執(zhí)業(yè)印章管理辦法總則目的為加強(qiáng)公司執(zhí)業(yè)印章的管理，規(guī)范執(zhí)業(yè)印章的使用，維護(hù)公司的合法權(quán)益，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及使用執(zhí)業(yè)印章的人員。定義本辦法所稱執(zhí)業(yè)印章，是指公司在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，用于證明公司身份、資質(zhì)、授權(quán)等具有法律效力的印章，包括但不限于公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、法定代表人章等。管理原則執(zhí)業(yè)印章的管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)、規(guī)范使用、嚴(yán)格監(jiān)督”的原則。公司設(shè)立專門的印章管理部門，負(fù)責(zé)執(zhí)業(yè)印章的統(tǒng)一管理；各部門、分支機(jī)構(gòu)按照職責(zé)權(quán)限，負(fù)責(zé)本部門印章的日常使用和管理；公司審計(jì)、監(jiān)察等部門負(fù)責(zé)對(duì)執(zhí)業(yè)印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。印章的刻制與啟用印章刻制1.公司因業(yè)務(wù)需要刻制執(zhí)業(yè)印章時(shí)，由使用部門提出申請(qǐng)，填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格、材質(zhì)等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，由印章管理部門統(tǒng)一到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。刻制單位必須嚴(yán)格按照公司提供的印章樣式、規(guī)格、材質(zhì)等要求進(jìn)行制作，確保印章質(zhì)量。3.印章刻制完成后，印章管理部門應(yīng)及時(shí)將印章取回，并進(jìn)行登記備案。登記內(nèi)容包括印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)、刻制日期、領(lǐng)取人等信息。印章啟用1.新刻制的執(zhí)業(yè)印章啟用前，印章管理部門應(yīng)填寫《印章啟用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、啟用日期、使用范圍等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，印章管理部門應(yīng)將印章啟用的相關(guān)信息通知公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及相關(guān)人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布啟用公告。公告內(nèi)容包括印章名稱、啟用日期、使用范圍、管理部門及聯(lián)系方式等。3.印章啟用后，印章管理部門應(yīng)將印章的印模留存一份，作為印章使用的樣本和備案依據(jù)。同時(shí)，應(yīng)將印章的相關(guān)信息錄入公司印章管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。印章的保管保管部門公司設(shè)立專門的印章保管部門，負(fù)責(zé)執(zhí)業(yè)印章的統(tǒng)一保管。印章保管部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)印章的日常保管工作，確保印章安全。保管要求1.印章保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，嚴(yán)格遵守印章管理規(guī)定，不得擅自將印章交予他人保管或使用。2.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。3.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，確保印章完好無損。如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告印章管理部門，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動(dòng)、離職等原因需要交接印章時(shí)，應(yīng)填寫《印章交接清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)、數(shù)量、交接日期等信息，并經(jīng)交接雙方簽字確認(rèn)。2.交接清單一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，印章管理部門留存一份。交接完成后，印章管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)印章的使用情況進(jìn)行檢查，確保印章交接過程中無異常情況。印章的使用使用范圍執(zhí)業(yè)印章的使用必須嚴(yán)格按照公司規(guī)定的使用范圍進(jìn)行，不得超出規(guī)定范圍使用。具體使用范圍如下：1.公章：用于公司對(duì)外的正式文件、信函、合同、協(xié)議等的簽署；公司內(nèi)部的重要文件、報(bào)告、通知等的發(fā)布；公司對(duì)外的各類證明、介紹信等的開具。2.合同專用章：用于公司對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等法律文件的簽署。3.財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)收支、結(jié)算、報(bào)銷等業(yè)務(wù)的印章。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權(quán)的相關(guān)業(yè)務(wù)的印章。使用流程1.用印申請(qǐng)：使用部門或個(gè)人需要使用執(zhí)業(yè)印章時(shí)，應(yīng)填寫《用印申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批簽字：公司分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)用印申請(qǐng)的內(nèi)容進(jìn)行審批，在《用印申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。如涉及重大事項(xiàng)或金額較大的合同等，需經(jīng)公司法定代表人審批簽字。3.印章使用：印章保管人員根據(jù)審批通過的《用印申請(qǐng)表》，對(duì)用印文件進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后，在用印文件上加蓋相應(yīng)的印章，并在《用印登記簿》上進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括用印日期、用印事項(xiàng)、用印文件名稱、份數(shù)、用印人等信息。4.用印監(jiān)督：印章使用過程中，印章保管人員應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，確保用印文件與《用印申請(qǐng)表》內(nèi)容一致，用印位置正確，印章加蓋清晰、完整。5.用印文件存檔：用印完成后，印章保管人員應(yīng)將用印文件及《用印申請(qǐng)表》等相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，妥善保管。特殊情況用印1.緊急情況下，如因時(shí)間緊迫無法按照正常流程進(jìn)行用印審批時(shí)，使用部門或個(gè)人應(yīng)電話請(qǐng)示公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行用印，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦用印審批手續(xù)。2.因業(yè)務(wù)需要在異地用印時(shí)，使用部門或個(gè)人應(yīng)提前與印章管理部門溝通協(xié)調(diào)，并按照印章管理部門的要求進(jìn)行操作。異地用印時(shí)，應(yīng)確保用印過程的安全、規(guī)范，并及時(shí)將用印情況反饋給印章管理部門。印章的停用與銷毀停用1.因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用執(zhí)業(yè)印章時(shí)，由印章管理部門填寫《印章停用申請(qǐng)表》，注明印章名稱、停用日期、停用原因等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，印章管理部門應(yīng)及時(shí)將印章停用的相關(guān)信息通知公司內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及相關(guān)人員，并在公司內(nèi)部發(fā)布停用公告。公告內(nèi)容包括印章名稱、停用日期、停用原因、管理部門及聯(lián)系方式等。3.印章停用后，印章保管人員應(yīng)將印章妥善保管，不得擅自使用或丟棄。銷毀1.對(duì)于已停用且不再使用的執(zhí)業(yè)印章，由印章管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《印章銷毀申請(qǐng)表》，注明印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)、停用日期、銷毀原因等信息，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，印章管理部門應(yīng)會(huì)同公司審計(jì)、監(jiān)察等部門，按照規(guī)定的程序?qū)τ≌逻M(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并拍照或錄像留存記錄。3.印章銷毀完成后，印章管理部門應(yīng)填寫《印章銷毀清單》，詳細(xì)記錄印章名稱、編號(hào)、規(guī)格、材質(zhì)、銷毀日期、銷毀方式等信息，并經(jīng)銷毀人員簽字確認(rèn)。銷毀清單一式三份，印章管理部門、審計(jì)部門、監(jiān)察部門各執(zhí)一份。監(jiān)督檢查與責(zé)任追究監(jiān)督檢查1.公司審計(jì)、監(jiān)察等部門應(yīng)定期對(duì)執(zhí)業(yè)印章的管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章的保管、使用、交接、停用、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對(duì)于違反印章管理規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。責(zé)任追究1.對(duì)于違反本辦法規(guī)定，擅自刻制、使用、保管執(zhí)業(yè)印章，或因保管不善導(dǎo)致印章遺失、損壞等情況，給公司造成損失的，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.構(gòu)成犯罪的，將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)