桂林采購管理辦法一、總則（一）目的為了規(guī)范桂林地區(qū)公司/組織的采購行為，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于桂林地區(qū)公司/組織內(nèi)所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購活動應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購決策委員會，負責對重大采購項目進行決策。采購決策委員會由公司/組織高層管理人員、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批重大采購項目的采購計劃、采購預算等。3.對采購過程中的重大事項進行決策。（二）采購執(zhí)行部門設立采購部門，負責具體的采購執(zhí)行工作。采購部門的職責包括：1.制定采購計劃和采購預算。2.選擇供應商，進行采購談判和合同簽訂。3.組織采購活動的實施，確保按時、按質、按量完成采購任務。4.對采購過程進行記錄和檔案管理。5.配合相關部門對采購物資和服務進行驗收。（三）其他相關部門1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物資和服務的規(guī)格、數(shù)量、質量等要求。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，進行采購成本核算和財務結算。3.質量部門：負責對采購物資和服務的質量進行檢驗和監(jiān)督，確保符合相關標準和要求。三、采購計劃與預算（一）采購計劃的編制1.需求部門應根據(jù)公司/組織的業(yè)務發(fā)展需求、生產(chǎn)經(jīng)營計劃等，提前編制采購需求計劃。采購需求計劃應明確采購物資和服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計采購時間等。2.采購部門根據(jù)需求部門提交的采購需求計劃，結合庫存情況、市場供應情況等，綜合考慮采購成本、采購周期等因素，編制采購計劃。采購計劃應包括采購項目、采購數(shù)量、采購時間、采購方式等內(nèi)容。（二）采購預算的編制1.采購部門應根據(jù)采購計劃，編制采購預算。采購預算應包括采購物資和服務的預計采購金額、運輸費用、保險費用、稅費等。2.財務部門對采購預算進行審核，確保采購預算合理、準確。采購預算經(jīng)審批后，作為采購資金控制的依據(jù)。（三）采購計劃和預算的調整1.在采購計劃和預算執(zhí)行過程中，如因市場變化、業(yè)務調整等原因需要調整采購計劃和預算的，需求部門應及時提出調整申請。2.采購部門對調整申請進行審核，并會同財務部門等相關部門進行評估。經(jīng)采購決策委員會審批后，方可進行調整。四、供應商管理（一）供應商的選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等資料。2.根據(jù)采購需求，從供應商信息庫中篩選出潛在供應商，并進行實地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應商的生產(chǎn)能力、技術水平、質量管理體系、信譽狀況等。3.采購部門組織相關部門對潛在供應商進行綜合評審，確定合格供應商名單。合格供應商名單應報采購決策委員會審批。（二）供應商的考核與評價1.采購部門定期對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行考核與評價?？己伺c評價結果作為供應商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.建立供應商考核評價指標體系，明確各項考核指標的權重和評分標準?？己嗽u價指標體系應包括質量指標、交貨期指標、價格指標、服務指標等。3.根據(jù)考核評價結果，對供應商進行分類管理。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商，給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應商，采取警告、減少采購份額、暫停合作等措施，直至取消其合格供應商資格。（三）供應商的淘汰與更換1.對于出現(xiàn)嚴重質量問題、交貨期延誤、價格不合理、售后服務不到位等情況的供應商，采購部門應及時進行調查和評估，并提出淘汰建議。2.經(jīng)采購決策委員會審批后，對不合格供應商進行淘汰，并及時更換新的供應商。在更換供應商過程中，應做好相關銜接工作，確保采購活動不受影響。五、采購方式（一）公開招標1.適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。2.采購部門應按照相關法律法規(guī)和行業(yè)標準，編制招標文件。招標文件應包括采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內(nèi)容。3.通過指定媒體或平臺發(fā)布招標公告，邀請潛在供應商報名參加投標。4.組織開標、評標和定標工作，確定中標供應商。（二）邀請招標1.適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的采購項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的采購項目。2.采購部門從供應商信息庫中選擇若干家潛在供應商，向其發(fā)出投標邀請書。3.按照公開招標的程序進行開標、評標和定標工作。（三）競爭性談判1.適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的采購項目，或者技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規(guī)格或者具體要求的采購項目，或者采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的采購項目，或者不能事先計算出價格總額的采購項目。2.采購部門成立談判小組，與不少于三家的供應商進行談判。談判小組應根據(jù)談判文件和談判情況，要求供應商進行報價和二次報價。3.談判小組綜合考慮供應商的報價、技術方案、服務承諾等因素，確定成交供應商。（四）單一來源采購1.適用于只能從唯一供應商處采購的采購項目，或者發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的采購項目，或者必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。2.采購部門應組織相關部門進行論證，說明采用單一來源采購方式的理由和必要性。論證報告經(jīng)采購決策委員會審批后，方可采用單一來源采購方式。3.與單一供應商進行談判，確定采購價格和合同條款。（五）詢價1.適用于采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。2.采購部門向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求供應商一次報出不得更改的價格。3.采購部門根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。六、采購合同管理（一）合同的簽訂1.采購部門在確定中標供應商或成交供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購物資和服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應會同法律部門等相關部門對合同條款進行審核，確保合同合法合規(guī)、條款明確、權利義務對等。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應及時將合同副本分送需求部門、財務部門等相關部門。（二）合同的履行1.采購部門應跟蹤采購合同的履行情況，及時協(xié)調解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.供應商應按照采購合同的約定，按時、按質、按量提供采購物資和服務。需求部門應配合采購部門做好采購物資和服務的驗收工作。3.如因供應商原因導致合同無法履行或部分無法履行的，采購部門應及時采取措施，要求供應商承擔違約責任，并根據(jù)實際情況決定是否解除合同或采取其他補救措施。（三）合同的變更與解除1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、業(yè)務調整等原因需要變更合同條款的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應作為原采購合同的補充文件。2.如因不可抗力等原因導致采購合同無法履行或部分無法履行的，采購部門應及時與供應商協(xié)商，解除合同或部分解除合同，并按照相關法律法規(guī)和合同約定處理善后事宜。（四）合同的歸檔與保管1.采購部門應建立采購合同檔案管理制度，對采購合同及相關文件進行分類歸檔和保管。采購合同檔案應包括合同文本、招標文件、投標文件、評標報告、談判記錄、驗收報告等。2.采購合同檔案的保管期限應按照相關法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。保管期滿后，經(jīng)審批方可進行銷毀。七、采購驗收管理（一）驗收標準1.采購物資和服務的驗收應按照采購合同約定的質量標準、技術規(guī)格等進行。如采購合同未約定驗收標準的，應按照國家相關標準和行業(yè)規(guī)范進行驗收。2.需求部門應在采購合同簽訂后，及時制定具體的驗收方案，明確驗收程序、驗收人員、驗收內(nèi)容等。驗收方案應報采購部門備案。（二）驗收程序1.供應商交貨前，應提前通知采購部門和需求部門。需求部門應組織相關人員按照驗收方案進行驗收準備工作。2.供應商交貨時，采購部門和需求部門應共同對采購物資和服務進行驗收。驗收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量、外觀等，以及服務的內(nèi)容、質量、效果等。3.驗收合格的，采購部門和需求部門應在驗收報告上簽字確認。驗收不合格的，采購部門應及時與供應商溝通，要求供應商限期整改或更換物資和服務。如供應商拒不整改或整改后仍不合格的，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。（三）驗收記錄與檔案管理1.采購部門和需求部門應做好采購驗收記錄，記錄驗收的時間、地點、人員、內(nèi)容、結果等信息。驗收記錄應作為采購檔案的重要組成部分。2.采購部門應定期對采購驗收情況進行總結分析，針對驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進措施和建議，不斷完善采購驗收管理工作。八、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險等。2.建立采購風險評估指標體系，采用定性與定量相結合的方法，對采購風險進行評估。評估結果作為制定風險應對措施的依據(jù)。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施：密切關注市場動態(tài)，加強市場調研和分析，合理安排采購時間和采購數(shù)量，采取套期保值等手段規(guī)避市場價格波動風險。2.供應商風險應對措施：加強供應商管理，建立供應商信用檔案，對供應商進行動態(tài)評估和監(jiān)控。選擇多家供應商進行合作，降低對單一供應商的依賴。3.質量風險應對措施：嚴格按照采購合同約定的質量標準進行驗收，加強對采購物資和服務的質量檢驗和監(jiān)督。要求供應商提供質量保證承諾和售后服務承諾，對質量不合格的物資和服務及時進行處理。4.合同風險應對措施：加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同合法合規(guī)、條款明確、權利義務對等。在合同履行過程中，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。（三）風險監(jiān)控與預警1.采購部門應建立采購風險監(jiān)控機制，定期對采購風險進行監(jiān)控和評估。及時發(fā)現(xiàn)風險因素的變化情況，調整風險應對措施。2.設定采購風險預警指標，當風險指標達到預警值時，及時發(fā)出預警信號。采購部門應根據(jù)預警信號，采取相應的風險應對措施，防止風險擴大。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購行為是否合法合規(guī)，采購程序是否規(guī)范，采購