檔案八防管理辦法一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全與有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合公司實際情況，特制定本檔案八防管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理與保護。（三）基本原則檔案管理遵循“以防為主、防治結合”的原則，采取有效措施，防止檔案在保管過程中出現(xiàn)損壞、丟失、泄密等情況，確保檔案的真實性、完整性和安全性。二、檔案八防的具體內(nèi)容（一）防火1.檔案庫房應配備符合國家標準的消防設施，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，并定期進行檢查、維護和保養(yǎng)，確保其性能良好。2.檔案庫房內(nèi)嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用明火和電爐等電器設備。如需進行電氣設備安裝或維修，必須由專業(yè)人員操作，并采取相應的防火措施。3.制定火災應急預案，定期組織員工進行消防知識培訓和滅火演練，提高員工的火災應急處置能力。（二）防潮1.檔案庫房應保持適宜的溫濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。可安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時掌握庫房溫濕度情況。2.檔案庫房地面應采用防潮、防水材料鋪設，墻面和天花板應進行防潮處理。檔案架應與墻壁保持一定距離，以利于通風防潮。3.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)受潮檔案應及時采取干燥處理措施，如晾曬、烘干等。對于重要檔案，應采用密封包裝等方式進行防潮保護。（三）防蟲1.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃，清除灰塵、雜物等，防止害蟲滋生。2.在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，但要注意避免藥品與檔案直接接觸，防止對檔案造成損害。3.對檔案進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害應及時采取措施進行處理，如熏蒸、噴灑殺蟲劑等。同時，要對受蟲害影響的檔案進行修復和整理。（四）防盜1.檔案庫房應安裝防盜門窗、防盜報警裝置等安全設施，并確保其正常運行。2.嚴格控制檔案庫房的出入人員，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員離開庫房時，應關好門窗，切斷電源。3.加強對檔案庫房周邊環(huán)境的巡查，發(fā)現(xiàn)異常情況及時報告并采取措施。（五）防光1.檔案庫房應采用防光材料進行裝修，窗戶應安裝窗簾或百葉窗，避免陽光直射檔案。2.檔案查閱應在專門的查閱室進行，查閱室內(nèi)應配備適宜的照明設備，避免強光對檔案造成損害。3.對檔案進行整理、修復等操作時，應避免在強光下進行，可使用柔和的燈光照明。（六）防塵1.檔案庫房應安裝空氣過濾設備，減少灰塵進入庫房。2.檔案架應定期進行擦拭，保持清潔。檔案整理和查閱過程中，應盡量減少灰塵飛揚。3.對檔案進行包裝時，應使用防塵材料，如檔案盒、塑料袋等，防止灰塵污染檔案。（七）防鼠1.檔案庫房應采取防鼠措施，如封堵鼠洞、安裝擋鼠板等。2.在庫房內(nèi)放置鼠夾、鼠藥等滅鼠工具，但要注意安全，避免對人員和檔案造成傷害。3.定期檢查庫房，發(fā)現(xiàn)鼠害跡象應及時采取措施進行處理，并對受鼠害影響的檔案進行清理和修復。（八）防磁1.對于磁性載體檔案，如磁帶、磁盤等，應采取防磁措施，如使用防磁柜進行存放。2.避免磁性載體檔案與強磁場源接觸，如磁鐵、微波爐等。3.定期對磁性載體檔案進行檢查，確保其磁性信息的完整性和可讀性。三、檔案管理流程（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，按照檔案歸檔范圍和要求，及時將本部門形成的各類檔案整理齊全，移交至公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對接收的檔案進行初步審核，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充或修正。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理，編制檔案目錄。2.對檔案進行編號、裝訂、編頁等處理，確保檔案的整齊有序。3.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)檔案的相關信息錄入數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的信息化管理。（三）檔案存儲1.根據(jù)檔案的類別和保管期限，將整理好的檔案存放在相應的檔案庫房內(nèi)。2.檔案應按照編號順序排列上架，便于查找和管理。同時，要建立檔案存放位置索引，方便快速定位檔案。（四）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應的檔案，并做好查閱登記工作。查閱人員應在規(guī)定的查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室。3.如需復印、摘錄檔案，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定的程序進行操作。復印件應加蓋檔案管理部門公章，注明出處。（五）檔案鑒定與銷毀1.檔案管理部門定期對超過保管期限的檔案進行鑒定，組織相關人員組成鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，報公司領導審批。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由兩人以上監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括檔案名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀人員等信息，保存期限不少于[X]年。四、人員職責（一）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作流程和規(guī)范。2.負責公司各類檔案的收集、整理、存儲、利用和鑒定銷毀等工作，確保檔案的完整、安全與有效利用。3.指導和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高公司員工的檔案意識。4.負責檔案庫房的日常管理，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案八防措施的有效落實。（二）各部門檔案管理人員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步審核工作，按照檔案管理部門的要求，及時將檔案移交至公司檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，為查閱檔案的人員提供必要的幫助和支持。3.配合檔案管理部門做好檔案鑒定與銷毀工作，提供相關檔案的保存價值評估意見。4.負責本部門檔案的日常保管和安全保密工作，確保檔案的安全。（三）檔案查閱人員職責1.遵守檔案查閱規(guī)定，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)審批后到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.在規(guī)定的查閱室內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱室，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需復印、摘錄檔案，應按照規(guī)定的程序進行操作，并妥善保管復印件和摘錄件。4.查閱完畢后，及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。五、監(jiān)督與檢查（一）定期檢查檔案管理部門應定期對檔案庫房進行檢查，包括溫濕度、消防設施、防盜設施、防蟲防鼠措施等的檢查，確保檔案八防措施的有效落實。同時，對檔案的整理、存儲、利用等情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行整改。（二）不定期抽查公司領導或相關部門可對檔案管理工作進行不定期抽查，檢查檔案管理部門的工作情況和檔案八防措施的執(zhí)行情況。對發(fā)現(xiàn)的問題，責令檔案管理部門限期整改，并對整改情況進行跟蹤檢查。（三）考核與獎懲將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對檔案管理工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵；對違反檔案管理規(guī)定，導致檔案損壞、丟失、泄密等情況的，依法依規(guī)追究相關人員的責任。六、培訓與宣傳（一）培訓檔案管理部門應定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，學習國家有關檔案管理的法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司的檔案管理制度，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質(zhì)。同時，根據(jù)工作需要，對公