檔案保密管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案保密管理，確保公司檔案信息的安全與機密性，防止檔案信息泄露，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案保密管理工作合法合規(guī)。2.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理，明確不同級別檔案的保密要求和管理措施。3.預防為主原則：強化檔案保密意識教育，建立健全保密制度和防范機制，從源頭上防止檔案信息泄露。4.誰主管誰負責原則：各部門負責人為本部門檔案保密管理工作的第一責任人，負責組織實施本部門的檔案保密管理工作。二、檔案保密管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案保密管理制度，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等工作，確保檔案管理工作符合保密要求。3.負責公司檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全檔案管理臺賬，對檔案的流向進行全程跟蹤。4.定期對公司檔案保密管理工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。5.負責組織開展檔案保密宣傳教育和培訓工作，提高員工的保密意識和技能。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、保管、利用等工作，并指定專人負責檔案保密管理。2.嚴格按照公司檔案保密管理制度的要求，對本部門檔案進行分類、編號、裝訂等整理工作，確保檔案的完整性和準確性。3.妥善保管本部門檔案，采取必要的安全防護措施，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.在檔案利用過程中，嚴格履行審批手續(xù)，確保檔案信息的合理使用，不得擅自擴大利用范圍或泄露檔案內(nèi)容。5.配合檔案管理部門做好檔案的銷毀工作，按照規(guī)定程序進行檔案銷毀，并做好相關(guān)記錄。（三）員工職責1.嚴格遵守公司檔案保密管理制度，自覺履行保密義務(wù)。2.不得私自留存、復制、傳播公司檔案信息，不得將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。3.在檔案管理工作中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在安全隱患或可能泄露的情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門。4.積極參加公司組織的檔案保密宣傳教育和培訓活動，提高自身的保密意識和業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與分級（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：涵蓋員工個人基本信息、勞動合同、薪酬福利、培訓記錄、績效考核等。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動的合同、協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研資料等。5.技術(shù)檔案：如研發(fā)項目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利申請材料等。6.其他檔案：包括公司榮譽證書、資質(zhì)證明、對外宣傳資料等不屬于上述分類的檔案。（二）檔案分級根據(jù)檔案的重要性和敏感性，將檔案分為絕密、機密、秘密三個級別。1.絕密級檔案：是公司最重要、最核心的機密信息，一旦泄露將對公司造成極其嚴重的損失，如公司核心技術(shù)資料、重大商業(yè)決策文件、涉及國家安全的相關(guān)檔案等。2.機密級檔案：包含公司重要業(yè)務(wù)信息、關(guān)鍵技術(shù)數(shù)據(jù)、客戶核心資料等，泄露后可能對公司業(yè)務(wù)發(fā)展、市場競爭等產(chǎn)生重大影響。3.秘密級檔案：涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、內(nèi)部管理資料等，泄露后可能對公司正常運營造成一定影響。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件、資料、圖表等，確保檔案的完整性。2.對于重要會議、重大項目等活動形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)指定專人負責收集，并在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)移交檔案管理部門。3.檔案收集過程中，應(yīng)認真核對檔案材料的真實性、準確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時與相關(guān)人員溝通核實。（二）檔案整理1.檔案管理部門對收集到的檔案進行集中整理，按照檔案分類標準進行分類、編號、編目等工作。2.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查找。3.編目內(nèi)容應(yīng)包括檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案目錄清晰、準確。4.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，保證檔案的可讀性。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的安全防護設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜范圍內(nèi)，一般溫度為[X]℃[X]℃，濕度為[X]%[X]%。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，分別存放不同級別的檔案，并有明顯的標識。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用專柜存放，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進行備份存儲，采用多種存儲介質(zhì)，如光盤、硬盤等，并分別存放在不同的地點。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.對于重要的檔案資料，可采用加密存儲的方式，設(shè)置訪問密碼，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案主要是反映公司歷史沿革、重要決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案；長期保管的檔案一般為[X]年以上，涉及公司重要業(yè)務(wù)活動、財務(wù)資料等；短期保管的檔案為[X]年以下，如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性資料等。2.檔案保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司實際情況確定，并在檔案整理過程中明確標注。3.定期對檔案保管期限進行審查，對于已到保管期限的檔案，按照規(guī)定程序進行鑒定和銷毀。六、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.嚴格履行檔案利用審批手續(xù)，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱、復制檔案。（二）利用審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，經(jīng)所在部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審批，對于涉及絕密級檔案的查閱申請，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準；涉及機密級檔案的查閱申請，經(jīng)檔案管理部門負責人批準；涉及秘密級檔案的查閱申請，由檔案管理部門指定專人審批。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請函，說明查閱目的、范圍、用途等，并提供相關(guān)證明材料。經(jīng)公司相關(guān)部門負責人審核同意后，報公司分管領(lǐng)導批準，由檔案管理部門安排專人陪同查閱。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。2.如需借閱檔案，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損等。3.因工作需要復制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門批準，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進行復制。復制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復制日期和用途。七、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已到保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案。2.因保管不善導致破損、變質(zhì)、無法修復且無參考價值的檔案。3.經(jīng)鑒定確認屬于重復、多余或不完整的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對擬銷毀的檔案進行清理和鑒定，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司分管領(lǐng)導批準。3.批準后的《檔案銷毀申請表》交檔案管理部門組織實施銷毀工作。銷毀工作應(yīng)指定專人負責，采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式、監(jiān)督人員等。銷毀記錄應(yīng)保存[X]年以上。八、檔案保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立檔案保密監(jiān)督機制，定期對各部門的檔案保密管理工作進行檢查和評估。2.檔案管理部門負責對公司檔案保密制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時督促相關(guān)部門整改。3.公司內(nèi)部審計部門定期對檔案保密管理工作進行審計，檢查檔案管理工作是否符合法律法規(guī)和公司制度要求，對發(fā)現(xiàn)的違規(guī)問題提出整改意見。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范。2.檔案保管場所的安全防護措施是否到位，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備是否正常運行。3.檔案利用審批手續(xù)是否齊全，查閱、借閱、復制檔案的行為是否符合規(guī)定。4.員工的檔案保密意識和業(yè)務(wù)水平，是否存在違反檔案保密制度的行為。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案保密管理問題，檔案管理部門應(yīng)及時下達《整改通知書》，要求責任部門限期整改。2.責任部門應(yīng)針對問題制定具體的整改措施，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書面報告檔案管理部門。3.對違反檔案保密制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責任。九、檔案保密培訓與教育（一）培訓計劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案保密培訓計劃，明確培訓內(nèi)容、培訓對象、培訓時間和培訓方式等。2.培訓計劃應(yīng)根據(jù)公司檔案保密管理工作的實際情況和員工的需求進行制定，確保培訓具有針對性和實效性。（二）培訓內(nèi)容1.國家有關(guān)檔案保密的法律法規(guī)和政策文件。2.公司檔案保密管理制度和操作規(guī)程。3.檔案保密意識教育，包括保密的重要性、保密責任、保密措施等。4.檔案管理業(yè)務(wù)知識培訓，如檔案的收集、整理、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的操作技能。（三）培訓方式1.定期組織集中培訓，邀請專家或內(nèi)部資深人員進行授課，系統(tǒng)講解檔案保密知識和技能。2.開展專題培訓，針對檔案管理工作中的重點、難點問題進行專項培訓，提高員工的業(yè)務(wù)水平。3.利用內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、宣傳欄等渠道發(fā)布檔案保密知識和案例，進行日常宣