汽車油卡管理辦法一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司汽車油卡的管理，規(guī)范油卡使用行為，確保油卡使用的安全、合理、高效，降低公司運營成本，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司所有配備汽車并使用油卡的部門及員工。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保油卡使用合法合規(guī)。2.安全性原則：保障油卡信息安全，防止油卡被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.合理性原則：根據(jù)車輛實際使用情況，合理安排油卡充值及使用，杜絕浪費。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在油卡管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、油卡的申請與審批（一）油卡申請1.各部門因工作需要使用汽車時，需提前預(yù)估車輛油耗情況，填寫《汽車油卡申請表》，詳細(xì)注明申請油卡的車輛車牌號、預(yù)計使用時間、預(yù)計油耗量及申請充值金額等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，確保申請信息真實、合理。（二）油卡審批1.《汽車油卡申請表》提交至行政部門后，行政部門對申請信息進(jìn)行初步審核，核實車輛是否為公司正常在用車輛，申請油耗及金額是否在合理范圍內(nèi)。2.初步審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算及資金狀況進(jìn)行審批，對于超出預(yù)算或資金安排不合理的申請，有權(quán)要求部門調(diào)整或不予批準(zhǔn)。3.經(jīng)行政部門和財務(wù)部門審批通過后的申請表，由行政部門統(tǒng)一提交至油卡管理專員處，進(jìn)行油卡充值辦理。三、油卡的辦理與發(fā)放（一）油卡辦理1.油卡管理專員根據(jù)審批通過的《汽車油卡申請表》，選擇與公司合作的正規(guī)加油站辦理油卡。優(yōu)先選擇信譽良好、服務(wù)質(zhì)量高、優(yōu)惠政策合適的加油站。2.在辦理油卡時，油卡管理專員需提供準(zhǔn)確的公司信息及車輛相關(guān)資料，確保油卡登記信息與申請表一致。3.油卡辦理完成后，油卡管理專員及時將油卡初始密碼告知車輛使用人，并要求其盡快修改密碼，確保油卡安全。（二）油卡發(fā)放1.油卡管理專員在收到新辦理的油卡后，填寫《汽車油卡發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄油卡卡號、發(fā)放時間、領(lǐng)取人等信息。2.車輛使用人憑有效證件到油卡管理專員處領(lǐng)取油卡，并在《汽車油卡發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。四、油卡的使用與管理（一）使用規(guī)范1.車輛使用人必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定使用油卡，只能用于公司車輛加油，嚴(yán)禁將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛加油用途。2.在加油站加油時，車輛使用人應(yīng)主動配合加油站工作人員操作，確保加油信息準(zhǔn)確無誤。加油后，需索取正規(guī)發(fā)票，并妥善保管。3.如遇油卡丟失、被盜或損壞等情況，車輛使用人應(yīng)立即向油卡管理專員報告，并采取相應(yīng)的掛失、補辦等措施，防止油卡被冒用造成公司損失。（二）油卡充值1.行政部門定期對公司車輛的油耗情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，根據(jù)車輛行駛里程、油耗標(biāo)準(zhǔn)等因素，合理預(yù)估各車輛的油卡充值需求。2.當(dāng)油卡余額不足時，車輛使用人應(yīng)提前填寫《汽車油卡充值申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至油卡管理專員處。3.油卡管理專員根據(jù)審批后的《汽車油卡充值申請表》，及時為油卡進(jìn)行充值操作，并做好充值記錄。充值記錄應(yīng)包括充值時間、充值金額、充值油卡卡號等信息。（三）油卡信息管理1.油卡管理專員負(fù)責(zé)建立公司汽車油卡信息檔案，詳細(xì)記錄每一張油卡的辦理情況、充值記錄、使用情況、掛失補辦記錄等信息。2.定期對油卡信息進(jìn)行核對和更新，確保油卡信息的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)信息有誤，應(yīng)及時進(jìn)行更正，并查明原因。3.嚴(yán)格保密油卡相關(guān)信息，未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自泄露油卡卡號、密碼、充值金額等重要信息。（四）監(jiān)督檢查1.行政部門定期對公司車輛油卡使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括油卡是否用于公司車輛加油、加油發(fā)票是否正規(guī)、油卡使用記錄是否完整等。2.財務(wù)部門不定期對油卡充值及使用情況進(jìn)行審計，核實油卡費用支出是否合理合規(guī)，是否存在浪費或違規(guī)使用現(xiàn)象。3.對于檢查和審計中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，并追究責(zé)任人的責(zé)任。五、油卡的掛失、補辦與注銷（一）掛失1.車輛使用人發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜后，應(yīng)立即撥打油卡所屬加油站客服電話或發(fā)卡銀行客服電話進(jìn)行掛失，同時向油卡管理專員報告。2.油卡管理專員接到報告后，及時記錄掛失時間、掛失油卡卡號等信息，并協(xié)助車輛使用人辦理相關(guān)掛失手續(xù)。（二）補辦1.在油卡掛失成功后，車輛使用人可向油卡管理專員提出補辦申請，填寫《汽車油卡補辦申請表》，注明掛失油卡卡號、補辦原因等信息。2.油卡管理專員審核通過后，按照辦理新油卡的流程為車輛使用人補辦油卡，并將新油卡發(fā)放給車輛使用人。同時，更新油卡信息檔案。（三）注銷1.因車輛報廢、轉(zhuǎn)讓等原因不再使用油卡時，車輛使用人應(yīng)將油卡交回油卡管理專員處，并填寫《汽車油卡注銷申請表》。2.油卡管理專員對交回的油卡進(jìn)行核實，確認(rèn)無誤后，辦理油卡注銷手續(xù)，并在油卡信息檔案中注明注銷原因及時間。3.對于注銷后的油卡，油卡管理專員應(yīng)妥善保管，定期進(jìn)行清理。六、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.將油卡轉(zhuǎn)借他人或用于其他非公司車輛加油用途的。2.偽造、篡改加油記錄或發(fā)票的。3.因保管不善導(dǎo)致油卡丟失、被盜用，給公司造成損失的。4.其他違反本辦法規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于首次發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為的員工，給予警告處分，并責(zé)令其立即改正違規(guī)行為，退還違規(guī)所得。2.對于多次違規(guī)或違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重的員工，除責(zé)令其退還違規(guī)所得外，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰，直至解除勞動合同。3.因員工違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，公司有