文書部門管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書部門的管理，規(guī)范文書處理流程，提高工作效率和質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本管理辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在文書處理工作中的行為規(guī)范和管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：文書處理應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保文書內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：文書的傳遞、辦理應(yīng)及時(shí)、迅速，避免積壓延誤，以最快的速度滿足工作需要。3.安全保密原則：文書部門應(yīng)高度重視文書的安全保密工作，采取有效措施防止文書的丟失、泄露和損壞。4.精簡(jiǎn)實(shí)用原則：文書的撰寫和處理應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，注重實(shí)用性，避免冗長(zhǎng)繁瑣，確保信息傳遞準(zhǔn)確有效。二、文書分類與編號(hào)（一）文書分類1.行政公文：包括公司發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、技術(shù)資料等。3.內(nèi)部資料：公司內(nèi)部的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、簡(jiǎn)報(bào)等。4.外來文件：上級(jí)單位、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的各類文件、信函等。（二）編號(hào)規(guī)則1.行政公文編號(hào)：采用“年份+序號(hào)”的格式，如“[20XX]XX號(hào)”，其中年份為公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，序號(hào)為該年份內(nèi)公文的流水號(hào)。2.業(yè)務(wù)文件編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類編號(hào)，如合同編號(hào)為“HT[年份][序號(hào)]”，項(xiàng)目文檔編號(hào)為“XM[年份][序號(hào)]”等，具體編號(hào)規(guī)則由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實(shí)際情況制定，并報(bào)文書部門備案。3.內(nèi)部資料編號(hào)：按照資料類別進(jìn)行編號(hào)，如規(guī)章制度編號(hào)為“ZD[年份][序號(hào)]”，會(huì)議紀(jì)要編號(hào)為“JY[年份][序號(hào)]”等，編號(hào)規(guī)則由文書部門統(tǒng)一制定。4.外來文件編號(hào)：在收到外來文件時(shí)，由文書部門按照文件來源和類別進(jìn)行編號(hào)登記，編號(hào)格式為“WL[年份][序號(hào)]”，以便于查詢和管理。三、文書起草與審核（一）起草要求1.內(nèi)容要求：文書起草應(yīng)主題明確、觀點(diǎn)清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)、內(nèi)容完整。涉及重要事項(xiàng)和決策的文書，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)查研究和論證分析，確保文書內(nèi)容的科學(xué)性和可行性。2.格式要求：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的文書格式進(jìn)行起草，包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、落款、日期等要素齊全，排版規(guī)范整齊。3.語(yǔ)言要求：語(yǔ)言表達(dá)應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、通順，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和句子結(jié)構(gòu)。對(duì)于專業(yè)性較強(qiáng)的文書，應(yīng)使用規(guī)范的專業(yè)術(shù)語(yǔ)。（二）審核流程1.部門初審：文書起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文書內(nèi)容是否符合本部門工作實(shí)際和相關(guān)政策法規(guī)要求，格式是否規(guī)范，語(yǔ)言是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，在文書上簽署意見并提交至文書部門。2.文書部門審核：文書部門收到起草部門提交的文書后，進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括文書的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性以及格式的規(guī)范性等。對(duì)于涉及多個(gè)部門或重要事項(xiàng)的文書，文書部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審。審核通過后，文書部門負(fù)責(zé)人簽署意見。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)文書部門審核通過的文書，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查文書內(nèi)容，根據(jù)公司整體工作安排和實(shí)際情況做出審批意見。審批通過后，在文書上簽署意見。4.主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：對(duì)于涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)或需要公司發(fā)布的正式文件，需經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和實(shí)際情況，對(duì)文書進(jìn)行最終審定并簽發(fā)。四、文書收發(fā)與登記（一）收文管理1.簽收：文書部門收到外來文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收。簽收時(shí)要認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、名稱、文號(hào)、密級(jí)等信息，確保文件完整無誤。對(duì)于急件、密件等特殊文件，應(yīng)優(yōu)先處理。2.登記：簽收后的文件應(yīng)立即進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號(hào)、來文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、份數(shù)、日期、收文時(shí)間等。登記應(yīng)準(zhǔn)確、詳細(xì)，以便于查詢和管理。3.分發(fā)：根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，文書部門將收文及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件名稱、傳閱范圍、傳閱時(shí)間等信息，并要求收件人簽字確認(rèn)。對(duì)于重要文件，應(yīng)進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時(shí)得到處理。（二）發(fā)文管理1.擬稿：各部門根據(jù)工作需要起草發(fā)文文稿，按照前文所述的起草要求進(jìn)行撰寫，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人初審后提交至文書部門。2.審核：文書部門對(duì)發(fā)文文稿進(jìn)行審核，審核通過后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.編號(hào)：經(jīng)審批通過的發(fā)文文稿，由文書部門按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)。4.印制：文書部門根據(jù)編號(hào)后的文稿進(jìn)行印制，印制過程中要確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰、印刷質(zhì)量良好。對(duì)于重要文件或有特殊要求的文件，應(yīng)進(jìn)行校對(duì)審核，確保無誤后再行印制。5.蓋章：文件印制完成后，按照公司印章管理規(guī)定進(jìn)行蓋章。蓋章應(yīng)清晰、端正，位置準(zhǔn)確無誤。6.分發(fā)：文書部門將蓋好章的文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員，并要求收件人簽字確認(rèn)。對(duì)于需要存檔的文件，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理歸檔。五、文書傳閱與辦理（一）傳閱管理1.文書部門應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)批示，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)明確、合理，避免文件在不必要的人員中傳閱。2.傳閱文件時(shí)，應(yīng)填寫文件傳閱單，注明文件名稱、傳閱人姓名、傳閱時(shí)間等信息。傳閱人應(yīng)在傳閱單上簽字確認(rèn)，表明已閱讀文件。3.文書部門應(yīng)及時(shí)跟蹤文件的傳閱情況，對(duì)于傳閱時(shí)間較長(zhǎng)的文件，應(yīng)進(jìn)行催辦，確保文件不積壓、不延誤。4.傳閱完畢的文件，應(yīng)由文書部門及時(shí)收回，進(jìn)行整理歸檔。（二）辦理管理1.承辦部門或人員收到需要辦理的文件后，應(yīng)按照文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示及時(shí)進(jìn)行辦理。辦理過程中要認(rèn)真負(fù)責(zé)，確保辦理結(jié)果符合要求。2.對(duì)于需要回復(fù)的文件，承辦部門或人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)撰寫回復(fù)文稿，并按照發(fā)文流程進(jìn)行審核、編號(hào)、印制、蓋章后回復(fù)給來文單位。3.文書部門應(yīng)定期對(duì)文件的辦理情況進(jìn)行檢查和督促，對(duì)于辦理不及時(shí)或辦理結(jié)果不符合要求的，應(yīng)及時(shí)向承辦部門或人員提出整改意見。六、文書歸檔與保管（一）歸檔范圍1.公司內(nèi)部形成的各類行政公文、業(yè)務(wù)文件、內(nèi)部資料等。2.上級(jí)單位、政府部門、合作伙伴等發(fā)來的與公司相關(guān)的重要文件。3.公司在各類會(huì)議、活動(dòng)中形成的重要記錄、資料等。4.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.歸檔文件應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行整理，同一類別的文件應(yīng)集中存放，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，目錄內(nèi)容包括文件編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便于檢索和管理。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要?dú)v史事件、核心技術(shù)資料等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件。2.定期保管：根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，分別確定保管期限為3年、5年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的文件，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（四）保管措施1.設(shè)立專門的文書檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和整理，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱，查閱和借閱檔案應(yīng)履行審批手續(xù)，填寫檔案查閱（借閱）登記表，注明查閱（借閱）人姓名、單位、查閱（借閱）時(shí)間、查閱（借閱）內(nèi)容等信息。查閱和借閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案資料。七、文書保密與銷毀（一）保密管理1.文書部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書的保密管理，明確保密責(zé)任，確保文書在處理過程中的安全保密。2.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感內(nèi)容的文書，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，防止信息泄露。3.在文書起草、審核、印制、傳遞、使用、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得私自將文書內(nèi)容透露給無關(guān)人員。4.對(duì)于因工作需要知悉公司機(jī)密文書的人員，應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。（二）銷毀管理1.對(duì)于保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的文書，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)由檔案管理人員會(huì)同相關(guān)部門對(duì)擬銷毀的文書進(jìn)行鑒定，編制銷毀清單。2.銷毀清單應(yīng)包括文件編號(hào)、名稱、日期、數(shù)量等信息，并由鑒定人員和檔案管理