海關檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強海關檔案管理，有效保護和利用檔案資源，提高海關工作效率和服務質(zhì)量，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結(jié)合海關工作實際，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于海關系統(tǒng)各級單位在履行職責過程中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則海關檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。各級海關應設立專門的檔案管理機構或配備專職檔案管理人員，負責本單位檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.依法依規(guī)管理原則嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，依法開展檔案管理工作，確保檔案管理活動合法合規(guī)。3.方便利用原則以服務海關工作為宗旨，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為海關各項業(yè)務工作提供及時、有效的檔案支持。（四）定義本辦法所稱海關檔案，是指海關在依法履行職責過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。二、檔案管理機構與人員（一）檔案管理機構1.海關總署檔案管理機構負責統(tǒng)籌管理全國海關檔案工作，制定檔案管理規(guī)章制度，指導、監(jiān)督和檢查各級海關檔案管理工作，接收和保管海關總署機關及直屬單位的重要檔案。2.直屬海關檔案管理機構負責管理本關區(qū)檔案工作，貫徹執(zhí)行海關總署檔案管理規(guī)章制度，指導、監(jiān)督和檢查下屬海關檔案管理工作，接收和保管本關區(qū)重要檔案，并按規(guī)定向海關總署檔案管理機構移交檔案。3.隸屬海關檔案管理機構負責本單位檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案的完整與安全，并按規(guī)定向上級海關檔案管理機構移交檔案。（二）檔案管理人員1.任職條件檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉海關業(yè)務，具備較強的責任心和保密意識。一般應具有大學?？埔陨蠈W歷，經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓，并取得相應的崗位資格證書。2.崗位職責負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案的質(zhì)量符合要求。做好檔案的保管工作，維護檔案的安全與完整，定期對檔案進行檢查和清點，防止檔案損壞、丟失和泄密。建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用，及時為海關業(yè)務部門和其他相關單位提供檔案服務。負責檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。參與檔案信息化建設，負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和管理，推動檔案管理工作的現(xiàn)代化。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.業(yè)務類檔案包括海關監(jiān)管、征稅、緝私、統(tǒng)計等業(yè)務工作中形成的各類文件、單證、記錄等，如報關單、查驗記錄、稅款繳納憑證、案件卷宗等。2.行政類檔案涵蓋海關行政管理工作中產(chǎn)生的文件、資料，如公文、會議記錄、人事檔案、財務檔案等。3.科技類檔案涉及海關信息化建設、科研項目等方面形成的技術文件、圖紙、數(shù)據(jù)等，如系統(tǒng)開發(fā)文檔、設備采購合同、科研成果報告等。4.聲像類檔案包括海關工作中形成的照片、錄音、錄像等資料，如重大事件記錄、領導視察影像、業(yè)務現(xiàn)場照片等。（二）收集要求1.及時收集各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案形成后及時移交檔案管理機構。對于重要緊急的檔案，應優(yōu)先收集并妥善處理。2.完整齊全收集的檔案應涵蓋文件的正本、副本、定稿、附件等，保證檔案內(nèi)容的完整性。同時，要注意收集與檔案相關的背景資料、補充材料等，確保檔案信息的全面性。3.真實準確收集的檔案應真實反映海關工作實際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。檔案管理人員應對收集的檔案進行初步審核，確保檔案的真實性和準確性。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等特征，對檔案進行分類整理，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案應便于存放、查找和借閱，提高檔案管理和利用效率。（四）整理方法1.分類海關檔案一般分為綜合管理類、監(jiān)管通關類、稅收征管類、緝私偵查類、海關統(tǒng)計類等類別，每個類別下再根據(jù)具體情況細分若干二級類目。例如，綜合管理類可分為公文管理、人事管理、財務管理等；監(jiān)管通關類可分為貨物監(jiān)管、物品監(jiān)管、運輸工具監(jiān)管等。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進行編號。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式。例如，采用年度類別順序號的編碼方式，如“2023JG001”表示2023年綜合管理類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。目錄應清晰準確，便于查閱和檢索。同時，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案目錄的信息化管理。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。對于不宜裝訂的檔案，如幅面過大的圖紙、照片等，可采用折疊、裝盒等方式進行保管。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案裝具配備符合檔案保管要求的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等。檔案裝具應堅固耐用，便于存放和管理檔案。同時，要根據(jù)檔案的類別、保管期限等進行合理分類存放，便于查找和利用。（二）保管期限1.永久保管對海關工作中具有重要歷史價值、法律意義或長期查考利用價值的檔案，實行永久保管。例如，涉及國家重大政策、重要案件、海關法規(guī)制定等方面的檔案。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，如一般性業(yè)務文件、階段性統(tǒng)計資料等，可根據(jù)實際情況確定保管期限。（三）檔案保管要求1.建立檔案保管制度明確檔案保管人員的職責，規(guī)范檔案的出入庫登記、盤點、檢查等操作流程，確保檔案保管工作的規(guī)范化和制度化。2.定期檢查檔案檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。同時，對檔案的保管環(huán)境進行檢查，確保庫房設施設備正常運行。3.做好檔案的安全防護加強檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設備、防盜報警裝置等，確保檔案的安全。對檔案管理人員進行安全教育，提高安全意識，防止檔案丟失、被盜和泄密事件的發(fā)生。4.電子檔案的保管對電子檔案應進行備份存儲，采用異地備份或多種存儲介質(zhì)相結(jié)合的方式，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。同時，定期對電子檔案進行檢測和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和海關檔案管理規(guī)定，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務海關工作原則以服務海關業(yè)務為出發(fā)點，積極為海關工作人員提供檔案信息支持，促進海關工作的順利開展。3.保密原則在檔案利用過程中，要嚴格遵守保密制度，保護檔案信息的安全，防止檔案內(nèi)容泄露。（二）利用范圍1.海關內(nèi)部利用海關工作人員因工作需要，可查閱、借閱本單位保管的檔案。查閱、借閱檔案應填寫申請表，經(jīng)本部門負責人批準后，到檔案管理機構辦理相關手續(xù)。2.外部利用因工作需要，外單位或個人可按照規(guī)定程序查閱、借閱海關檔案。外單位查閱、借閱檔案應提前向海關提出申請，經(jīng)海關相關部門審核同意后，由檔案管理機構按照規(guī)定提供服務。查閱、借閱檔案時，應指定專人陪同，并在規(guī)定的場所進行。（三）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)利用者的申請，提供相應的檔案供其查閱。查閱時，利用者應在檔案查閱登記薄上記錄查閱時間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。2.借閱對于確因工作需要借閱檔案的，檔案管理機構應嚴格按照借閱期限和歸還要求辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造檔案內(nèi)容，按時歸還檔案。3.復制根據(jù)利用者的需求，檔案管理機構可提供檔案的復制件。復制檔案應經(jīng)過檔案管理機構負責人批準，并注明復制日期、復制人等信息。復制件應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理機構印章。（四）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱、利用目的、歸還時間等信息。檔案利用登記薄應妥善保管，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、保管期限等因素，準確判斷檔案的價值。2.客觀公正原則鑒定工作應客觀公正，不受主觀因素影響，確保鑒定結(jié)果真實可靠。3.集體鑒定原則成立檔案鑒定小組，由檔案管理機構負責人、業(yè)務部門代表、檔案管理人員等組成，對檔案進行集體鑒定，確保鑒定意見的科學性和權威性。（二）鑒定標準1.失去保存價值的檔案檔案內(nèi)容已過時效，對海關工作不再具有查考利用價值；或檔案內(nèi)容重復、無保存必要的。2.保管期限已滿的檔案定期保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定確無繼續(xù)保存價值的。3.其他需要銷毀的檔案因自然災害、意外事故等原因?qū)е聶n案損壞無法修復，或檔案保管條件惡劣，無法保證檔案安全的。（三）鑒定程序1.初步篩選檔案管理機構定期對庫存檔案進行清查，根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，初步篩選出可能需要鑒定銷毀的檔案。2.詳細審查對初步篩選出的檔案進行詳細審查，查閱檔案內(nèi)容，了解檔案形成背景和利用情況，判斷檔案是否符合銷毀標準。3.集體鑒定組織檔案鑒定小組對審查后的檔案進行集體鑒定，形成鑒定意見。鑒定意見應明確檔案是否需要銷毀，并說明理由。4.審批備案鑒定意見經(jīng)檔案管理機構負責人審核后，報本單位主管領導審批。審批通過后，將鑒定銷毀檔案的情況報上級海關檔案管理機構備案。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對批準銷毀的檔案，編制銷毀清冊。銷毀清冊應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，并由檔案管理機構負責人和監(jiān)銷人員簽字確認。2.實施銷毀按照規(guī)定的方式和程序?qū)n案進行銷毀。紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式銷毀；電子檔案應進行徹底刪除或格式化處理，確保數(shù)據(jù)無法恢復。銷毀過程應指定專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應對銷毀情況進行詳細記錄。3.銷毀記錄銷毀工作完成后，將銷毀清冊、銷毀記錄等相關資料整理歸檔，永久保存。七、檔案信息化建設（一）建設目標1.提高檔案管理效率通過信息化手段，實現(xiàn)檔案管理流程的自動化、規(guī)范化，提高檔案收集、整理、保管、利用等工作的效率。2.優(yōu)化檔案服務質(zhì)量利用信息技術，為海關工作人員和社會公眾提供更加便捷、高效的檔案信息服務，滿足不同用戶的需求。3.加強檔案資源整合整合海關系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息的共享和互聯(lián)互通，為海關工作提供有力的信息支持。（二）建設內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設建立涵蓋檔案全生命周期管理的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化錄入、存儲、檢索、利用等功能。系統(tǒng)應具備用戶管理、權限控制、流程審批、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等模塊，方便檔案管理機構對檔案進行全面管理。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設構建海關檔案數(shù)據(jù)庫，包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。檔案目錄數(shù)據(jù)庫應存儲檔案的基本信息，如編號、題名、日期、保管期限等；全文數(shù)據(jù)庫應存儲檔案的電子全文，如掃描件、電子文檔等。數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)備份、恢復、安全防護等功能，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.檔案數(shù)字化加工對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描圖像進行處理、存儲，形成電子檔案。數(shù)字化加工應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。同時，對電子檔案進行分類、著錄，建立與紙質(zhì)檔案的對應關系，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的一體化管理。（三）安全保障1.網(wǎng)絡安全加強檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全防護，采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等手段，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期對網(wǎng)絡系統(tǒng)進行安全檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.數(shù)據(jù)安全建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復機制，定期對檔案數(shù)據(jù)進行備