本鋼檔案管理辦法一、總則（一）目的為加強本鋼檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高公司管理水平，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本鋼實際情況，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本鋼各部門、各單位及所屬子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：本鋼檔案工作實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。2.分類管理原則：按照檔案的形成領域、內容性質等進行科學分類，便于管理和查找利用。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.服務利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項工作提供及時、有效的檔案信息服務。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門本鋼設立專門的檔案管理部門，負責全公司檔案管理工作的組織、協(xié)調、指導和監(jiān)督。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本鋼檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、整理、保管本鋼各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.對檔案進行分類、編目、數(shù)字化處理等，建立科學的檔案檢索體系，方便檔案的查詢利用。4.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司領導決策、生產經營、技術創(chuàng)新等提供檔案支持。5.指導和監(jiān)督各部門、各單位的檔案管理工作，組織檔案業(yè)務培訓和考核。（二）各部門、各單位檔案管理職責1.各部門、各單位應指定專人負責本部門、本單位的檔案管理工作，建立健全檔案管理制度。2.負責收集、整理、保管本部門、本單位形成的各類檔案，并按規(guī)定定期向公司檔案管理部門移交。3.積極配合公司檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本鋼在生產經營、行政管理、技術研發(fā)、基本建設等活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質文件、電子文件、聲像檔案、實物檔案等。2.本鋼與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等文件材料。3.本鋼職工在工作中形成的個人業(yè)務檔案，如技術成果、獲獎證書、培訓記錄等。（二）收集要求1.各部門、各單位應明確檔案收集責任人，及時收集本部門、本單位形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要文件材料，應實行預立卷制度，在文件形成過程中同步進行整理，確保立卷質量。3.電子文件應按照相關標準進行收集，確保其格式規(guī)范、內容完整、元數(shù)據(jù)齊全。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案進行分類，采用年度機構（問題）保管期限的分類方法。3.對紙質文件進行裝訂、編頁、編目等整理工作，確保文件的整齊規(guī)范；對電子文件進行格式轉換、元數(shù)據(jù)錄入等處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.聲像檔案應按照內容、時間等進行分類整理，標注相關信息；實物檔案應進行登記造冊，妥善保管。四、檔案的分類與編號（一）分類方案1.黨群工作類：包括黨組織建設、宣傳工作、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面的檔案。2.行政管理類：包括公司行政事務、人力資源管理、財務管理、審計工作、法務工作等方面的檔案。3.經營管理類：包括市場營銷、物資采購、生產管理、質量管理、設備管理等方面的檔案。4.生產技術類：包括產品研發(fā)、工藝技術、技術改造、能源管理等方面的檔案。5.基本建設類：包括工程項目規(guī)劃、設計、施工、竣工驗收等方面的檔案。6.科研項目類：包括科研項目立項、研究過程、成果鑒定等方面的檔案。7.會計檔案類：按照國家有關會計檔案管理規(guī)定進行分類。8.職工檔案類：包括職工個人基本信息、工作經歷、工資待遇、獎懲情況等方面的檔案。（二）編號規(guī)則1.檔案編號采用“全宗號分類號年度保管期限件號”的結構。2.全宗號為本鋼檔案管理部門統(tǒng)一編制的代碼，代表本鋼全宗。3.分類號按照上述分類方案進行編制，用大寫字母表示各類別。4.年度用四位阿拉伯數(shù)字表示，如“2023”。5.保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年），分別用“Y”“C”“D”表示。6.件號為每件檔案的順序號，按年度、類別依次編制。五、檔案的保管與保護（一）保管場所1.公司檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等。（二）檔案裝具1.采用符合國家標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放安全、整齊、有序。2.對不同載體的檔案應采用相應的裝具進行保管，如紙質檔案應存放在檔案盒中，電子檔案應存儲在專用的存儲設備上。（三）檔案保護措施1.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，延長檔案的使用壽命。3.按照國家有關規(guī)定，對到期檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質量和價值。4.加強對電子檔案的管理，定期進行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的利用與服務（一）利用范圍本鋼員工因工作需要，可查閱、借閱本部門、本單位及相關業(yè)務范圍內的檔案；外單位因工作需要查閱本鋼檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本鋼員工查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本鋼檔案，應出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等，經本鋼檔案管理部門負責人批準后，方可查閱。如需借閱，還應簽訂保密協(xié)議。（三）利用方式1.檔案管理部門應提供檔案查閱場所，配備必要的查閱設備，方便利用者查閱檔案。2.對于利用頻率較高的檔案，檔案管理部門可提供復印件或電子副本，滿足利用者的需求。3.檔案管理人員應積極協(xié)助利用者查閱檔案，提供必要的咨詢和指導服務。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案專家組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。2.對已失去保存價值的檔案，應及時進行銷毀；對仍有一定保存價值的檔案，應重新確定保管期限。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審核，提出銷毀意見，報公司主管領導批準。2.經批準后，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全、徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字，并將其與相關審批文件一并歸檔保存。八、檔案信息化建設（一）建設目標建立本鋼檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：對紙質檔案進行掃描，確保掃描圖像清晰、完整，符合相關標準。2.圖像處理：對掃描圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質量。3.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、日期、保管期限等元數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)。4.掛接存儲：將數(shù)字化檔案與元數(shù)據(jù)進行掛接，存儲在檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準確、及時。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關鍵詞、分類號、年度等進行檢索，方便快速查找檔案。3.借閱管理：對檔案借閱申請、審批、歸還等流程進行管理，實現(xiàn)借閱信息的全程跟蹤。4.統(tǒng)計分析：對檔案的數(shù)量、類別、利用情況等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理：設置用戶權限，確保檔案信息的安全保密，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對各部門、各單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。2.公司內部審計部門將檔案管理工作納入審計范圍，對檔案管理的合規(guī)性、有效性進行審計監(jiān)督。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價機制，對各部門、各單位的檔案管理工作進行量化考核。2.考核內容包括檔