評價1.建立電梯合同管理考核評價制度，對各相關(guān)部門及人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價。2.考核評價指標包括合同簽訂的規(guī)范性、合