樣品選送管理辦法一、總則（一）目的為加強公司樣品選送管理，規(guī)范樣品選送流程，確保選送樣品的科學(xué)性、準確性和代表性，提高公司產(chǎn)品質(zhì)量和市場競爭力，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門涉及樣品選送的相關(guān)活動，包括但不限于產(chǎn)品研發(fā)、質(zhì)量檢測、市場推廣、客戶展示等環(huán)節(jié)的樣品選送。（三）基本原則1.合法性原則：樣品選送活動必須符合國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準要求，確保選送行為的合法性和合規(guī)性。2.科學(xué)性原則：依據(jù)科學(xué)的方法和標準進行樣品選送，保證所選樣品能夠真實反映產(chǎn)品的特性和質(zhì)量狀況，為相關(guān)決策提供可靠依據(jù)。3.準確性原則：選送的樣品信息必須準確無誤，包括樣品的名稱、規(guī)格、型號、批次、來源等，避免因信息錯誤導(dǎo)致后續(xù)工作出現(xiàn)偏差。4.代表性原則：所選樣品應(yīng)具有代表性，能夠涵蓋產(chǎn)品的不同特性、質(zhì)量水平和生產(chǎn)批次，以便全面評估產(chǎn)品質(zhì)量和性能。5.及時性原則：根據(jù)工作需要，及時安排樣品選送，確保各項工作的順利進行，避免因樣品選送不及時影響工作進度。二、樣品選送職責分工（一）需求部門1.根據(jù)工作需要，明確樣品選送的目的、要求和具體規(guī)格等信息，并填寫《樣品選送申請表》（以下簡稱“申請表”）。2.負責向樣品管理部門提供選送樣品的相關(guān)背景資料和技術(shù)文件，協(xié)助樣品管理部門做好樣品選送前的準備工作。3.在樣品選送過程中，如有特殊情況需要變更選送要求，應(yīng)及時通知樣品管理部門，并提交書面變更申請。（二）樣品管理部門1.負責接收需求部門提交的申請表，對申請表進行審核，確保選送要求明確、合理，信息完整。2.根據(jù)審核后的申請表，制定樣品選送計劃，明確選送樣品的品種、數(shù)量、時間、方式等，并組織實施。3.負責與相關(guān)部門協(xié)調(diào)溝通，確保樣品選送過程中的各項工作順利進行，如樣品的采集、包裝、標識、運輸?shù)取?.建立樣品選送檔案，對選送樣品的相關(guān)信息進行記錄和管理，包括申請表、選送計劃、樣品清單、運輸記錄等，以備查詢和追溯。（三）質(zhì)量檢測部門1.對選送的樣品進行質(zhì)量檢測，按照相關(guān)標準和規(guī)范出具檢測報告，為產(chǎn)品質(zhì)量評估提供依據(jù)。2.在檢測過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或不符合選送要求，應(yīng)及時通知樣品管理部門和需求部門，并提供詳細的檢測結(jié)果和分析報告。（四）其他相關(guān)部門1.協(xié)助樣品管理部門做好樣品選送過程中的相關(guān)工作，如提供樣品采集所需的場地、設(shè)備、人員等支持。2.根據(jù)各自職責，對樣品選送過程中涉及的其他事項進行管理和協(xié)調(diào)，確保樣品選送工作的順利完成。三、樣品選送流程（一）申請需求部門根據(jù)工作需要，填寫申請表，詳細說明選送樣品的目的、用途、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計選送時間等信息，并提交給樣品管理部門。申請表應(yīng)經(jīng)部門負責人簽字確認。（二）審核樣品管理部門收到申請表后，對申請表進行審核。審核內(nèi)容包括選送目的的合理性、選送要求的明確性、樣品信息的完整性等。如申請表存在問題或信息不完整，樣品管理部門應(yīng)及時與需求部門溝通，要求其補充或修改相關(guān)信息。審核通過后，樣品管理部門制定樣品選送計劃。（三）選樣1.根據(jù)選送計劃，樣品管理部門組織相關(guān)人員進行樣品選樣。選樣過程應(yīng)遵循科學(xué)性、代表性原則，確保所選樣品能夠真實反映產(chǎn)品的特性和質(zhì)量狀況。2.對于批量生產(chǎn)的產(chǎn)品，應(yīng)從不同批次、不同生產(chǎn)線、不同生產(chǎn)班組中隨機抽取樣品；對于新產(chǎn)品或特殊產(chǎn)品，應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品特點和選送目的，選擇具有代表性的樣品進行選送。3.在選樣過程中，應(yīng)對樣品進行標識，標明樣品的名稱、規(guī)格、型號、批次、選送日期等信息，確保樣品信息的可追溯性。（四）包裝1.選樣完成后，應(yīng)對樣品進行包裝，確保樣品在運輸過程中不受損壞。包裝材料應(yīng)根據(jù)樣品的特性和運輸要求進行選擇，如對于易碎樣品，應(yīng)采用防震包裝材料；對于易受潮樣品，應(yīng)采用防潮包裝材料。2.在包裝上應(yīng)標明樣品的名稱、規(guī)格、型號、批次、選送日期等信息，同時應(yīng)注明“小心輕放”、“防潮”、“防震”等警示標識。（五）運輸1.根據(jù)樣品的特性和運輸要求，選擇合適的運輸方式進行樣品運輸。對于一般樣品，可采用普通快遞或物流方式運輸；對于特殊樣品，如易燃易爆品、易腐品等，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)的要求，選擇具有相應(yīng)資質(zhì)的運輸單位進行運輸，并采取必要的安全防護措施。2.在樣品運輸前，樣品管理部門應(yīng)與運輸單位簽訂運輸協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保樣品運輸過程中的安全和質(zhì)量。同時，應(yīng)做好樣品運輸記錄，包括運輸單號、運輸日期、運輸方式、運輸單位等信息。（六）接收與登記1.樣品送達目的地后，接收部門應(yīng)及時對樣品進行接收，并核對樣品的名稱、規(guī)格、型號、批次、數(shù)量等信息，確保與申請表和選送計劃一致。2.接收部門應(yīng)對接收的樣品進行登記，建立樣品接收臺賬，記錄樣品的接收日期、來源、用途等信息，并將樣品移交至相關(guān)部門進行后續(xù)處理。（七）檢測與反饋1.質(zhì)量檢測部門按照相關(guān)標準和規(guī)范對選送的樣品進行質(zhì)量檢測，并在規(guī)定時間內(nèi)出具檢測報告。檢測報告應(yīng)包括樣品的基本信息、檢測項目、檢測結(jié)果、結(jié)論等內(nèi)容。2.質(zhì)量檢測部門如發(fā)現(xiàn)樣品存在質(zhì)量問題或不符合選送要求，應(yīng)及時通知樣品管理部門和需求部門，并提供詳細的檢測結(jié)果和分析報告。需求部門應(yīng)根據(jù)檢測結(jié)果，及時采取相應(yīng)的措施，如對產(chǎn)品進行改進、調(diào)整選送要求等。四、樣品選送相關(guān)標準與規(guī)范（一）國家法律法規(guī)樣品選送活動必須嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》、《中華人民共和國標準化法》、《中華人民共和國計量法》等，確保選送行為的合法性和合規(guī)性。（二）行業(yè)標準依據(jù)行業(yè)特點和要求，遵循相關(guān)行業(yè)標準進行樣品選送。例如，對于食品行業(yè)，應(yīng)符合《食品安全國家標準》；對于藥品行業(yè)，應(yīng)符合《藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范》等。同時，應(yīng)關(guān)注行業(yè)內(nèi)最新的標準和規(guī)范變化，及時調(diào)整樣品選送工作。（三）公司內(nèi)部標準公司應(yīng)制定完善的內(nèi)部標準和規(guī)范，包括樣品選送流程、選樣方法、包裝要求、檢測標準等，確保樣品選送工作的標準化和規(guī)范化。內(nèi)部標準應(yīng)與國家法律法規(guī)和行業(yè)標準保持一致，并根據(jù)公司發(fā)展和實際工作需要進行適時修訂。五、樣品選送記錄與檔案管理（一）記錄要求1.樣品選送過程中的各項記錄應(yīng)真實、準確、完整，包括申請表、選送計劃、樣品清單、運輸記錄、接收臺賬、檢測報告等。2.記錄應(yīng)及時填寫，不得事后補記或涂改。如因特殊原因需要修改記錄，應(yīng)在修改處簽字確認，并注明修改日期和原因。（二）檔案建立1.樣品管理部門負責建立樣品選送檔案，將選送樣品的相關(guān)記錄按照時間順序進行整理歸檔。檔案應(yīng)分類存放，便于查詢和追溯。2.樣品選送檔案應(yīng)包括紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，確保檔案的安全性和完整性。紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善保管，防止丟失、損壞；電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲在安全可靠的介質(zhì)上。（三）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱樣品選送檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字同意后，到樣品管理部門查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案。2.因特殊原因需要借閱樣品選送檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責人和樣品管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、樣品選送監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立樣品選送監(jiān)督小組，由樣品管理部門、質(zhì)量檢測部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負責對樣品選送過程進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對樣品選送工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括選送流程的執(zhí)行情況、選樣的科學(xué)性和代表性、包裝和運輸?shù)囊?guī)范性、記錄與檔案管理的完整性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時督促相關(guān)部門進行整改。（二）考核辦法1.建立樣品選送工作考核制度，對參與樣品選送工作的部門和人員進行考核?？己酥笜税ㄟx送工作的準確性、及時性、規(guī)范性等方面。2.考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤，對于在樣品選送工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于因工作失誤或違反規(guī)定導(dǎo)致樣品